1.2 Структура кадровой документации
Кадровая документация выполняет функцию по учету кадров и является накопителем персональных данных, получаемых при первичной регистрации и последующей обработке необходимых сведений по составу и движению кадров.
Требования к оформлению документов базируются на государственных стандартах унифицированных систем документации. Основными действующими государственными стандартами в области документов и делопроизводства являются:
· ГОСТ 16487-83 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»;
· ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и другие.
Выделяют две подгруппы кадровой документации:
1. первичные документы;
2. вторичные документы.
Первичные документы содержат исходную информацию и заполняются на основе персональных документов, предоставляемых работниками при приеме на работу.
Они включают в себя:
· Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу;
· Личную карточку работника;
· Штатное расписание;
· Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу;
· Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику;
· График отпусков;
· Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении);
· Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку;
· Командировочное удостоверение;
· Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении;
· Приказ (распоряжение) о поощрении работника;
· Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда;
· Табель учета рабочего времени;
· расчетно-платежную ведомость;
· Расчетную ведомость;
· Платежную ведомость;
· Журнал регистрации платежных ведомостей;
· Лицевой счет (унифицированная форма №Т-54);
· Лицевой счет (унифицированная форма №Т-54а (свт));
· Записку-расчет о предоставлении отпуска работнику;
· Записку-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении);
· Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы.
Вторичные документы производны, базируются на исходной информации первичных документов. Цели создания этой подгруппы документов:
· обеспечение полноты, достоверности и динамичности информации в работе с кадрами;
· обеспечение оперативного хранения кадровых документов;
· обеспечение эффективного поиска кадровых документов.
Вторичные учетные документы включают в себя: личную карточку работника (унифицированные формы №Т-2, №Т-2ГС (МС), №Т-4), разнообразные регистрационные формы учетных сведений и документацию по учету рабочего времени и расчетов с персоналом.
Выделяют следующие виды регистрационных форм:
· регистрационно-контрольные карточки (РКК);
· регистрационные журналы (книги);
· экранные формы (при использовании компьютерных технологий). Кадровое делопроизводство: учетная кадровая документация // http://www.audit-it.ru/articles/personnel/a110/44150.html
Внутренние кадровые документы организации могут носить как обязательный, так и рекомендательный характер.
К обязательным кадровым документам относятся:
· правила внутреннего трудового распорядка;
· инструкция по охране труда;
· положение о защите персональных данных работников;
· штатное расписание;
· личная карточка;
· табель учета рабочего времени;
· график отпусков;
· приказы по основной деятельности;
· приказы по личному составу;
· трудовая книжка;
· трудовой договор;
· заявление работников;
· книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;
· журнал учета мероприятий по контролю;
· журнал учета прохождения инструктажа по охране труда.
Документы носящие рекомендательный характер:
· коллективный договор;
· должностные инструкции;
· положение об оплате труда и премировании;
· личные дела;
· справки о трудовой деятельности;
· копии приказов о приеме на работу и увольнении;
· служебные записки;
· докладные записки;
· журналы учета военнообязанных.
Помимо этих кадровых документов существуют также документы зависящие от специфики организации: положение об охране коммерческой тайны, журнал прохождения медицинских осмотров, график сменности, инструкция о порядке работы с объектами повышенной опасности. Кибанов А.Я., Служба управления персоналом: Учебное пособие. - М.: КНОРУС, 2010. - С. 101.
- ВВЕДЕНИЕ
- Глава 1. Теоретические аспекты организации кадрового документооборота
- 1.1 Понятие, содержание и принципы кадрового документооборота
- 1.2 Структура кадровой документации
- 1.3 Организация кадрового документооборота
- Глава 2. Программа аудита кадрового документооборота в МОУ «СОШ №1 города Жирновска»
- 2.1 Характеристика организации
- 2.2 Характеристика кадрового состава
- 2.3 Схема аудита кадрового документооборота МОУ «СОШ №1 города Жирновска»