9. Базовые формы работы pr-служб с внешними контактными аудиториями фирмы.

Именно имиджем, паблисити и промоушн занимается PR-служба каждой компании.

PR-служба – это всегда лицо компании, именно она создает верное восприятие своего руководителя и его «дела» клиентами, партнерами и конкурентами, она же управляет всеми информационными потоками, так или иначе затрагивающими деятельность организации, решает в этой связи различные сложные вопросы. Поэтому PR-служба всегда должна быть правой рукой директора, иметь те же взгляды на рыночное окружение.

Многие директора компаний, по непонятным причинам, сводят всю деятельность PR-специалистов к подготовке пресс-релизов, а также различных статей и информационных сообщений для размещения в СМИ. Но хороший стиль и манера изложения – не главное для PR-щика. Самое главное для него – четко и ясно представлять политику управления компанией, ее цели, ее миссию. А уже на основе полученных представлений создавать определенную стратегию и план по ее реализации. PR-специалист должен знать до мельчайших подробностей всю политику управления компанией, чтобы в нужный момент уметь правильно направить информационные потоки и защитить организацию от удара. Поэтому, чтобы PR-служба всегда работала слаженно и эффективно, необходимо, чтобы она всегда понимала мысли руководителя, наперед знала, как он поступит в той или иной ситуации.

Конечно, нет идеальной PR-службы, но к идеалам стремиться необходимо. Поэтому и существуют определенные требования к ее деятельности.

В первую очередь PR-служба должна реализовывать определенную стратегию, разработанную согласно миссии компании, кроме того от каждого сотрудника службы требуется постоянное взаимодействие со всеми аудиториями. Суть данного требования состоит в том, что PR-служба всегда должна быть способна дать компетентный ответ на любой вопрос, касающийся работы организации или кого-либо из ее сотрудников, разрешить конфликтную ситуацию без весомых потерь, а также быстро проинформировать о происходящем руководителя.

PR-служба всегда должна реагировать на происходящее, здесь действует принцип «всегда есть что сказать». Особенно велико значение этого момента в случаях, когда компания переживает какой-либо сложный для ее деятельности период. Так, например, в 1988 году широкой огласке было придано отравление огромного числа людей напитком Coca-Cola. Подобная ситуация сложилась из-за неверных действий PR-службы организации. На первом этапе компания Coca-Cola не сочла нужным прокомментировать случившееся, а уже потом, через некоторое время, когда скандал набрал обороты, все департаменты вдруг выдали информацию, причем все комментарии отличались друг от друга. Такая неслаженность в работе вызвала еще большее недоверие общественности, поползли слухи о недобросовестности компании.

Чтобы подобного не случилось, PR-служба должна не только вовремя реагировать на происходящее, но также и вести постоянный контроль и управление всеми коммуникациями компании как внутри нее, так и во внешней, окружающей ее среде, при этом создавая определенный образ компании и ее руководства, соответствующий ее миссии.

PR-служба всегда – правая рука руководителя, т.к. она оценивает отношение к фирме партнеров, конкурентов и, конечно, клиентов, а также помогает изменять это отношение в лучшую сторону. Хорошая PR-служба всегда верно определит настроения внутри коллектива, поможет постоянно воздействовать на него в нужном направлении, управлять им. А т.к. PR-щик всегда отличный оратор, психолог, переговорщик, он также станет прекрасным консультантом и тренером руководителя и коллектива в целом, подготовит к сложной встрече, ответственному мероприятию, поможет написать речь.

Кроме этого, PR-служба обеспечит хорошие взаимоотношения с прессой, радио и телевидением, если это будет необходимо руководителю и организации в целом, В тяжелый для организации период, когда идет волна сокращений или складывается иная кризисная ситуация, хороший PR-специалист способен успокоить коллектив, т.к. он знает все настроения изнутри и всегда найдет «слабые места».

Стоит сказать, что, конечно, не каждая организация в состоянии иметь свою PR-службу, да и не каждой организации она жизненно необходима, ведь в сложной ситуации всегда можно прибегнуть к помощи внешних консультантов.

Конечно, во многих случаях это поможет сэкономить, но в то же время не стоит сомневаться, что сотрудник, зараженный «корпоративным микробом», всегда добивается большего (т.к. он привержен идее успеха своей организации, а не смотрит на происходящее со стороны). Иногда, правда, перед компанией могут вставать «заковыристые» задачи, которые выгоднее отдать «на сторону» узким специалистам, например, проведение различных единоразовых промоакций.

Поначалу сложно отдать приоритет PR-службе или агентству. Оба варианта имеют свои преимущества и недостатки, свои pro и contra, а потому выбирать следует, исходя из целей продвижения компании.

Менеджеры организаций бегут за помощью PR-агентств в тех случаях, когда необходимо провести особое мероприятие (например, митинг или пресс-конференцию), разработать стратегический план промоушена компании, сформировать комплексную, масштабную PR-программу и реализовать ее. Главное преимущество агентства здесь – обширные связи, а также отработанные навыки работы с компаниями-конкурентами и люди, этот неизменный человеческий фактор, несущий в себе знания и богатый опыт.

При этом не следует забывать, что внутренняя PR-служба также обладает многими важными преимуществами. Несомненно, что работа внутреннего PR-менеджера обходится дешевле, чем работа PR-агентства. Тем более каждый PR-менеджер компании, по-обыкновению, отлично знает специфику работы фирмы, а потому лучше понимает, что ей необходимо, болеет за общее дело и всегда чувствует свою причастность к происходящему. Внутренний менеджер постоянно включен в текущую деятельность своей компании, он постоянно «варится в общем котле», чего не может себе позволить внешний консультант от PR-агентства, пусть даже он проводит с клиентом большую часть своего рабочего времени.

Поэтому прибегать к услугам агентства стоит лишь тогда, когда отдел по связям с общественностью по каким-либо причинам не может решить текущие PR-задачи, либо когда компания не может или (по своим соображениям) не хочет брать в штат PR-менеджера. Но, обращаясь к агентству, всегда нужно иметь наготове тот подробный перечень задач, для выполнения которых необходимы его услуги.