Классификация средств организационной техники

В современном языке техническим средством, применяемым для облегчения управленческой деятельности и автоматизации делопроизводства, дано обобщенное название оргтехника (организационная техника).

Оргтехника призвана повысить эффективность и производительность труда управленческого персонала. Часто этот неологизм звучит в сочетании со словом офис – офисная оргтехника. В принципе, к оргтехнике можно отнести любые инструменты и приспособления, приборы и устройства, специальную мебель и даже канцелярские принадлежности. Но чаще оргтехникой называют средства связи и технические средства, используемые в делопроизводстве для создания, обработки, хранения и тиражирования бумажных документов. Организационная техника составляет материальную основу современных систем управления.

Средства оргтехники весьма разнообразны, что позволяет выделить среди них функциональные группы, то есть классифицировать. На рис. 8.1. изображена схема возможной классификации средств оргтехники по назначению.

Рис. 8.1. Классификация средств оргтехники по назначению

К средствам связи относятся телефонная, телеграфная и факсимильная связь. Эти виды административно- управленческой связи широко распространены, так как позволяют оперативно решать организационные и производственные вопросы.

Документы с момента создания до списания и уничтожения проходят длительный путь, меняя при этом форму представления управленческой информации, носители, местоположения и другие параметры. При этом используются различные технические средства, которые являются средствами работы с документами. По назначению их можно разделить на группы:

- средство подготовки и изготовления (создания) документов (пишущие машинки, компьютеры, диктофоны);

-средства тиражирования документов (принтеры, ксероксы, изографы);

-средства хранения документов (папки, конверты, коробки).

Выше уже говорилось о том, что к средствам оргтехники можно отнести и другие средства, например, средства обработки и доставки документов, стеллажи, шкафы, сейфы, канцелярские принадлежности и т.д.

Рассмотрим все6 средства оргтехники в рамках одного учебного пособия невозможно. Поэтому далее будут рассмотрены только те средства, которые стали приметой времени , непременной принадлежности как небольших офисов, так и подразделений, занимающихся делопроизводствам на крупных предприятиях.