DIPLOM_MAGISTR_03_05

3.1. Економічний аналіз як невід’ємна складова управління діяльністю підприємства

Управлінський облік не регламентується державою, його організація і методи визначаються керівником підприємства, у ньому на перший план у діяльності бухгалтера висуваються управлінські задачі, що вимагають для свого рішення не тільки знань традиційної бухгалтерії, особливо обліку витрат і калькулювання собівартості продукції і послуг, але і техніко-економічного планування, статистики, аналізу господарської діяльності, розвитого математичного апарата і сучасної обчислювальної техніки. При такім розумінні управлінського бухгалтерського обліку власне бухгалтерський облік, планування, статистика й аналіз господарської діяльності розглядаються як єдине ціле. Управлінський бухгалтерський облік організує внутрішньогосподарські зв'язки на підприємстві, тобто зв'язку між обличчями, що працюють на самім підприємстві (агентами), тому управлінський облік називають внутрішнім на відміну від фінансового - зовнішнього.

Управлінський аналіз включає у свою систему не тільки виробничий, але і фінансовий аналіз, без якого керівництво підприємства не може здійснювати свою фінансову стратегію. Причому можливості керівництва в питаннях фінансового аналізу знов-таки ширше, ніж у зовнішніх користувачів інформації. У техніко-економічних обґрунтуваннях будь - якої комерційної справи (бізнес-планах) використовуються методи як виробничого, так і фінансового аналізу. Так називаний маркетинговий аналіз також передбачає використання методів як виробничого, так і фінансового аналізу в системі маркетингу, тобто в керуванні виробництвом і реалізацією продукції, орієнтованому на ринок.

Рис. 3.1.Схема підпорядкування на підприємстві*

*Розроблена автором.

На схемі суцільними лініями показані взаємодії безпосереднього підпорядкування, крапками функціональні взаємозв’язки, що носять непрямий, рекомендаційний характер.Повноваження установчих зборів і директора товариства визначаються статутом товариства. До функцій технічного директора відносяться:

1. Він є заступником генерального директора;

2. Контроль над дотриманням техніки безпеки і вимог до охорони праці на підприємстві;

3. Контроль над станом устаткування, забезпечення своєчасного ремонту і профілактичних робіт;

4. Контроль якості матеріалів, моніторинг запасів матеріалів, своєчасна доставка запасів зі складу.

До функцій економіста маркетолога відносяться:

1. Є заступником головного бухгалтера;

2. Моніторинг, аналіз і планування поточної діяльності підприємства;

3. Проведення маркетингових досліджень з можливим залученням фахівців на тимчасову роботу;

4. Планування і керування запасами підприємства;

5. Надання щорічного звіту в органи правління товариства.

До функцій головного бухгалтера відносяться:

1. Ведення бухгалтерського і податкового обліку відповідно до національних стандартів і нормативних актів, що діють на Україні;

2. Надання податкової, фінансової і статистичної звітності в терміни й органи, установлені чинним законодавством;

3. Надання щорічного звіту в органи правління товариства.

Аналіз (від грец. - analіsіs) буквально означає розчленовування, розкладання досліджуваного об'єкта на частини, елементи, на внутрішньому властивому цьому об'єкту складові (уявні чи реальні)[84].

Аналіз виступає в діалектичній, суперечливій єдності з поняттям "синтез" (від грец. - sіnthesіs) - з'єднання раніше розчленованих елементів досліджуваного об'єкта в єдине ціле.

Діалектичний тандем "analіsіs-sіnthesіs", аналіз-синтез, розуміється як синонім усякого наукового дослідження. У будь-якій галузі наукових знань, у будь-якій сфері людської діяльності (політичної, міжнаціональної, суспільної, соціальної, екологічної, культурно-побутовий і ін.) обійтися без аналізу-синтезу неможливо.

Предметом економічного аналізу є вся доступна досліднику реальність, прийнята в сукупності предметів і явищ, що знаходяться в тих чи інших зв'язках один з одним і постійним рухом і розвитку.

Також під предметом економічного аналізу розуміються господарські процеси підприємств, об'єднань, асоціацій, соціально-економічна ефективність і кінцеві фінансові результати їхньої діяльності, що складаються під впливом об'єктивних і суб'єктивних факторів, що одержують відображення через систему економічної інформації.

Значенням, змістом і предметом економічного аналізу визначаються і завдання, що стоять перед ним. До числа найважливіших з них варто віднести:

1) підвищення науково-економічної обґрунтованості бізнес-планів і нормативів (у процесі їхньої розробки);

2) об'єктивне і всебічне дослідження виконання бізнес-планів і дотримання нормативів (за даними обліку і звітності);

3) визначення економічної ефективності використання трудових, матеріальних і фінансових ресурсів (окремо й у сукупності);

4) контроль за здійсненням вимог комерційного розрахунку (у його повній і незавершеній формі);

5) виявлення і вимір внутрішніх резервів (на всіх стадіях виробничого процесу);

6) іспит оптимальності управлінських рішень (на всіх ступінях ієрархічної градації).

