1.2 Структура кадровой документации

Кадровая документация выполняет функцию по учету кадров и является накопителем персональных данных, получаемых при первичной регистрации и последующей обработке необходимых сведений по составу и движению кадров.

Требования к оформлению документов базируются на государственных стандартах унифицированных систем документации. Основными действующими государственными стандартами в области документов и делопроизводства являются:

· ГОСТ 16487-83 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»;

· ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и другие.

Выделяют две подгруппы кадровой документации:

1. первичные документы;

2. вторичные документы.

Первичные документы содержат исходную информацию и заполняются на основе персональных документов, предоставляемых работниками при приеме на работу.

Они включают в себя:

· Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу;

· Личную карточку работника;

· Штатное расписание;

· Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу;

· Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику;

· График отпусков;

· Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении);

· Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку;

· Командировочное удостоверение;

· Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении;

· Приказ (распоряжение) о поощрении работника;

· Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда;

· Табель учета рабочего времени;

· расчетно-платежную ведомость;

· Расчетную ведомость;

· Платежную ведомость;

· Журнал регистрации платежных ведомостей;

· Лицевой счет (унифицированная форма №Т-54);

· Лицевой счет (унифицированная форма №Т-54а (свт));

· Записку-расчет о предоставлении отпуска работнику;

· Записку-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении);

· Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы.

Вторичные документы производны, базируются на исходной информации первичных документов. Цели создания этой подгруппы документов:

· обеспечение полноты, достоверности и динамичности информации в работе с кадрами;

· обеспечение оперативного хранения кадровых документов;

· обеспечение эффективного поиска кадровых документов.

Вторичные учетные документы включают в себя: личную карточку работника (унифицированные формы №Т-2, №Т-2ГС (МС), №Т-4), разнообразные регистрационные формы учетных сведений и документацию по учету рабочего времени и расчетов с персоналом.

Выделяют следующие виды регистрационных форм:

· регистрационно-контрольные карточки (РКК);

· регистрационные журналы (книги);

· экранные формы (при использовании компьютерных технологий). Кадровое делопроизводство: учетная кадровая документация // http://www.audit-it.ru/articles/personnel/a110/44150.html

Внутренние кадровые документы организации могут носить как обязательный, так и рекомендательный характер.

К обязательным кадровым документам относятся:

· правила внутреннего трудового распорядка;

· инструкция по охране труда;

· положение о защите персональных данных работников;

· штатное расписание;

· личная карточка;

· табель учета рабочего времени;

· график отпусков;

· приказы по основной деятельности;

· приказы по личному составу;

· трудовая книжка;

· трудовой договор;

· заявление работников;

· книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;

· журнал учета мероприятий по контролю;

· журнал учета прохождения инструктажа по охране труда.

Документы носящие рекомендательный характер:

· коллективный договор;

· должностные инструкции;

· положение об оплате труда и премировании;

· личные дела;

· справки о трудовой деятельности;

· копии приказов о приеме на работу и увольнении;

· служебные записки;

· докладные записки;

· журналы учета военнообязанных.

Помимо этих кадровых документов существуют также документы зависящие от специфики организации: положение об охране коммерческой тайны, журнал прохождения медицинских осмотров, график сменности, инструкция о порядке работы с объектами повышенной опасности. Кибанов А.Я., Служба управления персоналом: Учебное пособие. - М.: КНОРУС, 2010. - С. 101.