16. Инструментальные средства управления проектами - мs Рrojket 2000. Ресурсы, типы ресурсов. Ввод таблицы ресурсов. Назначение ресурсов.

Планированием текущей деятельности и составлением планов на будущее специалисту, работающему в сфере бизнеса, приходится заниматься регулярно. Традиционно для этого применялись и применяются до сих пор некомпьютерные средства — записные книжки, еженедельники. Для планирования индивидуальной работы существует большое количество компьютерных программ, например Lotus Organizer, Microsoft Scheduler, Microsoft Outlook.

Сложность проблемы возрастает в геометрической прогрессии, когда необходимо составить общий план работы для коллектива или партнеров по бизнесу. Программы планирования этого типа менее распространены. Нередко они являются составной частью больших пакетов (таких как Scala или R6000), комплексной автоматизации учета, рассчитанных на масштаб предприятия. Для этих же целей предназначена и программа Microsoft Project.

Если вы руководите людьми и одновременно решаете множество задач, то Microsoft Project сможет существенно облегчить вам работу. Программа поможет вам:

• составить план работ по одному или по нескольким проектам для группы сотрудников или отдела;

• учесть возможности сотрудников, оборудования и партнеров и распределить ресурсы оптимальным образом;

• вести оперативный контроль выполнения работ;

• анализировать проекты сразу после составления плана, по мере выполнения с целью координирования действий и принятия решений для выправления ситуации.

Создание общего пула ресурсов

сли для нескольких проектов используются одни и те же ресурсы, то необходимо создать общий пул ресурсов. Таким пулом может стать обычный проект, в котором введены только ресурсы. Microsoft Project 2000 дает возможность обновлять пул ресурсов из других проектов.

Общий пул ресурсов позволяет:

• распределять ресурсы между несколькими проектами;

• просматривать информацию о ресурсах без необходимости открывать каждый проект по отдельности;

• быстро находить и выравнивать ресурсы, если они перегружены в одном или более проектах;

• обновлять информацию о ресурсах одновременно для всех проектов;

• печатать информативные отчеты о ресурсах и их использовании по всем проектам и по каждому в отдельности.

Операцию формирования пула ресурсов можно выполнять как до объединения проектов в мультипроект, так и после этого. Различие между этими двумя вариантами заключается в том, что в первом случае следует предварительно открыть файлы проектов, ресурсы которых необходимо объединить, а во втором достаточно только открыть мультипроект.

Для создания пула ресурсов удобно создать новой файл. Если необходимо перенести в пул ресурсы из другого проекта, то следует выбрать команду Tools|Resources|Share Resources. 

Если перенос ресурсов выполнять не нужно — ввести список ресурсов в таблицу Resource Sheet.

Для использования пула ресурсов следует открыть проект, которому надо назначить ресурсы из пула и выбрать команду Tools|Resources|Share Resources. Если в проекте и в пуле имеются ресурсы с одинаковыми именами, а некоторые их характеристики, например оплата, различны, то можно указать, какие данные обладают преимуществом.

Если файл имеет связь с пулом ресурсов, то каждый раз при открытии проекта появляется диалоговое окно, предлагающее один из двух режимов открытия файла.

В первом режиме — Open resource pool to see assignments across all sharer files (Открыть пул ресурсов для просмотра назначений во всех подключенных файлах проекта) открывается проект и пул ресурсов в режиме Read only. В представлении Resource Usage можно просмотреть назначение ресурсов на все задачи во всех проектах. Все изменения для ресурсов, сделанные в пуле ресурсов или в Resource Sheet проекта, не будут сохранены. 

Во втором режиме — Do not open other files (Не открывать подключенные файлы) открывается только файл проекта, а пул ресурсов не открывается.

Команда Tools|Resources|Refresh Resources позволяет обновить копию используемого в файле проекта общего пула ресурсов.