9.4 Информационно-технологическая модель управления

Главное предназначение информационно-технологической модели управления (ИТМ) - описание технологии управления проектом, т.е. фиксация последовательности и взаимосвязи решения всего комплекса задач по управлению проектом.

ИТМ предполагает реализацию следующих этапов:

На первом этапе разрабатываются информационные таблицы, в которых отображается наименование задачи, решаемой в процессе управления; содержание информации, необходимой для решения задачи; источники информации; документ, получаемый в результате решения; исполнители задачи (документа); срок исполнения задачи; потребители данного документа.

Второй этап состоит в формировании ИТМ на базе информационных таблиц. При этом необходимо:

• отразить взаимосвязь задач в процессе принятия решений;

• обеспечить четкое распределение должностных обязанностей и ответственности (матрица РАЗУ);

• определить виды и формы документов, являющихся результатом решения задачи.

На третьем этапе формируется сводная модель управления проектом, являющаяся эффективным организационным инструментом для построения системы обеспечения целевых функций управления. Для построения данной модели необходимо:

• выделить целевые функции управления;

• определить обеспечивающие подсистемы;

• установить место каждой задачи (из информационных таблиц) в модели.

Для этого следует проверить соответствие задачи целевой функции управления обеспечивающей подсистеме и записать ее в соответствующий квадрат матричной модели (табл. 61).

Таблица 61 - Подсистемы, обеспечивающие реализацию целевых функций

В результате формируется сводная модель управления проектом, которая позволяет проанализировать выполнение всех целевых функций управления и построить классификатор работ по исполнителям (табл. 62). Он представляет собой практически должностную инструкцию исполнителя, по которой удобно работать специалисту и которая легко контролируется руководством.

Таблица 62 - Форма перечня задач, необходимых для выполнения целевых функций

Для составления классификатора следует совместить функциональную матрицу РАЗУ со сводной проектной моделью управления. В результате совмещения можно определить степень участия каждого должностного лица и структурного подразделения в решении каждой задачи, включенной в сводную проектную модель.

Резюме

Детальное планирование связано с разработкой детальных гра­фиков для оперативного управления на уровне ответственных исполнителей. Наличие и сопровождение детального графика работ является одним из главных требований для управления проектом. Команда проекта полностью отвечает за составление графиков работ, если работы не являются излишне комплексными.

Методы и средства разработки графиков могут отличаться, но все графики в обязательном порядке проходят утверждение у ру­ководителя проекта. Форма представления графика должна быть удобной и наглядной как для заказчика, так и для исполнителей. График должен стать рабочим инструментом как для управления и согласования позиций на совещаниях, так и для сдачи работ, особенно когда сроки были сорваны, а бюджет превышен по независящим от команды проекта причинам.

Существуют два основных метода планирования и координации выполнения крупномасштабных проектов: метод оценки и просмотра программы и метод критического пути. К организационному инструментарию относятся сетевые матрицы, матрица разделения административных задач управления, информационно-технологическая модель управления.