Тема 2. Організація і техніка аналізу діяльності бюджетних установ

План вивчення теми

1. Зв'язок економічного аналізу з іншими науками та дис­циплінами.

2. Організація проведення аналізу господарської діяльності.

3. Методи та прийоми здійснення фінансового аналізу бюджетних установ.

Методичні рекомендації до самостійної роботи

Розглядаючи перше питання слід розуміти, що економічний аналіз тісно пов'язаний з багатьма еко­номічними та неекономічним дисциплінами: політичною еконо­мією, бухгалтерським обліком, аудитом, статистикою, плануван­ням, галузевими економіками, маркетингом, організацією вироб­ництва та управління, фінансування і кредитування підприємств, економіко-математичними методами.

В основу аналізу покладено діалектичний метод дослідження, який створює необхідний простір для абстрактно-логічних вис­новків. Основні принципи діалектики (рух, розвиток, саморозви­ток, взаємозумовленість, взаємозалежність, причинно-наслідкова підпорядкованість, необхідність, випадковість, перехід кількості в якість) є базовими в економічному аналізі.

Аналіз як метод пізнання реальної дійсності безпосередньо пов'язаний із мисленням, усвідомленим активним сприйняттям людиною реальної дійсності, що також передбачає використання синтезу та інших категорій і законів діалектики.

Економічний аналіз базується на політичній економії, яка роз­криває економічні закони розвитку суспільства, допомагає оціни­ти тенденції розвитку господарської діяльності.

Політична економія — загальнометодологічна наука, яка роз­криває основи суспільного виробництва, розподілу, обміну, спо­живання матеріальних благ, закони функціонування і розвитку виробництва за конкретних умов господарювання. Ці закони — специфічні, загальні, особливі — визначають економічні процеси господарювання в будь-якому суспільстві, виражаючи типові, стійкі причинно-наслідкові зв'язки та залежності.

Базис, яким є політична економія, озброює аналітиків відповід­ною системою економічних показників і понять, таких як ціна, прибуток, собівартість тощо.

Численні аналітичні дослідження нагромаджують статистичні дані про прояв різних економічних законів.

Найтісніші зв'язки існують між економічним аналізом і бухгалтерським обліком.

Значення бухгалтерського обліку для економічного аналізу випливає з його головної функції: відображати всі ресурси підприємств, господарські засоби, а також їхній рух, зміну, використання в процесі здійснення господарських операцій. Обсяг інформації, що отримується для економічного аналізу через систему бухгалтерського обліку, перевищує 70 %.

Зв'язок економічного аналізу зі статистикою виявляється у застосуванні методології визначення багатьох показників, певних статистичних прийомів і статистичної інформації для аналітичних розрахунків.

Економічний аналіз використовує середні та відносні величини, показники динамічного ряду, теоретичні основи яких розробляє статистика.

Зв'язок фінансових і кредитних дисциплін з економічним аналізом виявляється в застосуванні методичних положень аналізу для вивчення фінансових можливостей, способів зміцнення фінансових позицій, обґрунтування сум кредитів.

Бухгалтерський облік, аудит, економічний аналіз перебувають у безперервному розвитку, є взаємозв'язаними в загальній інформації системи управління підприємством.

Економічний аналіз є важливою частиною науково обґрунтованого планування, регулювання та управління.

Планування є економічною наукою зі своїм специфічним предметом і методом.

На стадії виконання плану аналіз забезпечує визначення рівня цього виконання в кожний конкретний момент, виявлення вад і причин їх виникнення.

Отже, економічний аналіз можна назвати синтезованою наукою, яка сформувалася внаслідок інтеграції багатьох наук і об'єднала окремі їх елементи. У свою чергу, результати аналізу використову­ються іншими науками. Всі ці зв'язки є багатоплановими, реальни­ми, об'єктивними і сприяють розвитку діяльності установ, їхніх під­розділів.

При вивченні другого питання необхідно звернути увагу на те, що у системі управління економічним і соціальним розви­тком країни на всіх рівнях суспільного виробництва важливе зна­чення має економічний аналіз. Організаційна структура суспіль­ного виробництва, відносна розрізненість і самостійність основ­них господарських ланок — установ (малих, середніх, великих) у межах системи більш високого рівня зумовили виділення з еко­номічного аналізу (у широкому розумінні) аналізу господарської діяльності.

