Психологические требования к умению принимать решения

При принятии управленческих решений необходимо иметь в виду, что условия функционирования социальной системы постоянно меняются, т.е. эта система динамична.

Важнейшим моментом в управленческом процессе (после создания системы) является принятие управленческого решения. В сущности, именно с него начинается деятельность руководителя.

Принимая решения, руководитель тем самым каждый раз вносит изменения в управляемую систему, переводит ее из одного состояния в другое или же заставляет ее «действовать» для достижения избранной им цели. Если нет решения, т.е. поставленной цели, нельзя начать процесс управления. А чтобы принять то или иное решение, руководителю необходимо иметь определенную потребность, а также условия удовлетворения этой потребности. Обычно в управленческой деятельности для удовлетворения различных потребностей, личных или коллектива, ставятся проблемы их разрешения. Если нет проблем, то нечего и решать. Каждый руководитель должен видеть проблемы, которые выдвигаются как развитием системы, которой он руководит, так и условиями, в которых она функционирует.

Руководитель не должен принимать произвольные решения. Он обязан изучить вопрос, проанализировать состояние системы, которой он руководит, условия, в которых она функционирует, установить зависимость между изменяющимися внешними условиями и их влиянием на эффективность данной системы, реально представить себе изменения, которые произойдут в результате тех или других нововведений.

Поэтому каждому руководителю надо выработать и сформировать в себе чувство нового, умение анализировать, из бесчисленного количества фактов выделять важнейшие вопросы, решение которых улучшает деятельность руководимой системы.

Следует иметь в виду, что запоздалая постановка той или иной проблемы задерживает развитие, а преждевременная ее постановка и решение могут расстроить деятельность того или иного звена, системы. Поэтому руководитель не только должен знать проблему, но и своевременно ее поставить с целью ее решения.

До принятия какого-либо решения по возникшей проблеме руководитель обязан знать, как решалась эта проблема другими, родственными организациями. Изучение опыта других – обязательное условие работы каждого руководителя.

Информация об иных решениях одних и тех же проблем в иных ситуациях может значительно облегчить работу по формированию решения, но, прежде всего, она будет иметь значение для предварительной оценки эффективности решения.

Подробная информация, почерпнутая из чужого опыта, облегчает руководителю работу по принятию решения. Однако это вовсе не означает, что при принятии каждого решения нужно изучать чужой опыт. Речь идет о решении проблем, связанных с существенными изменениями по сравнению с ранее проводимой деятельностью.

Систематизация чужого опыта и готовых идей в целях использования их, когда это необходимо, является существенным условием научной организации труда руководителя. Качеством, характеризующим хорошего руководителя, является чувство ответственности.

Для выяснения и выбора самого правильного подхода к решению проблемы важное значение имеет умение руководителя советоваться. Какой бы высокой квалификацией ни обладал руководитель, каким бы опытом он ни располагал, его подготовка не может быть достаточной для оптимального решения всех проблем. Умение руководителя советоваться в значительной степени определяет эффективность его деятельности. Это выражается в способности выслушать мнения приглашенных специалистов и принять информацию к сведению. Неправильно поступают те руководители, которые постоянно прерывают приглашенных на совет во время их высказываний в случаях, когда точки зрения приглашенных не совпадают с уже оформившейся у руководителя мыслью по поводу принятия того или иного решения.

Не менее важно и умение руководителя анализировать мнения людей. На разных совещаниях и собраниях поднимается много вопросов, вносятся и конкретные предложения. Изучение этих предложений – важнейшее условие и ценный капитал для совершенствования работы руководителя.

Важным моментом в процессе подготовки к принятию решения является определение, в течение какого периода оно будет выполнено, какие этапы его осуществления. Решение, которое невозможно выполнить в срок, лучше не принимать.

Существенное значение при формировании решения имеет предварительная оценка результата его выполнения.

Важным моментом в связи с принятием решения является уточнение средств, необходимых для его выполнения. Можно предлагать прекрасные и заманчивые решения, но еще вопрос, имеются ли необходимые материалы и средства для его реализации.

Руководитель должен тренировать свою синтетико-аналитическую способность, потому что от умения оценивать и синтезировать факты после их анализа и установления закономерных связей между ними зависит оптимальность того или иного решения. Решение есть такой психологический акт, в процессе которого самое активное участие принимает интеллект человека. Это связано с переработкой огромного количества информации, что, в свою очередь, требует расходования огромного количества нервной энергии. К сожалению, этот труд не всегда правильно оценивается.

Не менее важное значение при подготовке и принятии решения имеют инициативность, самостоятельность, решительность и смелость, кроме того, оказывает влияние и организационный климат, в условиях которого руководитель действует. Этот климат в большой степени определяется отношением вышестоящего руководства к инициативе и творчеству данного управленца. Доброе расположение, доверие, готовность поддержать его инициативу укрепляют уверенность в собственных силах и вселяют надежду, что принятые решения будут выполнены. И наоборот, негативное отношение вышестоящих органов оказывает отрицательное влияние на активность нижестоящего руководителя. Не меньшее значение имеет и климат, который господствует в организации, в среде исполнительского коллектива. То обстоятельство, что руководитель является дирижером коллектива, еще недостаточное условие для того, чтобы направлять его деятельность. Руководитель обязан создать ту творческую атмосферу, которая обеспечивает участие всех членов руководимого им коллектива в решении отдельных проблем, а также в их выполнении.

Стремление руководителя создать спокойную атмосферу при обсуждении и решении вопросов, в которой рациональное начало преобладало бы и подавляло эмоциональное, служит гарантией принятия оптимальных решений. Вот почему умение руководителя не поддаваться чувству – необходимое условие осуществления успешной управленческой деятельности.

