1.3 Организация кадрового документооборота

Для любой организации, предприятия, учреждения очень важно обеспечить упорядоченное хранение, использование и обеспечение сохранности документов, создаваемых и поступающих в организацию. Документы не только имеют юридическое значение, но и являются носителем информации о всей предшествующей деятельности организации и ее взаимосвязях с другими организациями. Их использование существенно повышает качество и оперативность подготовки новых документов, исключая трудозатраты на повторную подготовку однотипных документов. Кузнецов С.Л., Современные технологии документационного обеспечения управления: Учеб. пособие для вузов. - М.: Издательский дом МЭИ, 2010. - С. 188.

Номенклатура дел - это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков хранения, оформленный в установленном порядке. Красавин А. Номенклатура дел кадровой службы // Служба кадров и персонал. - 2014. - № 2. - С. 91.

Номенклатура дел - это оформленная соответствующим образом сводная ведомость заглавий дел, ведущихся в организации на протяжении года. Рогожин М. Ю., Документационное обеспечение управления: практ. пособие. - М. - Берлин: Директ-Медиа, 2014. - С. 319.

Различают 3 вида номенклатуры дел:

· типовая;

· примерная;

· конкретная.

Типовая и примерная номенклатуры дел являются систематизированными списками унифицированных заголовков дел, заводимых в делопроизводстве определенной категории организации с однотипным составом образующихся в процессе их деятельности документов, то есть это методические пособия, предназначенные для упрощения процесса составления индивидуальной номенклатуры дел.

Конкретная номенклатура дел - это систематизированный перечень конкретных заголовков дел, намеченных к заведению в делопроизводстве одной организации в определенном календарном году, в соответствии с задачами, выполняемыми организацией в данном году. Быкова Т.А., Санкин Л.В., Документационное обеспечение управления негосударственных организаций: Учеб. пособие. - М.: ИНФРА-М, 2010. - С. 247.

Документы учетной кадровой документации выполняют функцию персонального учета работников, то есть они формируют базу персональных данных работников организации. Под персональными данными работника понимается информация, касающаяся конкретного работника, которая необходима работодателю в связи с реализацией трудовых правоотношений. Информация, фиксирующаяся в документах этого комплекса, получается при первичной регистрации и последующем обновлении персональных сведений (вторичная кадровая документация).

В кадровом документообороте важную роль играет вторичная кадровая документация, которая позволяет упорядочить документы, обеспечить оперативное хранение и эффективный поиск кадровых документов.

Во вторичной кадровой документации выделяют регистрационные журналы. С учетом различной организации труда выделяют:

· журнал учета совместителей;

· журнал учета поощрений и взысканий;

· журнал регистрации приказов об учебных отпусках, отпусках без сохранения заработной платы и другое;

· журнал учета больничных листов и другое.

Регистрация документов - это присвоение документу регистрационного номера и внесение данных о документе в регистрационно-учетную форму. ГОСТ Р 7.0.8-2013. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - Введ. 2014-03-01. - М.: ФГУП "Стандартинформ", 2014. - Пункт 84.

Назначение учета документов в организации - это придание им юридической силы и дублирование информации. Дублирование информации помогает облегчить поиск документов, также повышает уровень сохранности информации. Учет документа с проставлением регистрационного номера и даты регистрации придает ему юридическую силу, что может оказаться немаловажным в случае возникновения трудового спора с работником.

Итак, все аспекты деятельности по управлению персоналом организации документируются. Таким образом, кадровые документы выступают способом и средством реализации управленческих функций в сфере управления персоналом. Значительная часть документов по личному составу оформляется с помощью типовых унифицированных форм. Селезнева Т. А., Кадровое делопроизводство: Современный ракурс //Документ. Архив. История. Современность: Сб. науч. тр. Вып. 6. - Екатеринбург: Урал. Ун-та, 2006. - С. 365.

Чтобы облегчить работу с кадровой документацией существуют компьютерные программы.

Основные возможности, которые должна предоставлять программа:

· отслеживание и оперативное внесение всех изменений в структуру организации, создание приказов о внесении изменений в штатное расписание;

· полный учет информации о сотрудниках и их расстановке;

· ведение кадровой документации, полуавтоматическое формирование документов по личному составу, включая приказы по личному составу;

· вывод данных о сотруднике на печать по форме Т-2, распечатка других форм документов;

· ведение отчетности в соответствии с требованиями трудового кодекса и Госкомстата;

· ведение базы данных о соискателях, как кадровом резерве на выдвижение внутри организации, а также о соискателях, на основе представленных резюме, результатов собеседования и тестирования;

· регистрация движения персонала, временного отвлечения от исполнения обязанностей;

· учет аттестаций, управление мотивацией труда и пр.;

· ведение архива кадровой службы;

· учет фактически отработанного времени (табельный учет);

· точные расчеты с персоналом по оплате труда. Компьютерные программы для службы кадров // http://www.kadrovik.ru/modules.php?file=article&name=News&op=modload&sid=724

Наиболее распространенные из них: «БОСС-Кадровик», программа компании «Интертрат», «Парус» и другие.

По мимо выше перечисленных программ существуют:

· Программы для комплексной автоматизации управления персоналом: автоматизированная система управления персоналом «Фараон»http://www.hr-portal.ru/node/37082, программный комплекс «АиТ: Управление персоналом», программный комплекс «1С-Персонал» и система программ «1С: Предприятие 8», система управления персоналом и расчета заработной платы « Quinyx WorkForce».

· Программы для автоматизации подбора персонала: корпоративная система подбора персонала «Резюмакс», специализированная программа «Рекрутер», комплексное решение «1С: Кадровое агентство», модуль «Подбор персонала» системы «WebTutor E-Staff Рекрутер».

· Программы для автоматизации ведения кадрового учета: «1С: Зарплата и кадры» типовое решение для комплексной автоматизации расчета заработной платы и ведения кадрового учета на предприятии, «Quinyx FlexForce»: программа для управления рабочим расписанием.