40.Электронный документооборот.

Основные понятия электронного документооборота:

Документооборот — комплекс работ с документами: прием, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное использование документации, справочная работа.

Электронный документооборот (ЭДО) — единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».

Машиночитаемый документ — документ, пригодный для автоматического считывания содержащейся в нём информации, записанный на магнитных и оптических и других носителях информации.

Электронный документ (ЭД) — документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, подписанный электронной цифровой подписью (ЭЦП) и сохранённый на машинном носителе в виде файла соответствующего формата.

Электронная цифровая подпись (ЭЦП) — аналог собственноручной подписи, являющийся средством защиты информации, обеспечивающим возможность контроля целостности и подтверждения подлинности электронных документов.

Основные принципы электронного документооборота:

* Однократная регистрация документа

* Возможность параллельного выполнения различных операций с целью сокращения времени движения документов и повышения оперативности их исполнения

* Непрерывность движения документа

* Единая база документной информации для централизованного хранения документов и исключения возможности дублирования документов

* Эффективно организованная система поиска документа

* Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота

Система электронного документооборота (СЭД) P.S. — типовое решение, предназначенное для автоматизации документооборота и делопроизводства, как в государственных, так и негосударственных предприятиях любых размеров, форм собственности и рода деятельности. Система позволяет атоматизировать традиционное делопроизводство, организовать электронный архив документов, упорядочить процессы работы с входящей/исходящей корреспонденцией, поддерживать внутреннюю документацию на предприятии, работать с обращениями граждан и решать другие задачи. Система может быть легко перенастроена для учета специфики работы каждого конкретного предприятия.

Программный комплекс P.S. обладает следующими достоинствами:

* архитектура программного комплекса позволяет гибко адаптировать его к изменениям в существующей системе документооборота организации

* функциональные возможности программного комплекса являются достаточными для реализации современных распределенных задач документооборота

* наличие развитых интерфейсов позволяет интегрировать систему документооборота P.S. с существующими информационными системами организации

Цели внедрения СЕД P.S.:

* улучшение исполнительской дисциплины

* улучшение контроля над постановкой и исполнением задач

* уменьшение времени поиска документов

* ускорение подготовки и исполнения документов

* минимизация потери документов

* дополнительная защита информации

Использование СЭД P.S. обеспечивает следующие конкурентные преимущества:

* совершенствование управленческих и бизнес- процесов

* документальная поддержка работы с клиентами и деловыми партнёрами

* уменьшение потерь документов

* управление делопроизводством и документооборотом

* связь электронного и бумажного архивов

* экономия времени на обработку документов

* улучшение исполнительской дисциплины

41. Информационные системы как средство автоматизации бизнес – процессов. Cals-технологии. Системы класса MRP – CSRP.

Любая информационная система призвана обеспечить ИТ-поддержку какой-либо совокупности функций бизнес-процесса и в этом смысле может считаться системой его автоматизации. Например, ERP-система осуществляет ИТ-поддержку процесса выпуска изделий, а CRM-система в итоге управляет процессом продаж. Однако имеется отдельный класс приложений, само название которых указывает на то, что они предназначены для автоматизации бизнес-процессов. К ним можно отнести workflow-системы, системы моделирования бизнес-процессов и собственно системы BPM (Business Process Management), которые, как видно из названия, напрямую призваны автоматизировать разнообразные бизнес-процессы.

Постановка задачи

Задачи, для которых в первую очередь стоит использовать системы управления бизнес-процессами, имеют ярко выраженную специфику и предъявляют особые требования к подобному ПО. Система автоматизации бизнес-процессов должна охватывать большое число процессов, причем удельный вес каждого из них в структуре информационной системы предприятия невелик. Не имеет смысла применять ее для автоматизации одного-двух процессов, так как выгоды от ее использования не компенсируют стоимость внедрения базовой инфраструктуры. Стоимость внедрения автоматизации отдельного процесса должна быть невысока, и процесс автоматизации должен реализоваться без привлечения высокооплачиваемых специалистов. Система автоматизации бизнес-процессов становится единственным адекватным инструментом, когда автоматизируемые процессы часто изменяются, пусть и незначительно. Реальные бизнес-процессы зависят от таких подвижных характеристик компании, как ее организационная структура, номенклатура выпуска изделий и т.п. и требуют периодической модификации. Недостаточная гибкость их ИТ-поддержки потребует неадекватных усилий для сохранения ее актуальности.

Применение системы автоматизации бизнес-процессов необходимо, когда оно может активно влиять на деятельность сотрудников, ответственных за этапы бизнес-процессов. Как правило, процессы, обеспечиваемые с помощью системы автоматизации, находятся на стыке бумажных и компьютерных технологий и в них присутствуют большие объемы неструктурированных данных и документов. В особенности это относится к автоматизации процедур менеджмента качества и взаимодействия с внешними орга-низациями. Необходимы подобные систем и тогда, когда требуется интеграция функций обработки документов с функциями уже имеющихся в организации приложений.

