5.2. Создание автоматизированной информационной системы
Информационная система предприятия (ИС) представляет собой информационно-технологическую составляющую бизнес-процессов, направленных на реализацию функций и задач организации. Основными ее элементами являются:
– информация, используемая в процессе реализации функций и задач пользователей;
– совокупность регламентов, определяющих порядок функционирования и развития информационной системы;
– формы документов;
– техническое обеспечение.
Автоматизированная информационная система учета и управления (АИС) представляет собой совокупность формально фиксируемых информационных процессов, направленных на удовлетворение потребности в информации пользователей на всех уровнях организационной структуры, функционирующая на основе современных информационных технологий. АИС состоит из внешних и внутренних каналов передачи информации, систем ее обработки, накопления и предоставления. Общей целью создания АИС торгового предприятия является информационное обеспечение реализации основных функций управления – планирования, организации, руководства и контроля. Ее внедрение позволяет оптимизировать торгово-технологические процессы, повысить производительность труда персонала за счет уменьшения трудоемкости обработки документации, уменьшения количества ошибок и времени на их исправление, сокращения времени движения документов и получения необходимой информации, оптимизации принятия решений за счет разнообразия форм предоставления информации, возможности моделирования и расчета различных вариантов решений.
Основными составляющим АИС являются:
– технические средства (компьютеры, локальные и глобальные вычислительные сети);
– программное обеспечение (чаще всего стандартное, реализуемое отечественными фирмами-производителями (например, «1С», «БЭСТ», «Новый Атлант» системы «Галактика») и рядом зарубежных фирм;
– информационная структура организации (совокупность формальной информации, структурированной в соответствии с принятой логикой ее использования).
Основополагающими принципами функционирования АИС являются:
1. Системность. Предусматривает совокупность информационных процессов, реализуемых в системе программ автоматизированных задач на основе единой базы данных. Формирование единой базы данных предусматривает использование набора решений для ввода информации с подключенного торгового оборудования (контрольно-кассовых машин, сканеров и принтеров штрих-кодов, электронных весов и проч.).
2. Открытость и развитие. Реализация этого принципа обеспечивается за счет использования открытой технологии, обеспечивающей совместную работу с другими программами и аппаратными средствами. Используемые схемы учета корректируются в соответствии с меняющимися требованиями, обеспечивая тем самым адаптацию информационной системы к условиям функционирования организации.
3. Экономичность. Соотношение прибыли от внедрения АИС и затрат на ее создание, функционирование и развитие должно обеспечивать получение установленной нормы прибыли.
4. Ответственность. Предусматривает наличие персональной ответственности должностных лиц за формирование и исполнение соответствующих документов, видов работ, связанных с обработкой и предоставлением информации, сроков их проведения и т. д.).
Важнейшей для торгового предприятия информацией, формируемой в базе данных, является информация об объеме продаж. Современные информационные технологии позволяют получить необходимую информацию в режиме реального времени. Это обеспечивает своевременность принятия решений о структуре и сроках закупки товаров или о необходимости проведения мероприятий по стимулированию продаж плохо продаваемого товара. Компьютерные системы позволяют оперативно регулировать перераспределение товара в торговых сетях, обеспечивая тем самым наиболее полное удовлетворение спроса, дифференцированного в соответствии с его территориальной спецификой.
Современная оптовая и розничная торговля использует компьютерные системы, формирующие базу данных для осуществления контроля запасов на основе данных складского учета и информации, считываемой непосредственно с кода упаковки товара в электронных кассовых терминалах. Технология автоматической регистрации характеристик реализуемого товара раскрывает возможности для мониторинга продаж по широкому перечню показателей, являющихся основой для маркетингового анализа факторов спроса.
Современные программные продукты позволяют пользователям осуществлять совместную работу над задачей, оставаясь пространственно разделенными друг от друга. Определенные категории персонала предприятий торговли (торговые агенты, бухгалтеры) могут успешно реализовывать свои функции, находясь вне рабочих помещений организации. С конца прошлого столетия в России идет процесс интенсивного развития виртуальной торговли, предусматривающей через глобальную сеть Интернет предложение, прием заказов и оплату покупки.
На основе единого банка данных формируется информационно-управляющая система, включающая в себя ряд информационных подсистем, обеспечивающих принятие решений в конкретной области управленческой деятельности. К наиболее важным из них относят:
– управление маркетинговыми исследованиями;
– управление хозяйственными связями;
– управление закупками и продажами;
– управление товародвижением, товарными запасами;
– управление ассортиментом и качеством товаров;
– управление ценообразованием;
– управление персоналом;
– учет и управление финансами;
– управление материально-техническим снабжением.
Создание автоматизированной информационной системы начинается с предпроектного обследования информационной системы организации. Оно проводится по подразделениям организации и предусматривает анализ перечня задач и решений, принимаемых персоналом в соответствии с реализуемыми функциями, требований, предъявляемых к информации. Далее анализируется входящая и выходящая информация, информация, формирующаяся на рабочих местах, формы документов. Фиксируется движение информации внутри подразделения между рабочими местами конкретного подразделения и между подразделениями организации, связанными между собой решением определенной задачи. На основе полученных данных определяются основные этапы обработки информации, составляется схема ее движения и перечень операций, выполняемых в процессе прохождения информации.