Процесс управления начинается с принятия управленческого решения. Это решение должно быть доведено до сведения тех, кто будет его выполнять. В технических системах эти процессы строго регламентированы и стереотипны. Но поскольку руководитель имеет дело с людьми, руководит коллективом людей и поскольку человеческая система очень разнообразна, то при передаче директивной информации необходимо учитывать эти особенности, так как обусловлены они, прежде всего, психическим состоянием как отдельных коллективов исполнителей, так и отдельных исполнителей. Поэтому важно соблюдать определенные психологические требования, связанные со следующими аспектами: формой решения, формой сообщения решения и предварительной психологической подготовкой.

Управленческое решение может быть доведено до сведения исполнителя как приказ, распоряжение, решение, указание-инструкция, рекомендация или призыв.

Приказ требует от исполнителя выполнить то или иное управленческое решение точно по форме и в указанный срок. Исполнитель не имеет права возражать, а должен немедленно начать выполнять приказ. Приказ должен быть краток и ясен. В нем лишь указано, что надо сделать, кому и когда. Здесь инициатива ограничивается. Инициатива может быть проявлена только в организации по лучшему и качественному его выполнению

Решение характерно для коллективных органов руководства. В них коротко и точно определено, что надо выполнить, кто это должен выполнить и в какой срок. Коллективное решение, как и приказ, требует, чтобы его выполнение было начато немедленно.

Рекомендация является формой принятия и доведения решения до сведения исполнителей. Она используется в тех случаях, когда нужно подчеркнуть независимость той или иной организации или уважение самостоятельности в работе данного органа, руководителя или исполнителя. Рекомендация не обязывает, она служит советом, пожеланием с целью достижения нужных результатов в работе.

Указание и инструкция представляют собой формы принятия и объяснения того или иного управленческого решения. Они также содержат данные о том, что надо сделать, кому и когда. Разница состоит только в том, что они адресуются к сознанию исполнителя, не ограничивая его, а скорее, наоборот, давая ему направление и возможность самому выбрать способы и методы выполнения поставленных задач. В этом случае исполнителю предоставляется большая самостоятельность и возможность проявить творческий подход. Указания обычно воспринимаются как совет, который дается более компетентным или опытным коллегой.

Для эффективности выполнения того или иного решения важное знамение имеет не только форма, в которой оно доводится до сведения исполнителей, но и кем сообщается в управленческой деятельности важно, чтобы решение сообщалось тем руководителем, который его принял. Тогда появляется возможность не только совершенствовать это решение, но и предоставляется право исполнителю согласовать свой план с руководителем. Все это повышает активность исполнителя при выполнении решения. Кроме того, личный контакт с руководителем свидетельствует о его уважении к исполнителю. Для разъяснения того или иного управленческого решения самым эффективным является визуальный контакт. Руководитель во время сообщения о решении имеет возможность получить обратную информацию, то есть увидеть, как воспринимается данное решение (посредством словесной реакции, выражения лица, настроения исполнителя), что позволит обратить внимание на соответствующие моменты в решении или дать дополнительные указания для его выполнения.

Для правильного восприятия управленческого решения очень важное значение имеет и предварительная психологическая подготовка. Каждый человек воспринимает различную информацию сквозь призму собственного опыта. В психологии известен феномен – психофизиологический настрой человека (суггестия) на восприятие той или иной информации или его готовность действовать в соответствующем направлении.

Известный психолог Д.Н.Узнадзе писал, что для возникновения такого феномена «достаточно двух элементарных условий – какой-нибудь актуальной потребности у субъекта и ситуации ее удовлетворения. При наличии обоих этих условий в субъекте возникает установка к определенной активности», которую можно характеризовать как направленность, как готовность совершить действие, которое реализует (удовлетворит) эту потребность¹³.

Чтобы подчеркнуть значение заранее сформировавшейся установки для восприятия той или иной информации, приведем данные из исследования социального психолога А.А.Бодалева. В процессе эксперимента двум группам людей показывали портрет одного мужчины и просили их на основе замеченных ими портретных признаков и черт дать соответствующую характеристику изображенному человеку. Первой группе было сообщено, что перед ними фотография героя, а второй – что эта фотография преступника. Анализ результатов показал, что многие из исследуемых лиц оказались под влиянием заранее сформировавшейся установки и, рассматривая портрет сквозь эту призму, составили соответствующие характеристики. Так, один из исследуемых, которому сказали, что перед ним фотография героя, написал: «Молодой человек лет 25–30. Лицо волевое, мужественное, с правильными чертами. Взгляд очень выразительный. Видимо, это герой какой-то схватки, хотя у него и не военная форма». Второй же из исследуемых, которому было сообщено, что это фотография преступника, дал следующую характеристику: «Этот зверюга понять что-то хочет. Умно смотрит и пристально. Стандартный бандитский подбородок, мешки под глазами, фигура массивная, стареющая, брошена вперед»¹⁴.

Эти данные показывают, какое большое значение для восприятия одного и того же решения или информации имеет предварительная общая установка, которая формируется до их получения. Когда руководитель ставит ту или иную задачу, когда сообщает о принятом им решении, ему необходимо знать, какова установка у тех, кто будет выполнять это решение. Если установка не является подходящей для восприятия и адекватного реагирования на новое решение, то следует выделить необходимое время и провести соответствующую разъяснительную работу для создания у исполнителей нужного психического настроя.

Формирование установки – это, прежде всего сознательный интеллектуальный процесс, эмоциональный и волевой; активная Мыслительная деятельность; оценка и переоценка событий и фактов. Если общая положительная установка сформирована заранее, то Эффективность человеческой деятельности возрастает примерно на 30%¹⁵.