Деякі вчені обґрунтовано зв'язують виникнення аналізу зі становленням бухгалтерського обліку , з балансоведенням.

Бухгалтерський облік був і є основним "постачальником" економічної інформації про господарську діяльність підприємств. Частка економічної інформації, одержуваної через систему бухгалтерського облік , досягає на підприємствах і в об'єднаннях 70% і більш. Бухгалтерський облік відбиває господарські операції в первинній документації, записі їхній у регістрах синтетичного й аналітичного обліку й у складанні бухгалтерської звітності. Те, що саме бухгалтери першими стали аналізувати господарсько-фінансову діяльність підприємств, цілком природно. Кожен бухгалтер, склавши баланс, цікавиться станом господарських засобів і джерел їхнього утворення, з'ясує , чи всі резерви використані підприємством для збільшення прибутку, які недоліки гальмували господарську діяльність у минулому звітному періоді. Аналізувати баланс і звітність бухгалтерів змушувало саме життя [87].

За останні роки кількість інформації, яку треба використовувати для керування, зросло настільки, що будь-який керівник без підтримки технічних засобів збереження й обробки інформації не може тримати у своїй свідомості всі наявні в нього ресурси, зв'язки й обмеження. Він не може також обґрунтовано вибрати критерій оптимізації і тому прийняті їм рішення власне кажучи виявляються випадковими. Отже, необхідні інші, науково обґрунтовані, математичні методи керування.

Виходячи із загальної теорії керування - керування підприємством полягає в цілеспрямованому впливі керуючої системи на керований об'єкт для досягнення поставленої мети. У сфері керування закономірності виявляються статистично, іншими словами, розрахункові значення виявляються вірними не в кожному окремому випадку, а тільки в середньому, при багаторазовому повторенні з тими самими вихідними даними. Більш того, математичні вираження, що використовуються для виконання розрахунків при рішенні задач керування, - це не точні формули, а математичні моделі, що відбивають досліджувані явища лише приблизно з якоюсь точністю (звичайно невисокої) і вірогідністю (надійністю). Отриманим результатам не можна вірити однозначно, тому що математична модель, навіть дуже вдала і точна для якихось визначених умов, виявляється непридатною для інших умов, що змінилися [89].

Розробка спеціальних методів економічного аналізу базується на науково обґрунтованій класифікації його видів, обумовленої потребами практики керування. В основі класифікації видів економічного аналізу лежить класифікація функцій керування, оскільки економічний аналіз є необхідним елементом виконання кожної функції керування економікою.

Розвинена ринкова економіка породжує потребу в диференціації аналізу на внутрішній управлінський і зовнішній фінансовий аналіз. Внутрішній управлінський аналіз - складова частина управлінського обліку , тобто інформаційно-аналітичного забезпечення адміністрації, керівництва підприємства.

Зовнішній фінансовий аналіз - складова частина фінансового обліку, що обслуговує зовнішніх користувачів інформації про підприємство, що виступають самостійними суб'єктами економічного аналізу за даними, як правило, публічної фінансової звітності.

Загальні, головні функції економічного керування, чи, як їх іноді називають, основні функції економічної діяльності, можна визначити так:

1) інформаційне забезпечення керування (збір, обробка, упорядкування інформації про економічні явища і процеси) ;

2)аналіз (аналіз результатів економічної діяльності, оцінка її успішності і можливостей удосконалювання на підставі науково обґрунтованих критеріїв);

3) планування (прогнозування, перспективне і поточне планування економічної системи);

4) організація керування (організація ефективного функціонування тих чи інших елементів господарського механізму з метою оптимізації використання трудових, матеріальних і грошових ресурсів економічної системи);

5) контроль (контроль за ходом виконання бізнес-планів і управлінських рішень).

Перші дві загальні функції відбивають технологічні етапи керування, що зводяться до інформаційного й аналітичного забезпечення процесу прийняття рішень. Саме прийняття рішень здійснюється у виді функцій керування, що відбивають тимчасові етапи керування: планування, організації керування і контролю. Отже, економічний аналіз і інші види управлінської діяльності, що відбивають першу функцію (бухгалтерський облік, статистика) , є такими функціями керування, що притаманні всім іншим загальним і специфічним функціям керування [30].

По змісту процесу керування виділяють: перспективний (прогнозний, попередній) аналіз, оперативний аналіз, ретроспективний аналіз за підсумками діяльності за той чи інший період. Така класифікація економічного аналізу відповідає змісту основних функцій, що відбивають тимчасові етапи керування:

1) етап попереднього керування (функція планування);

2) етап оперативного керування (функція організації керування);

3) заключний етап керування (функція контролю).

