Теоретический материал

Lotus Notes - программный продукт Lotus Development Corporation, который является стандартом в области группового программного обеспечения. В этом качестве Notes обеспечивает все средства, необходимые для совместной работы групп людей, объединенных общими деловыми процессами:

• средства коммуникации в виде передовой технологии электронной почты;

• средства совместной работы с данными в виде территориально распределенных, документоориентированных. баз данных (БД) коллек­тивного доступа;

• средства координирования работы, позволяющие маршрутизировать документы и отслеживать статус деловых процессов

Lotus Notes есть идеальная технология для автоматизации задач делопроизводства и документооборота.

Lotus Notes - это база данных документов: ее основным элементом является отдельный документ. Структура документа Notes обычно определяется формой (form), содержащей в себе ряд полей. Например, документ, касающийся политики и процедурных вопросов, может включать в себя такие поля, как дата, название политики, ее краткий обзор, а также полный текст с ее описанием; документ, относящийся к обслуживанию клиентов, может содержать в себе дату, имя клиента, идентификационный номер клиента, имя оператора, текстовое поле для описания запроса клиента, а также поле статуса запроса.

В Notes пользователи просматривают виды (views). Когда Notes открывает пользователю вид, то названия полей выводятся как заголовки столбцов данных. Если, например, пользователь желает просмотреть документы по дате, то Notes, отсортировав их по значениям в этом поле, открывает вид, самый левый столбец которого содержит дату, а прочая информация из полей (номер клиента, название политики, и т. п.) выводится в столбцах справа от основного. Виды в Notes отличаются гибкостью и используют схематичную метафору, основанную на «раскрытии и скрытии». Например, если основной документ имеет множество субдокументов, то пользователь может на свой выбор просмотреть либо основной документ, либо основной документ и все документы следующего уровня, либо все уровни документов, относящиеся к первому основному документу.Основным элементом базы данных Notes является сам документ, который может иметь как структурированный, так и неструктурированный формат, поэтому Notes может хранить и обрабатывать такие массивы данных, обработка которых с трудом поддается реляционным и прочим системам баз данных.

1. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОЧЕГО ПРОСТРАНСТВА NOTES

После запуска Lotus Notes на экране появляется главное окно Notes, содержащее окно рабочей области (рис. 1). В заголовке главного окна 1 всегда присутствуют слова "Lotus Notes" и название окна, активного в данный момент времени. Главное окно Notes является родительским для всех остальных окон. Оно содержит следующие элементы: главное меню, панель инструментов, дублирующая основные опции главного меню; окно рабочей области, включающее рабочие листы, со значками БД; строка состояния Notes.