CALS-технологии (англ. Continuous Acquisition and Life cycle Support — непрерывная информационная поддержка поставок и жизненного цикла) — современный подход к проектированию и производству высокотехнологичной и наукоёмкой продукции, заключающийся в использовании компьютерной техники и современных информационных технологий на всех стадиях жизненного цикла изделия. За счет непрерывной информационной поддержки обеспечиваются единообразные способы управления процессами и взаимодействия всех участников этого цикла: заказчиков продукции, поставщиков/производителей продукции, эксплуатационного и ремонтного персонала. Информационная поддержка реализуется в соответствии с требованиями системы международных стандартов, регламентирующих правила указанного взаимодействия преимущественно посредством электронного обмена данными.

Применение CALS-технологий позволяет существенно сократить объёмы проектных работ, так как описания многих составных частей оборудования, машин и систем, проектировавшихся ранее, хранятся в унифицированных форматах данных сетевых серверов, доступных любому пользователю технологий CALS.

Концепция MRP (Material Requirements Planning) На первом этапе развития стандарта велась работа над отслеживанием потребности в готовой продукции, в результате чего, с учетом наличного складского запаса, формировалась календарная программа потребности в комплектующих изделиях, сырье и материалах, деталях и сборочных единицах. Эта задача была решена в компьютерном варианте в начале 60-х гг. и получила название MRP (Material Requirements Planning) - планирование потребности в материалах. Термин был введен в употребление Орлицки. Следует отметить, что подобная техника решения проблемы использовалась на нескольких предприятиях в Европе еще до начала Второй мировой войны, но в ручном варианте. Орлицки же первым осознал потенциал применения вычислительной техники для решения задачи управления производственными запасами. Ранние компьютерные приложения MRP были построены на основе процессора спецификаций BOMP (Bill of Material Processor), преобразовавшего дискретный план производства родительских номенклатурных позиций в дискретный план производства и закупки номенклатурных позиций-компонентов.

MRP формирует два массива сообщений: плановые заказы и рекомендации.

Плановые заказы предлагают размер заказа, дату запуска и дату выполнения заказа как результат работы MRP в том случае, когда MRP встречается с наличием нетто-потребности. Плановые заказы, как отмечает APICS, создаются компьютерной системой, существуют только в компьютерной системе и могут быть изменены или удалены компьютерной системой при последующем запуске MRP при изменении исходных данных.

Рекомендации - это результат работы системы, определяющий тип действий, необходимых для устранения текущих или потенциальных проблем. Примерами рекомендаций в системе MRP могут служить запустить заказ, перепланировать заказ, отменить заказ. Рекомендации придают MRP характер системы поддержки принятия решений, хотя и в весьма ограниченном объеме, ибо MRP не предлагает полномасштабных сценариев развития событий при тех или иных вариантах решений.

Необходимо отметить, что MRP работает исходя из следующих посылок:

1)все операции осуществляются в границах одной производственной площадки, т. е. не поддерживается территориально распределенная структура предприятий;

2)производственные ресурсы не ограничены, поэтому MRP не заботится об их достаточности для выполнения сформированного плана.

MRP является решением многих проблем, ибо дает возможность сформировать интегрированные системы налаживания коммуникаций внутри компании и поддержки принятия решений. Тем самым MRP помогает руководящим работникам находить наиболее эффективные способы управления бизнесом в целом. Для успешного внедрения программ MRP необходимы понимание со стороны менеджмента и тотальное обучение персонала.

Концепция GSRP (Customer synchronized resource planning)

Последняя (по сроку разработки) из концепций управления производственными ресурсами - CSRP (Customer synchronized resource planning) - планирование ресурсов, синхронизированное с потребителем, была предложена компанией SYMIX. Сущность данной концепции состоит в том, что при планировании и управлении компанией можно и нужно учитывать не только основные производственные и материальные ресурсы предприятия, но и все те ресурсы, которые обычно рассматриваются как «вспомогательные» или «накладные». Это все ресурсы, потребляемые во время маркетинговой и «текущей» работы с клиентом, послепродажного обслуживания проданных товаров, перевалочных и обслуживающих операций, а также внутрицеховых ресурсов, то есть элементы всего жизненного цикла товара.

Действительно, чтобы правильно управлять стоимостью товара, чтобы понимать, сколько стоит продвижение, производство и обслуживание товара данного типа, нужно учитывать все элементы его функционального жизненного цикла. Обратите внимание, что затраты на сервис, логистику и на маркетинг очень часто рассматриваются как накладные расходы. Реализация концепции CSRP на конкретном предприятии позволяет управлять заказами клиентов и в целом, всей работой с ними на порядок «тоньше», чем это было с применением ранее рассмотренных методологий.