Усі ці три види аналізу присутні в процесах керування господарськими об'єктами. Найбільший розвиток одержав поточний аналіз, особливо в первинних госпрозрахункових ланках народного господарства (підприємствах, виробничих об'єднаннях).

У спеціальній літературі класифікація видів економічного аналізу не обмежується двома головними ознаками по змісту процесу й об'єктам керування. У роботах А.Д. Шеремета пропонується класифікувати види економічного аналізу, крім того, по:

- суб'єктах, тобто, хто проводить аналіз ( керівництво й економічні служби, власники й органи господарського керування, постачальники. покупці, аудиторські фірми, кредитні, фінансові органи );

- періодичності (періодичний річний, квартальний, місячний, декадний, щоденний, змінний аналіз і разовий, неперіодичний аналіз);

- змісту і повноті досліджуваних питань (повний аналіз усієї господарської діяльності, локальний аналіз діяльності окремих підрозділів, тематичний аналіз окремих питань економіки);

- методам вивчення об'єкта (комплексний, системний аналіз, функціонально-вартісної, порівняльний, суцільний і вибірковий, кореляційний аналіз і т.д.);

- ступеня механізації й автоматизації обчислювальних робіт (аналіз в умовах електронної обробки даних із застосуванням лічильно-перфораційної техніки, лічильно-клавішних машин).

Ці ознаки, практично, враховують усі сторони даного предмета дослідження. Однак з позицій системного підходу необхідно дану класифікацію ознак трохи видозмінити. Найбільш важливими ознаками розподілу аналізу по видах, на думку С.А. Воєводіна є:

1) цільова спрямованість аналізу;

2) час його проведення;

3) методика проведення.

З точки зору предметної спрямованості можна виділити наступні види аналізу:

а)технологічного способу виробництва;

б)продукції;

в)організації.

Останній вид аналізу може підрозділятися, в залежності від місця організації в ієрархічній структурі керування - робоче місце, ділянка, цех, служба, підприємство і т.д.

Виходячи з методики проведення аналізу, його можна розділити на три види:

1) системний аналіз (головна умова - цілеспрямованість);

2) комплексний (охоплює всі сторони господарської діяльності);

3) тематичний (вивчення того чи іншого явища, закономірності).

Важливе значення має принцип класифікації по суб'єктах керування тобто по суб'єктах керуючої системи.

У роботі І.С. Мацкевичюса і Г.Л. Кальчинська відзначається, що дані бухгалтерського обліку складають близько 70% загальної кількості економічних даних промислових підприємств. По деяких джерелах, із загального обсягу даних у суміжних функціях керування підприємствами використовується не більш 15-20%. У той же час облікова інформація промислових підприємств далеко не цілком задовільняє потреби керування. У першу чергу, це відноситься до громісткої і неефективної системи обліку й аналізу [81].

В економічному аналізі показники підприємства досить часто порівнюють із середніми показниками аналогічних структур, тобто застосовують метод угруповань (структурних і аналітичних).

Місце аналізу в системі керування й існуючий господарський механізм визначають його цільову спрямованість. Оскільки аналіз бере участь в усіх підсистемах керування, то і його мета, в залежності від області застосування, будуть змінюватися. Наприклад, у процесі планування - це виявлення можливостей поліпшення планових показників, оцінка напруженості планових завдань; при організації виробництва - виявлення важливості проблем, визначення фактичної ефективності керуючих впливів, оцінка господарської діяльності організацій; у ході оперативного керування виробництвом - попередження керівника про виникаючі відхиленнях від планового завданні (мети), виявлення причин цих відхилень і визначення найбільш важливих проблем, що вимагають першочергового рішення. Таким чином, складність і розмаїтість застосовуваних методів аналізу залежать від рівня керування системою. Чим нижче сходинки ієрархічної градації керування, тим проблем менше і час їхньої дії коротший, тому тут потрібні прості методи аналізу. На рівні підприємства, галузі аналіз може ускладнюватися, ставати більш різнобічним. Особливо це відноситься до підготовки рішень, зв'язаних із плановим завданням і зміною структури системи. Помилки в цьому випадку діють довгочасно, а отже, і втрати незмірно зростають.

Методи дослідження операцій і теорій прийняття рішень теорії графів, ігор, масового обслуговування, світового планування і управління. Методи економічного аналізу відображені на малюнку 3.2.

Рис.3.2 Методи економічного аналізу*

*Розроблено автором.

Мета складання фінансової звітності надати користувачам повну, правдиву та неупереджену інформацію про фінансовий стан, результати діяльності та рух коштів підприємства для прийняття рішень. Фінансова звітність забезпечує такі інформаційні потреби користувачів:

- щодо придбання, продажу цінних паперів та володіння ними;

- участі в капіталі підприємства;

- оцінювання якості управління;

- оцінювання здатності підприємства своєчасно виконувати свої зобов’язання;

- забезпеченості зобов’язань підприємства;

- визначення суми дивідендів, що підлягають розподілу;

- регулювання діяльності підприємства;

- прийняття інших рішень.

