2.1 Автоматизация кадровой работы

История автоматизации кадровых служб в России началась практически одновременно с внедрением информационных технологий в управлении. Однако рост спроса на специализированные программы для кадровиков был не сопоставим с темпами распространения программных продуктов, предназначенных для организации работы бухгалтерии или управления производством. Отчасти это связано с тем, что длительное время управленцы не считали автоматизацию служб персонала первостепенной задачей.

В настоящее время большая часть российских предприятий уже завершила автоматизацию основных подразделений и теперь вплотную подошла к необходимости внедрения новых технологий в службах персонала. Это диктуется не модой, а растущей конкуренцией, необходимостью быстрого принятия решений, потребностью в оптимизации штатов.

Классифицировать программы, предназначенные для кадровых служб, можно по нескольким признакам: стоимости, функциональности, объемам продаж продукта. Однако корректнее использовать некий обобщенный, сравнительно типологический критерий, по которому программы разбиваются на три группы:

v модули кадровых служб в комплексных системах управления предприятием (ERP-системах);

v универсальные программные продукты, выпущенные российскими разработчиками;

v небольшие программы, не претендующие на полноценную автоматизацию кадрового делопроизводства.

1.Формирование должностной инструкции и трудового контракта. Грамотно построив функциональную и стратегическую модели, определив функции, систематизировав права, обязанности и регламенты, возникающие в процессе исполнения этих функций, назначив ответственного или ответственных за работу в ключевых областях, распределив функциональные обязанности и внеся эту информацию в общую ИТ-систему, можно получить реальную картину функционирования компании, зоны ответственности и функции отдельного сотрудника в ней. Область деятельности каждого сотрудника в этом случае определяется не столько его должностью, сколько кругом решаемых им задач и возложенных на него в рамках этих задач функций. Соответственно должностная инструкция и трудовой контракт каждого конкретного сотрудника формируется не на основе общих понятий о должностных обязанностях, а в соответствии с хорошо продуманными зонами ответственности и функциональными обязанностями данного сотрудника. На основе единожды внесенной в систему информации трудовой контракт и должностная инструкция каждого сотрудника формируются автоматически и будут отвечать реалиям производственной ситуации в компании. Так как каждый сотрудник закреплен за отдельным подразделением, то автоматически формируются паспорта и положения о подразделениях, а также паспорта должностей. В случае перераспределения между сотрудниками функциональных обязанностей, процесс разработки новых должностных инструкций и внесения изменений в трудовые контракты займет минимум времени, так как для этого потребуется лишь внести информацию о смене ответственных за перераспределяемыми функциональным обязанностями. Система сама формирует новые должностные инструкции и внесет в случае необходимости, изменения в трудовые контракты.

2.Подбор персонала.

Автоматизация процесса подбора персонала компании делает его гораздо более эффективным. Помимо вышеперечисленного определения функций персонала, система может систематизировать внесенную информацию о навыках, квалификационных требованиях, критериях успеха и факторах качества, предъявляемых и/или необходимых для исполнения конкретных функций. В этом случае работа с потенциальными кандидатами на замещение вакантных должностей в компании будет более целенаправленной, так как появляется возможность проверки соответствия кандидата не просто определенной должности, а конкретным профессиональным и личностным требованиям, предъявляемым компанией при решении определенных функциональных задач.

3.От систем ключевых областей к целям и плану действий.

Наряду с формированием ключевых областей и распределением задач, ИТ-система может формировать план действий компании по достижению своих стратегических и оперативных целей, то есть планировать и осуществлять конкретные мероприятия и реализовывать определенные проекты, как на уровне компании, так и на уровне подразделений или персональном уровне, с определением участников и сроков выполнения.

Жесткая регламентация и администрирование доступа в ИТ-системе позволяет каждому в рамках своей компетенции, иметь полную информацию и контролировать реализацию планов и состоянии компании; сотрудникам- осознавать свое назначение и роль в конкретном подразделении.

Возможность оповещения каждого сотрудника по внутренней электронной почте о запланированных встречах, совещаниях, поездках, семинарах, мероприятиях позволит эффективно планировать или оперативно вносить изменения в планы действий отдельного сотрудника и/или структурного подразделения в целом. Таким образом, каждый сотрудник будет постоянно иметь доступ ко всей информации, регламентирующей его функциональные обязанности или имеющей отношение к их выполнению.

Все перечисленные преимущества достигаются, в первую очередь, за счет хорошо проработанной, оптимально структурированной системы ключевых областей и функциональных задач, а также внедрение корпоративной локальной сети, использования в рамках этой сети внутренней электронной почты.

4.Аттестация, оценка и развитие персонала.

Если рассматривать процесс проведения аттестации персонала компании в традиционном смысле, то это, как правило, достаточно не приятное и нервное мероприятие, требующее значительных временных затрат и связанное с определенными организационными трудностями.

ИТ-система может решить большинство сопровождающих аттестацию проблем и повысить эффективность ожидаемых от аттестации результатов.

Аттестацию следует проводить с использованием корпоративной локальной сети и типовых сценариях, позволяющих осуществить ее по принципу "360 градусов", который предполагает оценку сотрудника им самим, коллегами, руководителем и внешним экспертом. В этом случае каждый из участников процесса получит объективную возможность оценить:

v Выполнение аттестуемым сотрудником своих функций;

v Достижение поставленных целей и выполнение запланированных задач;

v Наличие или отсутствие необходимых навыков и соответствие предъявляемым квалификационным и личностным требованиям;

v Направление персонального развития.

