2.1 Этапы проведения Event-мероприятия (по пунктам)

Планирование и подготовка мероприятия представляют собой проект, определяющий конечный результат проведения мероприятия. Основой такого проекта являются бриф на разработку концепции и стратегия мероприятия, которая включает в себя все необходимые действия со стороны компании-устроителя (результат (цель), ресурсы (расходы), время (сроки)).

Для осуществления контроля над процедурой подготовки мероприятия опытные event-менеджеры разрабатывают документ - проверочный список, пункты которого отражают основные стадии планирования специального события.

На этапе разработки event-мероприятия следует предусмотреть его структуру, т.е. наличие пленарного заседания, работу секций или бизнес-направлений, культурную программу и т.п., а также длительность всех этих этапов по дням и часам. Таким образом, возникает задача формирования программы мероприятия Пасмурнов А. Как эффективно подготовить и провести конференцию, семинар, выставку. СПб.: Питер, 2006.С. 40 - 41.

Регламент (программа, сценарий) event-мероприятия должен предусматривать четкую организацию хода осуществления мероприятия, порядок рассмотрения вопросов, формы завершения содержательной части, определение процедурных вопросов (время, отводимое на доклад, сообщение, дискуссию, справки и др.), т.е. отражать структуру проведения содержательной части мероприятия, выверенную по времени. Регламент является обязательной составной частью как регулярных, так и нерегулярных мероприятий.

В зависимости от масштаба регулярного мероприятия, степени подготовленности документов (предварительного предоставления участникам актов, протоколов, проекта решения по вопросам повестки дня) схема регламента может изменяться. В регламенте оговаривается состав рабочих органов регулярного мероприятия: президиум, редакционная комиссия, секретариат. Например:

В содержание пресс-релиза предполагается включение следующих характеристик: социальная значимость; оригинальность; известность тех или иных персон.

В идеале пресс-релиз должен помещаться на одной странице формата А4.

Завершается пресс-релиз координатами фирмы-устроителя, возможно краткой справкой о фирме и контактной информацией менеджера проекта или лица, ответственного за контакты с прессой.

После завершения мероприятия можно составить еще один - постпресс-релиз и разослать его в нужные редакции для опубликования сообщений о прошедшем событии.

Фактическая справка, или факт-лист, - это справочная разновидность информационного письма, которая не является единым связным текстом, а представляет собой набор фактов или тезисов о компании или событии - для сведений или цитирования.

Заявление для прессы - краткое изложение позиции организации или участников мероприятия по какому-либо вопросу, которое требуется донести до целевой аудитории без искажений. Заявление для прессы должно быть понятным и убедительным. Основными требованиями к его тексту являются аргументированность, а также апелляция к юридическим и этическим нормам. В качестве аргументов используются сравнения с показателями других компаний, а также ссылки на мнения независимых экспертов.

Пресс-кит - это набор представляющих для прессы видов PR-материалов, объединенных новостным поводом, дающих максимально полную информацию о конкретном событии.

Этап планирования и подготовки event-мероприятия - самый продолжительный по времени и самый значительный по вкладу в конечный результат. Поэтому очень важно предусмотреть все, что может так или иначе повлиять на ход событий.

Начинается работа по организации мероприятия с определения места его проведения. В настоящее время помимо отелей и гостиниц появились специализированные центры для конференций и бизнес-центры.

Для безошибочного и вместе с тем оперативного поиска указанных мест проведения мероприятия организаторы выясняют у заказчиков необходимую.

Для реализации вышеперечисленных условий event-менеджеры, прежде чем подписать договор с подрядчиками о предоставлении услуг, формулируют требования к арендуемой площадке. В случае event-мероприятия большого формата данные требования оформляются в виде документа - заявки на предложение.

Определенной формы данной заявки не существует.

Непосредственное проведение мероприятия предусматривает выполнение event-менеджерами следующих функций:

1. Встреча гостей.

2. Регистрация участников мероприятия.

3. Реализация разработанного сценария.

4. Общая координация мероприятия:

контроль и управление event-проектом;

координация перемещений участников;

обеспечение безопасности проводимого события;

анкетирование участников мероприятия.

5. Подведение итогов event-мероприятия:

анализ оценочных анкет участников;

подготовка статистического анализа состава участников;

анализ event-проекта с точки зрения организации и рекомендации для последующих мероприятий;

анализ работы со средствами массовой информации;

составление аналитического отчета о проведенном мероприятии;

рассылка благодарственных писем для всех участников мероприятия-события.

На многих мероприятиях, особенно массовых, регистрация участников не предусматривается.

Этапы проведения Event-мероприятия

1. Креативная разработка идеи;

2. Оформление идеи и определение события, подготовка проекта (коммерческое предложение);

3. Принятие решения о проведении, назначение руководителей проекта;

4. Планирование:

4.1 принятие решения о подготовке, определение сметы, публичное заявление;

4.2 окончательное планирование, подготовка и организация мероприятия, рассылка приглашений;

5. Реализация:

5.1 Обустройство места проведения, монтаж оборудования;

5.2 Старт (официальное открытие);

5.3 Прохождение специального события от открытия до закрытия;

5.4 Окончание события, официальное закрытие;

5.5 Завершение события, демонтаж оборудования, организация отъезда;

6. Прекращение действий и окончание расчетов;

7. Обработка данных, финансовый и организационный отчет;

8. Завершение проекта.