Аналітична робота це постійна, дослідна діяльність (функція процесу управління), що охоплює своїм змістом широкий комплекс організаційних заходів і методичних прийомів для вивчення і оцінки інформації про стан дотримання податкового законодавства, результати практичної діяльності з виконанням поставлених перед ними завдань, а також про умови, у яких ці завдання виконуються.

Аналітична робота полягає у:

вивченні закономірностей практично всіх процесів і явищ суспільного життя, що можуть тією чи іншою мірою вплинути на діяльність;
використанні здобутих відомостей і знань для забезпечення ефективної діяльності.

Аналітична робота є невід’ємною і найважливішою складовою управлінської діяльності, не епізодичним, короткочасним актом, що виконує спеціально призначений працівник, а функцією усіх ланок системи, що здійснюється постійно. Значення аналітичної роботи в управлінській діяльності усіх рівнів визначається тим, що її результатом повинно бути не тільки виявлення основних проблем і недоліків системи, але й встановлення конкретних шляхів їх усунення на основі наявних та вишуканих можливостей. Основними вимогами до аналітичної роботи є:достовірність, повнота, суттєвість, своєчасність, зрозумілість, нейтральність, співставимість результатів; системність і плановість; комплексне використання методів аналізу.

Перед аналітичною роботою ставиться основна мета:

забезпечення безперервного спостереження за результатами службової діяльності;
систематичне інформування органів влади й управління, керівництва про фактичний стан дотримання податкового законодавства щодо посилення контролю за його виконанням, особливо у частині надходження доходів до бюджету;
своєчасне застосування заходів щодо посилення боротьби з порушенням податкового законодавства (щоденне реагування);
підвищення якісного рівня боротьби з порушенням податкового законодавства шляхом своєчасного і цілеспрямованого прийняття управлінських рішень ;
підготовка змістовних матеріалів та пропозицій, на підставі яких можливе прийняття ефективних законодавчих актів з боку владних структур.

Із вищезгаданого можна зробити висновок, що провідне місце в аналітичній роботі посідає аналіз і оцінка факторів зовнішнього та внутрішнього середовища України, які визначають основні умови їх функціонування. Існує два напрями діяльності щодо аналізу й оцінки зовнішнього та внутрішнього середовища комплексний (загальний) та вибірковий (частковий) аналіз. Комплексний аналіз передбачає дослідження всього комплексу причин та умов, які впливають або можуть впливати на конкретний об’єкт або явище, а також методів і шляхів ефективного впливу на нього. Вибірковий аналіз полягає у дослідженні окремих проблем контролю за дотриманням податкового законодавства. Проте поняття вибірковості дещо умовне і означає його відношення до комплексного аналізу. Тут треба мати на увазі, що дослідження окремої, вибіркової проблеми теж носить, певною мірою, комплексний характер з точки зору вивчення всього спектра причин та умов, які можуть впливати на дане явище.

Такі проблеми найчастіше виявляються у ході комплексного аналізу або формулюються суб’єктами управління більш високого рівня, а нерідко виникають у ході повсякденної діяльності. Прикладом вибіркового аналізу у масштабі держави може бути вивчення ситуацій, що виникають у зв’язку з несплатою окремих видів податків або появою та зникненням фірм-одноденок.

Залежно від періоду дослідження виділяють 4 види аналізу:

- за минулий період ( більше року ), що проводиться з метою вивчення тенденцій у результатах діяльності податкових органів та тенденцій щодо дотримання податкового законодавства факторів, що їх обумовлюють для одержання прогностичних висновків про можливі зміни цих тенденцій, опрацювання перспективних заходів щодо удосконалення діяльності, а також посилення контролю за дотриманням податкового законодавства;

- за звітний період ( квартал, півріччя, 9 місяців, рік ), протягом якого у сфері діяльності оцінюється повний обсяг інформації. Висновки аналізу складають основу для планування роботи.

Залежно від періодичності проведення аналіз розподіляють на три види:

поточний (безперервний) аналіз обстановки на основі оцінки добової, тижневої (декадної) та місячної інформації. Служить потребам оперативного керівництва органом з метою своєчасного внесення корективів у плани роботи та цілеспрямованого вжиття відповідних заходів;
періодичний аналіз, який проводиться на основі оцінки інформації про хід виконання певної програми, завдання після завершення конкретних їх етапів;
позачерговий аналіз здійснюється у випадку виникнення надзвичайних обставин, передбачити які заздалегідь було неможливо ( різка зміна економічних або політичних умов, виявлення значних порушень податкового законодавства, стихійне лихо тощо).

Ефективність будь-якого аналізу прямо залежить від вміння працювати з інформацією. Суб’єкт аналізу повинен вміти та мати можливість користуватись усіма доступними джерелами інформації і забезпечувати своєчасне та оптимальне їх використання у ході аналізу.