В процессе анализа оценивается соответствие информационных потоков составу принимаемых решений, соответствие характеристик информации требованиям реализации функциональных стратегий. На основе полученной информации определяются основные недостатки действующей системы, необходимые ее корректировки (ввод новой информации и исключение ненужной), вносятся изменения в операциях по обработке информации, в сроки их реализации.
Для каждого рабочего места, исходя из набора реализуемых функций и задач, определяются информационные требования, обеспечивающие эффективную их реализацию, – показатели, частота поступления информации, определяется входная и выходная информация, в случае необходимости разрабатываются ее носители (бланки, формы документов и т. д.), разрабатывается схема движения документов, обеспечивающая реализацию конкретной функции. Данные по подразделениям организационной структуры предприятия используются для разработки общей схемы документооборота.
В разрезе функций управления разрабатывается перечень основных операций, обеспечивающих движение информации, осуществляется распределение операций по подразделениям, уточняется перечень управленческих решений, принимаемых на основе получаемой информации, координируются сроки и действия пользователей информационной системы. Далее уточняется система контроля, обеспечивающая эффективное функционирование информационной системы.
Полученная информация позволяет определить:
1. Требуемый уровень решения задач, критерии эффективности их решения и соответствующие им требования к АИС.
2. Стратегические преимущества, реализация которых должна обеспечиваться в результате внедрения АИС.
3. Направления и механизм реорганизации действующей системы.
4. Регламенты функционирования модернизированной системы.
Определение позиции администрации по перечисленным направлениям позволяет обосновать принятие решения по выбору программной системы и внесению в нее необходимых изменений и дополнений. В рамках проекта комплексной автоматизации предприятия осуществляется оценка эффективности внедрения автоматизированной информационной системы. На практике используется несколько подходов к оценке эффективности внедряемых проектов. Один из вариантов направлен на определение устойчивых конкурентных преимуществ, приобретаемых предприятием торговли в результате внедрения системы. Параметры улучшения бизнес-процессов по направлениям деятельности предприятия выбираются и оцениваются его специалистами или приглашенными экспертами. Эффективность проекта определяется соотношением дополнительной прибыли, получаемой в результате его внедрения, и затратами на создание и эксплуатацию АИС. Источником прибыли является дополнительная информация, обеспечивающая повышение качества реализуемых функций и принимаемых решений, повышение точности информации и оперативности ее представления. Затраты на создание и эксплуатацию системы складываются из затрат на проектирование, закупку компонент информационной системы, проведение пуско-наладочных работ, обучение персонала, создание базы данных, затрат на сбор, обработку, накопление и использование информации.
Внедрение автоматизированной информационной системы осуществляется при активном участии будущих пользователей. Это повышает качество проектных решений, помогает преодолеть их недоверие к надежности получаемой информации и снизить сопротивление внедрению системы.
- Финансовый университет
- «Финансовый университет при Правительстве
- 1.2 Место дисциплины в структуре ооп
- 1.3 Требования к результатам освоения дисциплины
- 1.4 Объем дисциплины и виды учебной работы
- 1.5 Содержание дисциплины
- 1.5.3 Разделы и темы дисциплины, виды учебных занятий (учебно-тематический план)
- 1.6 Практические и семинарские занятия
- 1.7 Самостоятельная работа
- 1.8 Система оценивания
- 1.9 Учебно-методическое и информационное обеспечение дисциплины
- 1.9.1 Нормативно-правовые акты
- 1.9.4 Интернет-ресурсы
- Тема 1. Введение вменеджмент
- 1.1. Менеджмент торговой организации. Предпринимательство и менеджмент
- 1.3. Торговая организация и сфера ее функционирования
- 1.4. Формирование и развитие менеджмента как научной дисциплины
- 1.5. Система управления предприятием (японский и американский подходы)
- Тема 2. Планирование деятельности торговой организации
- 2.1. Основы стратегического планирования
- 2.2. Цели и стратегии развития торговой организации
- 2.3. Планирование реализации стратегии организации
- 2.4. Составление бизнес-плана торгового предприятия
- Раздел 1. Общие сведения о предприятии.