Під аналізом господарської діяльності розуміють комплексне вивчення роботи міністерств, відомств, підприємств, установ, ор­ганізацій та їх структурних підрозділів з метою об'єктивного оці­нювання результатів їхньої діяльності та виявлення можливостей подальшого підвищення ефективності господарювання. Досягнуті результати оцінюються відповідно до вимог об'єктивних економіч­них законів розвитку суспільства, а також господарських і полі­тичних завдань, поставлених перед аналізованим об'єктом. Такий аналіз проводять статистичні органи та відділи мініс­терств і відомств.

Кредитні, фінансові та інші організації аналізують ті питання, які їх цікавлять. Предметом постійної уваги є платоспромож­ність, кредитоспроможність, ліквідність, своєчасність повернен­ня кредитів та ін.

Організація проведення економічного аналізу в установі пе­редбачає повне охоплення аналітичною роботою всіх її служб і дільниць. Вона починається з розподілу обов'язків між структур­ними підрозділами та спеціалістами: враховується кількість і те­риторіальна цілісність структурних підрозділів і систем управ­ління, структура виробництва, структура та технічна оснащеність управлінського апарату, організація планування та обліку тощо.

Відповідальність за організацію аналітичної роботи поклада­ється на служби головного економіста та головного бухгалтера установи. Ці служби є ініціаторами аналітичної роботи.

Керівник установи контролює проведення аналітичної роботи. Об'єктом такого контролю слугує цифровий матеріал, висновки та пропозиції, напрацьовані в результаті аналітичної роботи: уза­гальнюються результати аналізу, відпрацьовуються заходи щодо поліпшення стану економічної роботи та впровадження виявле­них резервів у виробництво.

Організація аналітичної роботи в установі має п'ять етапів і включає розроблення загальних планів і планів (програм) конк­ретних аналітичних робіт, встановлення порядку проведення ана­лізу, матеріальне, методичне і наукове забезпечення, загальне керівництво, визначення прийомів виконання аналітичних робіт, їх оформлення та контроль за впровадженням у процес створення послуг.

Перший етап аналізу передбачає: розроблення плану та програми аналізу; вибір і визначення загального стану об'єкта аналізу; перевірку джерел інформації, вивчення матеріалів попередніх обстежень і перевірок; формулювання мети аналізу та напрямів використання його результатів; розподіл роботи між аналітика­ми; визначення форм аналітичних таблиць, графіків і схем тощо.

Загальний план аналітичної роботи складається на рік. Його структура включає:

• розділи господарської діяльності;

• об'єкти, що вивчатимуться;

• періодичність і терміни проведення аналізу;

• коло виконавців та осіб, відповідальних за певні розділи аналізу;

• джерела інформації і способи поповнення недостатньої інформації.

Обсяг аналітичної роботи, терміни її проведення, склад виконавців визначають виходячи із завдань аналізу.

Плани конкретних робіт складаються відповідно до загально­го плану аналітичної роботи і передбачають:

• об'єкти та етапи аналізу;

• терміни виконання робіт;

• конкретизовані завдання;

• відповідальних технічних виконавців.

Програма аналізу містить:

• розгорнутий та деталізований перелік питань, які передба­чено вивчити;

• послідовність проведення аналізу;

• методику аналізу окремих факторів;

• комплект форм, схем, аналітичних таблиць і графіків, обо­в'язковий до опрацювання під час аналізу.

Якісно розроблена програма аналізу — запорука повноти та якості проведення аналітичного дослідження.

Визначаючи зміст аналітичної роботи та терміни її проведен­ня, необхідно зважати на наявність готового матеріалу для аналі­зу, трудомісткість збирання та опрацювання додаткової інформа­ції, а також на час, потрібний для виконання окремих робіт за етапами.

На всіх стадіях господарської діяльності установи виконання завдань економічного аналізу вимагає охоплення аналітичною роботою всіх служб і підрозділів, а отже, розподілу обов'язків і відповідальності між структурними підрозділами та окремими спеціалістами (виконавцями). При цьому мають бути враховані кількість, територіальна цілісність структурних підрозділів і сис­тем управління; структура установи, структура і технічна оснащеність управлінського апарату; організація планування та обліку.