Конкретне аналітичне дослідження передбачає такі етапи:

1. Визначення мети аналітичної роботи.

2. Вибір об’єктів і складання плану (програми) дослідження (перелік питань, які вивчаються).

3. Вибір (розробка) методики дослідження.

4. Складання плану організаційних питань.

5. Перевірка методики дослідження.

6. Збирання матеріалу.

7. Аналіз зібраного матеріалу, його узагальнення, формулювання висновків.

8. Перевірка висновків, їх аналіз на практиці.

9. Підготовка пропозицій за результатами аналізу.

Збір інформації для проведення аналітичної роботи здійснюється із застосуванням основних методів (вивчення документів, опитування, спостереження, експерименту).

1. Вивчення документів підбір і аналіз текстів з тематики аналізу, вивчення нормативних актів, звітної документації, довідок, поточного листування, матеріалів конкретних справ, заяв, пропозицій громадян, публікацій у пресі.

2. Опитування проводиться, як правило, у вигляді анкетування та інтерв’ювання.

Управлінське рішення це рішення відповідного керівника, засноване на законах та підзаконних актах, аналізі та оцінці оперативної обстановки, яке містить постановку цілі (мети), обґрунтування засобів їх здійснення, та прийняте в установленому порядку, що забезпечує організаційну стабільність та вдосконалення діяльності органів для виконання завдань ДПС України відповідно до чинного законодавства.

Управлінське рішення завжди пов’язане з визначенням мети. Тому цілі конкретних управлінських рішень органів повинні розглядатись у контексті цілей загальнодержавної політики у сфері дотримання податкового законодавства.

Управлінські рішення слід розглядати як засіб втілення в життя директивних установок у сфері контролю за дотриманням податкового законодавства, з одного боку, та як засіб організації діяльності цих органів, а також їх підрозділів з метою реалізації цих установок з іншого. Одночасно ці рішення повинні забезпечувати організаційну стабільність та розвиток системи.

Теорія і практика управління накопили доволі багатий арсенал методів підготовки управлінських рішень. Насамперед, це методи аналізу, моделювання, вимірів, розрахунків, експертних оцінок, соціологічних досліджень і ряд інших.

Для керівників та інших працівників, які беруть участь у розробці управлінських рішень, важливим положенням є системне бачення управлінських рішень. Це дає змогу оцінювати пріоритети в умовах конкретної ситуації вже на початкових стадіях розробки рішення, відшукувати не тільки проблеми, а й засоби їх розв’язання, тобто діяти цілеспрямовано, забезпечувати послідовність і наступність рішень, ритмічність і планомірність процесу їх розробки та прийняття, дозволяє розглядати кожне з них як ланку у загальному ланцюгу постановки і реалізації цілей діяльності.

Це може бути досягнуто лише при використанні системного підходу як методологічної бази розробки управлінських рішень. Суть його полягає у наявності:

ясного бачення мети дослідження: у кожному управлінському рішенні повинен чітко простежуватись зв’язок між метою управління, ситуацією та проблемою, що виникла;
повної і цінної інформації, яка використовується для вироблення та реалізації рішення;
повного розкриття якісних та кількісних аспектів з конкретизацією його певних сторін. Залежно від характеру управлінських рішень можливий акцент на тій чи іншій стороні рішення;
оцінки результатів здійснення та ефективності рішення;
ретельного аналізу проблемної ситуації, конкретних умов та існуючих можливостей розробки і реалізації рішення;
чітких вказівок у рішенні про порядок дій, виконавців, терміни та порядок контролю за виконанням даного рішення;
обліку та оцінки можливих наслідків здійснення управлінських рішень, у т. ч. і негативних у суміжних сферах керованої системи.

Складність і різноманітність завдань та функцій зумовлює необхідність прийняття безлічі управлінських рішень. Чим більше завдань доводиться розробляти й виконувати одночасно, тим більшою є потреба виконувати їх у взаємній погодженості.

Уся сукупність управлінських рішень, що приймаються та виконуються, створює систему управлінських рішень, тобто всі рішення, що приймаються, повинні розглядатись у єдиному комплексі. Комплексність у даному випадку означає єдність головної мети у сфері боротьби з порушеннями у сфері оподаткування, забезпечення дотримання податкового законодавства, а також пов’язаних з цим основних напрямів діяльності, форм та методів їх реалізації. У цьому комплексі повинні бути поєднані організаційні, правові, тактичні, методичні та інші аспекти.

В умовах дії різнохарактерних управлінських рішень великого практичного та гносеологічного значення набуває їх класифікація, яка дає можливість виділити основні види рішень, описати та упорядкувати їх комплекс, забезпечити швидкість пошуку і прийняття нових рішень з урахуванням діючих, а також контроль за їх виконанням, виключити повторне (дублююче) прийняття рішення з одних і тих же питань, удосконалити потоки документації та визначити шляхи усунення недоробок і прорахунків у частині прийняття та виконання рішень.

