3. Основные системы документации в управленческой деятельности
Документ является формой отражения деятельности предприятия (учреждения, организации, фирмы и т. д.). Любой служебный документ выполняет не одну, а несколько функций. Например, коммуникативную, (служит средством связи или передачи информации), и управленческую, являясь инструментом управления. Функции условно можно разделить на общие и специальные. Общими функциями можно считать: информационную, социальную и культурную, так как они характерны для большинства документов.
Для документов, создающихся в сфере служебной деятельности учреждения (организации предприятия и т. д.), характерны специфические функции:
управленческая, когда документ является инструментом управления. Эту функцию выполняют организационно-распорядительные, отчетные, плановые и т. д. документы;
правовая, когда документ является средством закрепления правовых норм в обществе (законодательные и правовые нормативные акты, создаваемые для фиксации правовых норм и правоотношений, а также документы, приобретающие правовую функцию на время (устав, положение об организации и др.), для использования в качестве судебного доказательства) и др.
Документ, созданный в сфере деятельности организации, является элементом соответствующей системы документации, под которой понимается "совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению" (ГОСТ Р51141 – 98).
Служебные документы, в зависимости от сферы деятельности, подразделяются: на управленческие, научные, технические (конструкторские) и др. Ядром учрежденческой документации являются управленческие документы, так как они обеспечивают управление организациями, предприятиями, учреждениями и т. д. Они представлены следующими системами документации:
организационно-правовая документация;
плановая документация;
распорядительная документация;
информационно-справочная и справочно-аналитическая документация;
отчетная документация;
документация по обеспечению кадрами (по личному составу);
финансовая документация (бухгалтерский учет и отчетность);
документация по материально-техническому обеспечению;
договорная документация;
документация по документационному и информационному обеспечению деятельности учреждения.
Есть другие системы документации, которые отражают основную деятельность учреждения, организации, предприятия. Например, в вузе – система документации по высшему образованию; на производственном предприятии – производственная документация и т. д. Документы, которые представляют одну систему документации, связаны единством целевого назначения и, в комплексе, обеспечивают документирование управленческой функции или направления деятельности. Например, документы, составляющие систему распорядительной документации, обеспечивают регулирование деятельности учреждения, а также координацию с деятельностью других учреждений одного направления.
- Т.А. Зайцева
- 1. Документирование управленческой деятельности
- 1.1. Нормативно-методическая база документационного обеспечения управления
- 2. Классификаторы информации об организационных структурах:
- 3. Классификаторы информации о населении и кадрах:
- 2. Гост р 6.30-2003 Унифицированные системы документации.. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.
- 4. Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях.
- 2. Оформление управленческих документов
- 2.1 Состав реквизитов документов
- 2.1. Требования к оформлению реквизитов документа
- Московский государственный университет культуры и искусств
- Подпись н.В. Кротова
- 27.02.2007
- Утверждаю
- Зао "Маяк" Личная подпись т.А. Иванова
- 15.03.2007
- 10.01.2007
- О создании приемной комиссии
- Должностная инструкция секретаря
- Министерство образования российской федерации приказ
- Контроль
- Ректор университета подпись н.В. Кротова
- Ректор Московского государственного
- Согласовано
- Замечания прилагаются
- Подпись п.С. Соков
- 15.02.2007
- В дело № 5-45
- 21.04.02
- 2.3. Бланки документов
- 2.3.1. Виды бланков
- Образец бланка письма:
- Образец общего бланка организации:
- Образец бланка конкретного вида документа:
- 2.3.2. Расположение реквизитов
- 2.3.3. Форматы бланков
- 3. Основные системы документации в управленческой деятельности
- 3.1. Оформление организационно-правовой документации
- Собранием учредителей
- Подпись а.И. Рахаев
- 28.02.2002
- Форма Положения о структурном подразделении организации
- Форма штатного расписания
- Примерный образец оформления "Инструкции по документационному обеспечению управления организацией"
- 3.2. Оформление плановой документации
- П р о г р а м м а
- Г. Новосибирск
- Образец оформления плана:
- 3.3. Оформление распорядительной документации
- Образец оформления приказа
- Министерство образования российской федерации приказ
- Решение
- 10.02.2002 № 35
- Образец оформления распоряжения:
- 01.03.2002 № 25
- Приложение
- Постановлением Правительства
- 3.4. Оформление справочно-информационной документации
- Пример оформления письма:
- 3.5. Оформление отчетной документации
- Образец акта:
- 4. Перечень нормативных актов по оформлению документов
- 4.1. Законы Российской Федерации
- 4.2. Указы и распоряжения Президента Российской Федерации
- 4.3. Постановления Правительства Российской Федерации
- 4.4. Ведомственные нормативные акты
- 4.5. Государственные стандарты
- 4.6. Международные стандарты
- 4.7. Классификаторы технико-экономической и социальной информации
- 4.8. Нормативные акты города Москвы
- 4.9. Инструкции по делопроизводству
- Список рекомендуемой литературы
- Приложения
- Перечень межотраслевых унифицированных систем документации
- Наименования и коды форм документов
- Унифицированной системы организационно-
- Распорядительной документации
- (По Общероссийскому классификатору управленческой документации ок 011 – 93)
- Перечень полных и сокращенных наименований федеральных органов исполнительной власти
- Примерный перечень документов, подлежащих утверждению
- Примерный перечень документов, на которые ставится печать
- Положение о структурном подразделении
- I. Общие положения
- II. Структура
- III. Задачи
- IV. Функции
- V. Права
- VI. Взаимоотношения (служебные связи)
- VII. Ответственность
- Образец штатного расписания
- Образец правил внутреннего трудового распорядка
- 1. Общие положения
- 2. Порядок приема, перевода и увольнения работников
- 3. Основные обязанности работников
- 4. Основные обязанности администрации
- 5. Рабочее время и его использование
- 6. Поощрения за успехи в работе
- 7. Ответственность за нарушение трудовой дисциплины
- 8. Заключительные положения
- Образец должностной инструкции
- I. Общие положения
- II. Должностные обязанности
- III. Права
- IV. Ответственность
- Образец плана
- Образец углового бланка письма