Другий етап аналізу включає:

• збирання та оброблення матеріалів згідно із планом і програмою;

• визначення достовірності та повноти звітних даних;

• встановлення наявності підписів відповідальних осіб.

На цьому етапі здійснюється спрощення цифрового матеріалу (округлення цифр, заміна абсолютних величин на відносні), а та­кож арифметичне, логічне і балансове зведення показників.

Третій етап аналізу передбачає визначення загальних відхи­лень фактичних величин показників виконання планових завдань від базових. Основними завданнями цього етапу є:

• визначення повноти і достовірності звітних даних, арифметичне, логічне та балансове зведення показників;

• визначення відхилень величини показників від базових, відхилень від плану, групування показників;

• виявлення взаємодіючих факторів й обчислення їх впливу на зміну величини показників;

• виявлення втрат і невикористаних можливостей (перспективних резервів підвищення ефективності діяльності установи).

Четвертий етап аналізу полягає у проведенні підсумкового оцінювання діяльності підприємства. На цьому етапі розробля­ють висновки та пропозиції щодо прийняття оптимальних рішень за результатами аналізу.

Висновки та пропозиції залежать від мети і завдань аналізу. Їх оформляють у вигляді пояснювальної записки до звіту чи доповід­ної записки на ім'я керівника підприємства або особи, за дору­ченням якої проводився аналіз.

П'ятий етап аналізу включає відпрацювання організаційно-технічних заходів щодо усунення недоліків, підвищення ефектив­ності використання виявлених резервів, упровадження нових тех­нологій, підготовки розпорядчих актів, призначення осіб, відпо­відальних за виконання прийнятих рішень.

Під час аналітичної роботи окремі складові названих етапів можуть повторюватися. Зокрема така ситуація можлива, коли на якомусь з етапів дослідження виникає потреба у розширенні факторного поля аналізу, а для цього необхідно провести додаткову роботу.

Варто наголосити, що часові межі етапів є умовними і відзначаються своєю рухливістю. Так, за рахунок інтенсифікації робіт на одному з етапів відбувається його скорочення, а отже, вивільнюється час для наступного етапу.

Головна мета прийнятої регламентації — забезпечення дієвого поточного контролю за дотриманням термінів виконання етапів аналітичної роботи.

При вивченні третього питання слід знати, що термін «метод» (гр. methodos — шлях дослідження або пізнання) означає спосіб організації практичного або теоретичного освоєння дійсності, зумовлений закономірностями об'єкта, що розглядається.

Всеохоплюючим методом вивчення законів природи і суспіль­ства є діалектичний метод пізнання процесів.

Діалектичний метод пізнання законів природи та суспільст­ва слугує теоретичною і методологічною основою всіх наукових методів, у тому числі й економічного аналізу.

Метод економічного аналізу — це науково обґрунтована сис­тема прийомів і способів комплексного, взаємопов'язаного та безперервного дослідження динамічного розвитку виробничих відносин у нерозривній єдності з продуктивними силами госпо­дарської діяльності бюджетних установ, розкриття факторів, тен­денцій і закономірностей цього розвитку, обґрунтування і прийн­яття оптимальних управлінських рішень, виявлення і мобілізації внутрішньогосподарських резервів.

Метод економічного аналізу базується на дедукції та індукції.

Дедукція (від лат. deductio — виведення) — це логічне висновування від загального до часткового, від загальних суджень до часткових або інших загальних висновків.

Індукція (від лат. inductio — збудження, наведення) — це логіч­не висновування від часткових, поодиноких випадків до загального висновку, від окремих фактів до узагальнення.

Метод економічною аналізу спрямований на:

• розчленування предметів і явищ на частини;

• вивчення і виявлення внутрішніх зв'язків;

• узагальнення і підбиття підсумків господарської діяльності.

В основі методу економічного аналізу лежить система спосо­бів і прийомів аналізу господарської діяльності як єдиного цілого та формалізованого опису результатів аналізу у вигляді системи показників.