Класифікація управлінських рішень здійснюється за наступними ознаками.

1. За цільовим призначенням:

стратегічні (концептуальні) плани роботи на рік і більше, установчі, концепції розвитку, програми (комплексні, цільові) удосконалення діяльності у частині окремих проблем боротьби з ухиленням від сплати податків та інших обов’язкових платежів;
тактичні (ситуаційні) накази, вказівки, рішення колегії або оперативної наради, а також плани, що складаються у процесі управління. Такі управлінські рішення призначені стабілізувати діяльність шляхом своєчасного внесення коректив у роботу та усунення відхилень від стратегічних рішень.

2. За масштабами впливу:

загальні (комплексні) управлінські рішення, що стосуються всієї або значної частини системи управління;
часткові (локальні) управлінські рішення, що стосуються окремих завдань, підрозділів служб та напрямів роботи.

3. За глибиною впливу:

багаторівневі управлінські рішення, які стосуються всіх рівнів системи або однієї служби на всіх рівнях І);
однорівневі управлінські рішення, що стосуються одного рівня системи повністю або одного чи декількох структурних підрозділів, служб одного рівня, тобто у межах конкретної податкової адміністрації або інспекції.

4. За спрямованістю впливу:

зовнішні управлінські рішення, спрямовані на реалізацію основних функцій системи, тобто тих, заради яких і створена система. Вони забезпечують координацію і взаємодію податкової служби з іншими органами державного управління, а також з іншими підприємствами, організаціями та установами;
внутрішні управлінські рішення, які призначені для забезпечення внутрішньої організаційної роботи в системі податкової служби, спрямованої на належну структуризацію системи, на оптимальну організацію процесу її функціонування, поліпшення планування, контролю, підготовки кадрів, ресурсогозабезпечення.

5. За способом прийняття:

одноособові управлінські рішення, що приймаються конкретною посадовою особою (керівником податкового органу, його структурного підрозділу);
колективні управлінські рішення, що приймаються колективно. Можуть використовуватись переважно у навчальних закладах, громадських організаціях;
колегіальні (приймаються спеціально уповноваженими органами колегіями державних податкових адміністрацій та іншими органами).

6. За юридичними властивостями:

нормативні управлінські рішення, що нормативно закріплюють основи організації і тим самим забезпечують їх організаційну сталість. Такі рішення розраховані на багатократне, тривале використання;
індивідуальні управлінські рішення, що мають одноразове призначення і після виконання припиняють свою дію (накази про призначення на посаду та звільнення з неї, про присвоєння спеціального звання працівникові податкової служби тощо).

7. За джерелами виникнення:

рішення на виконання розпоряджень органів більш високого рівня управлінські рішення на виконання директивних вказівок центральних і місцевих органів влади, на виконання вимог наказів, вказівок;
ініціативні управлінські рішення, що приймаються з власної ініціативи, його структурного підрозділу тощо на основі виявлених проблем, виходячи з характеру обстановки та виникаючих завдань. З числа ініціативних рішень виділяють додатково так звані ситуаційні управлінські рішення оперативного реагування на швидкі зміни обставин через непередбачені події або факти.

8. За способом фіксації: усні та письмові.

9. За можливостями використання:

багаторазові (типові) управлінські рішення, дія яких розрахована на час до їх відміни або на конкретний термін (накази, розпорядження, інструкції, дія яких припиняється у разі відміни або у звязку із закінченням точно встановленого терміну використання);
одноразові управлінські рішення, що розраховані для конкретної ситуації (наприклад, індивідуальні), після реалізації якої вони припиняють свою дію (накази, розпорядження щодо зарахування або звільнення з посади, матеріального стимулювання тощо).

10. За ознакою початку або кінця завдання:

вихідні (початкові) управлінські рішення, що означають необхідність проведення процесу чи виконання якихось завдань (проведення перевірок щодо дотримання податкового законодавства, доведення планових та спеціальних завдань до підпорядкованих органів тощо);
підсумкові управлінські рішення, що розглядають наслідки виконання завдання (накази про результати роботи податкового органу або його структурного підрозділу за квартал, півріччя, рік, а також про виконання планів, програм тощо).

11. За часом дії (тривалістю):

короткострокові управлінські рішення, термін виконання яких не перевищує місяць;
довгострокові управлінські рішення, термін виконання яких більше місяця.

Перерахований перелік управлінських рішень не є вичерпним, не всі вони однаковою мірою використовуються на практиці. Проте така класифікація потрібна в першу чергу для того, щоб краще зрозуміти саму природу управлінських рішень.

Умови ефективності управлінських рішень. Як показує практика, не всі рішення однаково успішно виконуються. На хід виконання їх впливає ряд факторів:

1. Наукова обґрунтованість рішення повинно базуватись на всебічному пізнанні причинно-наслідкових зв’язків соціально-правової сфери життя і діяльності, на матеріалах ретельного аналізу оперативної обстановки. Іншими словами, воно повинне передбачати, враховувати і прогнозувати перебіг подій, наслідки та результати.

