Современное делопроизводство: цели, задачи и основные принципы

Информационные связи предприятия могут осуществляться различными средствами, как устными, так и письменными.

К средствам письменной (документированной) связи относятся:

• деловые письма, соглашения, договоры;

• доклады, отчеты;

• телеграммы, телефонограммы, телетексты, факсы, и т.п.

Устная связь осуществляется при помощи:

• устных переговоров, совещаний;

• телефонных переговоров (внутренних, городских, междугородних, международных);

• громкоговорящей связи, переговорных устройств и т. п.

Большая часть информации, используемой для управления, фиксируется в различных документах. Составной частью управления любой организационной системы является делопроизводство.

Термин «делопроизводство» появился во второй половине 18 век. Первоначальное значение этого термина не соответствовало современному пониманию. Слово «дело» на Руси обозначало не только папку с документами, но и решаемый вопрос. Делопроизводство (производство дела) определяло процесс решения дела.

В настоящее время значение этого термина изменилось. Делопроизводство теперь означает организацию информационного сопровождения дел, то есть ведение документации. Новое значение термина определяет главную цель делопроизводства - информационное обеспечение управления. Поэтому синонимом делопроизводства считается словосочетание «документационное обеспечение управления» (ДОУ).

Делопроизводство-деятельность, охватывающая процесс создания документов и организацию работы с ними.

Основные задачи делопроизводства вытекают из главной цели. К ним следует отнести:

• создание документов, то есть фиксация их на каком-либо носителе;

• передача документов для их последующего исполнения или принятия по ним решений;

• регистрация документов для осуществления контроля над их исполнением;

• систематизация и хранение документов, быстрый поиск документов по мере надобности.

Развитие техники и новых информационных технологий позволяет реорганизовывать процесс управления. Современное делопроизводство характеризуется внедрением в процесс работы с документами компьютерной, организационной техники (многофункциональных телефонов, модемов, факсов) и сетевых технологий.

Рассмотрим программное обеспечение компьютеров, используемое для решения основных задач делопроизводства на современном этапе.

• Для создания документов используются текстовые редакторы. Эта среда даёт возможность оперативного редактирования документов, использования готовых форм (шаблонов) при составлении основных видов документов, оформления их с использованием фирменного стиля предприятия, возможность многократного тиражирования созданных документов и многое другое. Специальные программы-переводчики позволяют быстро и грамотно перевести документ на любой язык, если предприятие имеет международные контакты. Табличные процессоры позволяют включить в документы (отчеты, записки) фрагменты расчетов, различные диаграммы.

• Для регистрации документов и для контроля их исполнения используются программы по автоматизации управления и организации труда секретарей. Они позволяют регистрировать внутренние и внешние документы, ставить их на контроль, вести ежедневники, еженедельники с перечнем работ, не терпящих отлагательства. Подобные программы своевременно предупредят исполнителя и проверяющего о наступлении срока исполнения.

• Для хранения и систематизации документации используются системы управления базами данных. С помощью подобных программ можно не только создавать электронные картотеки, но и осуществлять быстрый поиск необходимых документов, уничтожение устаревших и введение новых. Огромно количество типовых форм для картотек дает широкие возможности выбора.

Многие прикладные программы для создания и оформления текстовых документов предоставляют возможность проверки орфографии, что является еще одним существенным преимуществом использования компьютера в делопроизводстве.

Наше время характеризуется достижениями науки, быстрым ростом производства. Это требует изменений в сфере управления. Чтобы повысить эффективность и качество управления, следует совершенствовать делопроизводство. В связи с этим основными принципами организации современного делопроизводства становятся:

• оперативность в составлении документа;

• высокое качество документов;

• оптимальность документооборота (целесообразность документов, недопустимость их многократного дублирования и волокиты при прохождении и т. п.);

• безбумажные технологии обмена информацией, где это возможно.

Успешной реализации этих принципов в управлении способствуют следующие организационные меры:

• оптимизация распределение обязанностей между управляющим персоналом;

• оснащение рабочих мест секретарей, работников архивов, канцелярий компьютерами и современной оргтехникой;

• организация компьютерных сетей и внедрение сетевых технологий;

применение специализированного программного обеспечения, учитывающего специфику конкретных отраслей, для организации работы с документами.