Трафаретные документы

Применение компьютерных технологий значительно облегчает создание различных документов.

Как правило, в организациях создаются множество повторяющихся документов:

приказы о принятии на работу, об увольнении, о поощрении работников;

документы, связанные с профессиональной направленностью организации и т.п.

Такие документы являются типовыми для данной организации, поэтому для большей эффективности работы создаются специальные формы или шаблоны.

Некоторые документы являются общими для всех организаций, их формы разработаны и включены в специализированные офисные пакеты программ. Так большой популярностью пользуется программа <1С Бухгалтерия>,содержащая все основные формы бухгалтерских документов. Многие организации разрабатывают свои формы документов и успешно используют их в делопроизводстве, значительно уменьшая благодаря этому затраты времени на оформление каждого конкретного документа.

Шаблон - это особый тип документа, поставляющий основные средства для создания

законченного внешнего вида документа. Шаблоны могут включать в себя:

* текст или элементы форматирования для однотипных документов;

*стили;

*меню и назначенные клавиши;

*панели инструментов;

Форма - это заранее заготовленный шаблон или текст, содержащий постоянную информацию и пропуски для введения переменной информации. Формы могут сначала распечатываться, а затем заполнятся вручную на бумаге или же содержать строки для ввода данных прямо в электронный документ с его последующей распечаткой.

Наиболее эффективны трафаретные документы, то есть формы, содержащие специальные поля ( текстовое поле, поле даты и т.п. ) для ввода данных, а также стандартные фразы.

Поля трафаретного документа подсказывают составителю документа, куда и в какой последовательности надо вводить текст.

Использование трафаретных документов особенно удобно при подготовке документа на компьютере, так как в этом случае секретарю достаточно только загрузить соответствующую форму и заполнить или исправить её, не перепечатывая весь текст заново.

РЕГИОНАЛЬНЫЙ ЦЕНТР Заместителю директора

ПОВЫШЕНИЕ КЛАСИФИКАЦИИ по кадрам

РАБОТНИКОВ СФЕРЫ УПРАВЛЕНИЯ

<__>______________200_г. №______

О проведении методического совещания

Уважаемая(ый)_________________________!

00.00.0000 в 00.00 состоится методическое совещание начальников кадровой службы

Повестка дня :

1.

2.

3.

Проректор по учебной части Подпись И.О. Фамилия

Разработку шаблона или формы можно выполнять самостоятельно, а можно воспользоваться помощью одного из мастеров - вспомогательных программ, входящих в состав программных приложений. Мастер содержит алгоритм подготовки документа, имеющий достаточно разветвленную структуру. Работа с мастером состоит из шагов, предлагающих выбрать один из предложенных вариантов оформления документа (вид, тип); ввести в предложенное текстовое поле соответствующую информацию; дополнить шаблон своими данными. После завершения работы мастера полученный документ можно доработать.