2. Належне інформаційне забезпечення дає можливість обґрунтувати мету, шляхи та засоби її досягнення, оперативно регулювати процес реалізації рішення. Рішення буде результативним, якщо процес його підготовки, прийняття та виконання забезпечується необхідним обсягом інформації.

3. Законність відповідність не тільки букві закону, а й духу законодавства, це відповідність державним та відомчим нормативним актам, наказам, нормативам, інструкціям.

4. Повноважність та владність суб’єкт управління, що приймає управлінське рішення, повинен бути наділений певним обсягом повноважень. Дотримання даної вимоги надає рішенню сили, здатної впливати на суб’єкт управління і застосовувати примус у вигляді санкцій.

5. Компетентність управлінське рішення повинне прийматись органом, що має таке право. Різко знижується компетентність, коли певним органом підмінюються функції нижчих, особливо підпорядкованих йому органів.

6. Своєчасність та актуальність управлінські рішення повинні бути прийняті для розв’язання найбільш важливих проблем в оптимальні для цього терміни.

7. Гнучкість співвідношення управлінського рішення із суб’єктивними особливостями виконавців та особливостями умов, за яких управлінське рішення буде реалізовуватись. Ефективним є управлінське рішення, що залишає простір для виявлення ініціативи.

8. Розв’язання проблеми повністю або на тривалий термін повторні рішення з одного і того ж питання потребують великих затрат часу, енергії, сил і одночасно послаблюють виконавську дисципліну.

9. Адаптація управлінського рішення до виконавського рівня управлінське рішення повинно бути реальним, посильним, збалансованим, оскільки у протилежному випадку підривається віра виконавців у власні можливості, падає ініціатива та активність, проте, з іншого боку, явно полегшені завдання розслаблюють співробітників.

10. Наступність і несуперечливість управлінське рішення повинно бути логічним продовженням прийнятих раніше стратегічних рішень.

11. Виконавська дисципліна управлінського персоналу юридична відповідальність працівників за ретельність або неналежне виконання обов’язків, а також неприйняття необхідних управлінських рішень на своєму рівні та у межах своєї компетенції.

12. Суспільна мотивація та інтереси справи співробітники мають знати, якими мотивами керувався керівник, приймаючи управлінське рішення, і які цілі будуть досягнуті в результаті його виконання. Відомчі нормативні акти основа системи управлінських рішень. У загальному вигляді систему управлінських рішень можна представити як таку, що складається з планів та відомчих нормативних актів. Оскільки планування буде розглядатися дещо пізніше, зупинимося на відомчих нормативних актах (організаційно-розпорядчих документах).

До складу організаційно-розпорядчих документів входять:

нормативні наказ, розпорядження, положення, інструкція, настанова, статут, правила, директива, інструктивний лист;
не нормативні вказівка, посадова інструкція, припис, протокол (рішення) оперативної наради, резолюція[59],[66],[79],[90].

3.2. Теоретичні аспекти аналізу, прийняття та реалізації управлінських рішень

Результативність, ефективність і якість управлінських рішень досягаються тільки за умови дотримання певної послідовності їх підготовки, прийняття та реалізації. Для цього встановлюють порядок здійснення окремих операцій, пов'язаних зі збиранням, рухом, зберіганням, обробкою, аналізом інформації, забезпеченням нею структурних підрозділів і окремих виконавців, а також визначають інші дії, зумовлені потребою розв'язання певних завдань.

Підготовка та прийняття рішень у державному управлінні, складність завдань управління вимагає застосування системного підходу до підготовки і реалізації управлінських рішень, який передбачає:

розгляд керованого об'єкта, як системи;
віднесення проблеми, що розглядається, до компетенції окремого рівня управління, який виступає складовою загальної системи управління;
локалізацію ситуації в межах системи, що розглядається;
типізацію процесу прийняття рішень (з окресленням у ньому загального для вирішення завдань у рамках досліджуваної системи).

У цілому, процес підготовки, прийняття і реалізації управлінського рішення включає такі етапи і стадії.

Етап підготовки управлінського рішення об'єднує:

1) визначення цілі (сукупності цілей);

2) збір і аналіз інформації про завдання, яке підлягає вирішенню;

3) визначення, прогнозування розвитку ситуації і формування проблем;

4) генерування варіантів можливих управлінських рішень;

5) формування критеріїв і вибір ефективних варіантів управлінських рішень.

Етап прийняття і реалізації управлінського рішення охоплює:

1) прийняття рішення (вибір одного, найбільш ефективного варіанта дій);

2) доведення управлінських рішень до виконавців;

3) складання плану реалізації управлінських рішень;

4) організацію виконання управлінських рішень;

5) контроль за виконанням управлінського рішення.