- Раздел 1. Общие сведения о предприятии. В разделе приводятся следующие данные:
- Раздел 7. Организационный план. В разделе излагаются организационные аспекты функционирования предприятия:
- Раздел 8. Оценка предпринимательских рисков и их страхование. В разделе следует указать:
- Раздел 9. Финансовый план. Раздел является денежным обобщением проектных решений, обоснование которых дается в предыдущих разделах бизнес-плана. Он должен содержать следующую информацию:
- Прогноз доходов и затрат
- Прогноз движения денежных средств
- Тема 3. Основы организационного дизайна предприятий торговли
- 3.1. Модели организационных структур и область их применения
- 3.2. Распределение полномочий и ответственности в организационной структуре
- 3.3. Анализ и проектирование структуры организации
- Тема 4. Система внутриорганизационного контроля
- 4.1. Контроль как функция управления, его виды и обеспечение
- 4.2. Проектирование и реализация системы контроля
- Тема 5. Связующие процессы в управлении организацией торговли
- 5.1. Информационная система торговой организации
- 5.2. Создание автоматизированной информационной системы
- 5.3. Решения в практике менеджмента. Понятие и виды
- 5.4. Организация подготовки, принятие и исполнение решений
- Раздел II. Руководитель в системе управления предприятием торговли
- Тема 6. Лидерство и стиль управления
- 6.1. Власть и личное влияние руководителя
- 6.2. Понятие и классификация стилей управления
- 6.3. Ситуационные модели выбора стиля
- Тема 7. Управленческое общение в профессиональной деятельности руководителя
- 7.1. Управленческое общение и пути повышения его эффективности
- 7.2. Формы управленческого общения
- Форма записи результатов совещания, проводимого пространственно разделенными участниками
- Тема 8. Основы самоменеджмента
- 8.1. Организация труда менеджера предприятия торговли и методы его анализа
- Требования к организации рабочего места руководителя с учетом нормативов СниП
- Структура затрат рабочего времени руководителя предприятия торговли
- 8.2. Оценка и планирование труда руководителя
- Примерный перечень критериев и оценочных показателей результатов труда менеджера
- 8.3. Делегирование полномочий
- Раздел III. Управление персоналом торговой организации
- Тема 9. Построение системы управления персоналом предприятия торговли
- 9.1. Общие подходы к разработке системы управления персоналом
- 9.2. Организация и регулирование кадровой работы
- 10.2. Административные методы управления персоналом
- 10.3. Экономические методы управления персоналом
- 10.4. Социально-психологические методы управления персоналом
- 10.5. Планирование социального развития коллектива предприятия торговли
- 6. Стратегия финансирования и эффективность плана социального развития.
- Тема 11. Технологии кадрового менеджмента
- 11.1. Формирование кадрового потенциала организации
- График потребности в изменении численности персонала
- 11.2. Внешний и внутренний наем персонала
- 11.3. Управление адаптацией персонала
- 11.4. Оценка персонала предприятия торговли
- Примерная схема оценки продавца-консультанта товарного отдела
- Примерная схема оценки персонала небольшого предприятия торговли
- 11.5. Управление процессом обучения и повышения квалификации кадров
- 11.6. Движение персонала внутри организации и увольнение
- Тема12. Управление работой группы
- 12.1. Понятие и виды групп
- 12.2. Факторы, влияющие на эффективность работы группы
- Типы и характеристика социальных ролей участников группы*
- 12.3. Диагностика и управление работой группы
- Тема 13. Управление конфликтами
- 13.1. Конфликты в деятельности менеджера торгового предприятия
- 13.2. Динамика и технология управления конфликтами
- Тема 14. Управление стрессами
- 14.1. Понятие и природа стресса
- 14.2. Управление стрессом
- Раздел IV. Мотивация и стимулирование деятельности персонала
- Тема 15. Основы теории трудового поведения
- 15.1. Трудовое поведение, мотивы и стимулы
- 15.2. Содержательные теории мотивации
- Механизм влияния организационных факторов на потребности работника
- 15.3. Процессуальные модели трудового поведения
- Тема16. Стимулирование персонала торговой организации
- 16.1. Общие подходы и принципы стимулирования труда работников
- 16.2. Формы оплаты труда и их мотивационная направленность
- 16.3. Методы формирования тарифных систем и схем окладов
- Тарификация должностей торговой организации на основе метода градации
- Примерный перечень факторов оценки работника торгового предприятия
- 16.4. Управление материальным стимулированием персонала
- Примерная структура выплат и льгот работникам предприятия торговли
- 16.5. Социально-психологическое стимулирование персонала
- 3. Методические рекомендации преподавателю
- 4. Методические рекомендации для студентов
- Оформления контрольной работы
- 1. Цель и задачи написания контрольной работы (реферат, эссе, доклад- сообщение)
- 2. Организация и порядок написания контрольной работы
- Примерный перечень контрольных работ по дисциплине «Управление торговым персоналом» Вариант 1.
- Вариант 2.
- Вариант 3.
- Вариант 4.
- Вариант 5.
- Вариант 6.
- Вариант 7.
- Вариант 8.
- Вариант 9.
- Вариант 10.
- 5 Оценочные средства для текущего контроля успеваемости,
- 5.1Вопросы для подготовки к зачету
- 5.2 Итоговые тесты Вариант 1
- Вариант 2.
- Вариант 3.
- 12. На какие составляющие традиционно делятся задачи организации?
- Вариант 4.
- Вариант 5.
- 6.Технологическая карта по дисциплине Управление торговым персоналом