Информационно – справочные документы

Протокол – документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях, конференциях, деловых встречах.

Протокол отражает деятельность по совместному принятию решения коллегиальным органом или группой работников. От протоколов, создаваемых в управленческой деятельности организаций, следует отличать протоколы: следственных органов, административных органов, органов охраны общественного порядка, договорного типа (протокол разногласий, согласования разногласий, согласования цены).

Обязательному протоколированию подлежат заседания постоянно действующих и временных коллегиальных органов (собрания акционеров, заседания советов директоров и т.д.).

Протоколы оформляются на основании черновых записей хода заседания, стенограммы заседания или звукозаписи, а также материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов решений, повестки дня, списков приглашенных).

Протокол оформляется на общем бланке или на бланке конкретного вида документа. Обязательными реквизитами протокола являются: наименование организации, название вида документа, дата и номер протокола, заголовок к тексту, текст, подписи, гриф утверждения (в случае, когда протокол подлежит утверждению).

В заголовке к протоколу указывается название коллегиального органа или заседания, заголовок грамматически согласуется с названием вида документа (протокол общего собрания акционеров).

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Вводная часть содержит фамилии председателя и секретаря заседания, фамилии или общее количество участников заседания и приглашенных лиц (если участников более 15 чел., рядом с указанием их количества делается отметка «Список участников прилагается»).

Вводная часть заканчивается повесткой дня. Вопросы в ней располагаются по степени их сложности, важности и в порядке обсуждения. Они формулируются в именительном падеже без предлогов «о» и «об». Наряду с вопросом указывается фамилия докладчика с указанием его должности.

Основная часть текста протокола по каждому вопросу повестки дня строится по схеме: СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

В разделе «СЛУШАЛИ» в протоколах дается фамилия и инициалы докладчика, содержание его доклада. Если текст доклада представлен докладчиком в письменном виде, допускается делать отметку «Текст доклада прилагается».

В разделе «ВЫСТУПИЛИ» фиксируются выступления лиц, принявших участие в обсуждении, дискуссии, включая вопросы к докладчику.

В разделе «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)» записывается принятое решение. Оно формулируется кратко, точно, лаконично, так, чтобы не возникало двоякого толкования. Постановляющая часть может делиться на пункты.

Протокол заседания подписывается председателем и секретарем. В особо важных случаях выступавший должен завизировать протокол, виза проставляется на левом поле документа, на уровне записи выступления.

Датой протокола является дата протоколируемого события. Если оно продолжается несколько дней, то через тире указывают даты начала и окончания заседания (прил. 19).

Докладная записка – документ, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Обычно докладной запиской информируют руководство об имевших место событиях, фактах, явлениях, требующих принятия решения.

Докладная записка может быть внешней и внутренней.

Внешняя докладная записка представляется руководителю вышестоящей организации, составляется на общем бланке организации, содержит следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дата и номер, место составления, заголовок к тексту, адресат, подпись.

Внутренняя докладная записка представляется руководителю подразделения или организации. Внутренние докладные записки создаются по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя и преследуют цель повышения эффективности деятельности организации. Составляются на бланке структурного подразделения (если имеется) или на стандартном листе бумаги, содержат следующие реквизиты: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата и номер, заголовок к тексту, адресат, подпись.

Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей. В первой излагаются факты и события, причины, послужившие поводом для её написания; во второй части – анализ сложившейся ситуации, возможные варианты развития событий или выхода из сложившейся ситуации, в третьей части – выводы и предложения о конкретных действиях. Вторая, аналитическая часть, может отсутствовать, в этом случае текст докладной записки состоит только из вводной и заключительной частей.

Внутренняя докладная записка подписывается составителем или руководителем структурного подразделения, внешняя – руководителем организации. Датой докладной записки является дата её составления и подписания (прил. 20, 21).

Объяснительная записка – документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу.

Объяснительная записка оформляется на стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами объяснительной записки являются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, номер, заголовок к тексту, адресат, подпись.

Текст объяснительной записки состоит из двух частей: первая часть содержит факты, послужившие поводом к её написанию, вторая – причины, объясняющие сложившуюся ситуацию.

Объяснительная записка подписывается составителем. Датой объяснительной записки является дата ее подписания составителем (прил. 22).

Заявление – документ, адресованный должностному лицу и содержащий просьбу работника.

Заявления составляются работниками, как правило, по кадровым вопросам, адресуются руководителю организации, оформляются на стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами являются: наименование подразделения, название документа, дата, номер документа, адресат, инициалы, фамилия и должность заявителя, подпись.

Текст начинается с изложения непосредственного существа вопроса, затем излагаются детали затронутого вопроса.

Заявление может иметь приложения (подлинники или копии документов, анкета, автобиография).

Заявление подписывается автором.

Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленный факт, событие, действие.

Акты составляются в самых различных ситуациях и поэтому имеют много разновидностей: акты ликвидации (учреждений, предприятий, организаций), приема – передачи (при смене руководства), дегустации, приема объектов, проведения испытаний, уничтожения дел, испорченных товаров, списания, инвентаризации, несчастных случаев, аварий, коммерческий акт, приема работ по контракту.

Акты составляются комиссией, постоянно действующей или назначенной по приказу руководителя.

Акты составляются по единой схеме. Комиссия изучает существо вопроса, законодательные, нормативные документы. В акте отражаются только те факты, которые точно установлены, первоначально ведутся черновые записи. Акты оформляются на общем бланке, если являются внутренними документами предприятия. Если акт является внешним документом, то он должен содержать справочные данные об организации.

Текст акта делится на две части. Во вводной части указывается основание для его составления. Это может быть ссылка на документы, устное распоряжение руководителя, какие-либо факты, события, действия. Далее указывается состав комиссии: фамилия, инициалы председателя и членов комиссии в алфавитном порядке. При необходимости указываются должности, фамилии и инициалы присутствующих.

В основной части акта излагаются цели, задачи, существо и сроки проделанной комиссией работы, ее результаты (выводы, заключения, предложения). Текст акта может делиться на пункты, подпункты или иметь табличную форму. После текста и отметки о приложении при необходимости указываются сведения о количестве экземпляров акта, месте их нахождения или адресатах, которым они направлены.

Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении.

Акт может иметь заголовок, начинающийся с предлога «о» или «об» и формируемый с помощью отглагольного существительного («О проверке», «О списании») или отвечающий на вопрос «чего?» (Акт «ревизии кассы»).

Для ряда актов (по материальным, финансовым и др.) необходимо утверждение руководителя и заверение печатью предприятия.

С актами ревизий, проверок знакомят всех лиц, деятельность которых они затрагивают.

При этом в акте после подписей составителей ставится отметка (виза ознакомления) (прил. 23, 24).