Безумовно, такий поділ є умовним. За характером проміжного результату цей процес можна поділити на три етапи: виявлення цілей, розробка і прийняття рішень, організація виконання і контроль.

Управлінські рішення мають певні спрямованість та класифікацію (див. рисунок 3.3.).

Рис. 3.3. Класифікація управлінських рішень*

*Розроблено автором.

Вибір цілі відповідальна стадія процесу розробки управлінського рішення, в основі якої лежать аналіз стану керованої системи, виявлення тенденцій її розвитку і бажаного стану в майбутньому. Намічену ціль порівнюють і погоджують з цілями розвитку інших об'єктів управління, які реалізуються різними суб'єктами управління у вертикальному і горизонтальному плані. При цьому встановлюють, наскільки дана ціль відповідає досягненню цілей вищого порядку. На цій стадії доцільно розробити «дерево цілей», що дасть змогу виробити струнку схему послідовного здійснення заходів у конкретній ситуації.

Для оцінювання ситуації і підготовки рішення орган управління має бути забезпечений повною і своєчасною інформацією. Зміст процесу управління полягає у перетворенні інформації зворотного зв'язку на інформацію управлінських рішень. Для прийняття рішення потрібна наукова (ноу-хау), нормативна, інструктивна, правова, статистична, планова та інша інформація, яка має:

Аналіз (процесу).
Прогноз (процесу).
Виявлення проблемної ситуації Формування цілей.
Пошук та формування альтернативних рішень.
Постановка завдання.
Погодження і затвердження рішення.
Вибір рішення.
Формування та коригування плану реалізації рішення.
Облік, контроль та аналіз реалізації рішення.
Координація виконання рішення.

Підготовка та прийняття рішень у державному управлінні повинна відповідати вимогам актуальності, достовірності, достатності, доступності та автентичності.

Джерелами інформації для прийняття управлінських рішень можуть бути:

а) норми законодавчих та інших актів;

б) звернення громадян до державних органів щодо реалізації своїх законних інтересів і суб'єктивних прав;

в) обов'язкові вказівки вищих за організаційно-правовим статусом органів державної влади, які підлягають виконанню нижчими за цим статусом органами і забезпечують реальність державного управління;

г) факти, відносини, виявлені у процесі контролю, які відображають стан керованих об'єктів;

д) проблемні, конфліктні, екстремальні та інші складні ситуації, що потребують оперативного і активного втручання державних органів;

е) опитування експертів тощо.

Про підготовку рішення говориться тільки в тому випадку, якщо для досягнення цілі продумано різноманітні варіанти, є різні шляхи і засоби, між якими можна зробити вибір. Альтернативи потрібно визначати з урахуванням конкретного місця (рівня управління) і часу (тривалості періоду реалізації рішення). Виявлення і вироблення повної сукупності альтернатив, які містять всі допустимі варіанти дій для досягнення поставленої цілі, належать до найбільш складних проблем державного управління [59].

Використання об'єктивних критеріїв оцінювання варіантів рішення дає змогу порівняти варіанти і вибрати найкращий. При підготовці рішень у державному управлінні принципово важливо висунути і застосувати по можливості не суперечливі критерії внутрішньої (з погляду даної організації, органу) і кінцевої (суспільної, економічної тощо) доцільності тих чи інших дій керованої системи. Тому значна увага на даному етапі має бути приділена узгодженню державних і відомчих інтересів. В принципі, ефективність внутрішнього функціонування керованого об'єкта має «працювати» на ефективність суспільної життєдіяльності. Саме ті параметри, які збігаються, мають братися за критерії управлінських рішень.

Вибір критеріїв управлінських рішень у державному управлінні має здійснюватись виходячи з того, як кінцевий результат управлінського рішення вписується в запит суспільства і задовольняє суспільний розвиток, Це вимагає при порівнянні альтернатив управлінських рішень використовувати комплекс економічних, соціальних, політичних, організаційних критеріїв. За основу необхідно взяти критерії загальної соціальної та спеціальної соціальної ефективності державного управління [90].

Системний підхід до підготовки і реалізації управлінських рішень вимагає не тільки структуризації цього етапу процесу управління, типізації відповідних робіт і операцій, умов їх здійснення, а й комплексного його забезпечення стосовно змісту. Основними складовими такого комплексу є: правове, інформаційне і документальне, організаційне, технічне, психологічне, консультативно-дорадче забезпечення. Правове забезпечення передбачає всебічне використання засобів і форм юридичного впливу на суб'єкт і об'єкт управління з метою забезпечення високої якості підготовки і реалізації управлінського рішення. Підготовка та прийняття рішень у процесі вироблення і реалізації рішення включає підготовку пропозиції про зміну чинних чи застарілих і фактично таких, що втратили силу нормативних актів, які стримують якісне вирішення проблеми; укладання необхідних угод з різними організаціями, які залучаються до розробки і реалізації рішень; документальне оформлення результатів реалізації рішень[79].

Содержание