Лучше, если технология работ по проведению аттестации будет достаточно простой. Например: первоначально опросный лист (в электронной форме) поступает к сотруднику, который последовательно заполняет его. Далее материалы автоматически (по заранее заложенному сценарию) направляются для заполнения коллеге и руководителю. Затем свою оценку выставляет эксперт, который делает это на основании собеседования с сотрудником. После чего все оценки собираются и делаются соответствующие выводы.

Таким образом, весь процесс аттестации будет проходить без отрыва сотрудника от рабочего места, с минимальными затратами рабочего времени его и руководства. Аттестация становится обычным плановым и эффективным мероприятием.

Полученная в процессе проведения аттестации информация и сделанные на ее основе выводы по каждому сотруднику дают возможность принять взвешенные решения по формированию кадрового резерва компании и плана развития персонала. Основные возможности, получаемые при работе с персоналом в рамках ИТ-системы, представлены в таблице 2.1.

Таблица 2.1. Основные возможности, получаемые при работе с персоналом в рамках ИТ-системы

2.2 Задачи управления персоналом и их решение на базе информационных технологий

Планирование штатных расписаний

Эта подсистема предназначена для разработки штатного расписания предприятия с возможностью распределения планируемых работ между штатными должностными единицами, формирования требований, инструкций и условий работы.

Позволяет оперативно и корректно изменять загрузку персонала, обоснованно формировать требования, инструкции и условия работы для набора, расстановки и увольнения персонала по штатным должностям.

Подсистема предусматривает решение следующих задач:

v формирование организационной структуры предприятия;

v планирование загруженности штатных должностей;

v формирование должностных инструкций;

v формирование штатных расписаний.

Должностной и численный состав предприятия с указанием фонда заработной платы закрепляется в штатном расписании. В нем ведется список штатных единиц, детально определяются квалификационные требования, диапазон оплаты труда и должностные инструкции по каждой штатной единице. Спланированное штатное расписание может загружаться в текущее штатное расписание кадровой подсистемы. На основе этих данных можно производить автоматизированный подбор персонала на штатную должность, анализировать соответствие сотрудника требованиям, предъявленным к закрепленным за штатной должностью работам, формировать плановый табель с указанием структуры планируемых работ.

Накопление персональных данных о сотрудниках

Подсистема предназначена для выполнения следующих функций:

v работы с данными о сотрудниках предприятия;

v оформления, хранения и печати приказов по предприятию, печати выписок из приказов по любому сотруднику;

v ведения штатных расписаний и карточек штатных единиц;

v ведения организационной структуры предприятия;

v подбора сотрудников на должности;

v анализа соответствия сотрудников занимаемым должностям;

v ведения журналов по кадровым перемещениям и изменениям штатного расписания;

v формирования и хранения запросов для отбора сотрудников;

v формирования отчетов, списков и статистики.

Подсистема позволяет вести справочную работу, подготавливать различные статистические данные, формировать документооборот. Конфигурация базы данных реализуется как открытая система, которая позволяет пользователю добавить любое количество таблиц и справочников, необходимых для накопления данных о сотрудниках предприятия.

Ведение данных по сотруднику осуществляется в форме кадровой карточки, которая содержит сведения о сотруднике: фамилию, имя, отчество, биографические данные, сведения о выполняемой в настоящее время работе и трудовом контракте, паспортные данные, страховой номер ПФР, семейное положение, данные воинского учета и т.п.

В журналах, создаваемых пользователями по мере необходимости, отражаются история изменений фамилии, имени, отчества, табельного номера сотрудника, его служебных перемещений и сведения о ранее предоставленных ему отпусках.

Присоединенные таблицы также создаются пользователем и связываются с кадровой карточкой, в них может вноситься информация о полученном образовании, знании иностранных языков, результатах аттестации, членах семьи сотрудника, телефонах, прежних местах работы, результатах медицинского освидетельствования и множество других данных, требуемых для учета на предприятии. Содержание присоединенной таблицы определяется пользователем по его усмотрению и может быть включено в базу данных.

В рамках подсистемы проводится анализ соответствия сотрудника функциям, закрепленным за данной штатной должностью. Формируется резерв на замещение штатной единицы. Планируется закрепление сотрудников за штатными единицами в плановых штатных расписаниях. Планируется карьерный рост сотрудников. Определяются потребности в обучении сотрудников, формируются персональные планы обучения.

По данным кадровых карточек, спискам приказов и штатному расписанию формируются разнообразные настраиваемые отчеты

Набор и перемещение сотрудников. Профессиональный рост персонала

Подсистема предназначена для работы по подбору новых сотрудников, анализа причин увольнений, анализа соответствия квалификации сотрудников предъявляемым требованиям, ротации кадров. Все назначения и перемещения выполняются в увязке со штатным расписанием. Для каждой штатной единицы формируется список сотрудников на ее замещение.

В подсистеме выполняются следующие функции:

v ведение справочных сведений о претендентах на вакантные должности и рабочие места;

v ведение архива справочных сведений по уволенным сотрудникам (данные, аналогичные кадровым карточкам);

v оформление приказов и записок о приеме на работу, трудовых договоров по переводу, совмещению, откомандированию, замещению должности, изменению оплаты;

v анализ исполнения должностных инструкций;

v распределение функций по должностям;

v хранение и обновление должностных инструкций и квалификационных требований;

v анализ соответствия квалификационных должностных требований и квалификаций сотрудников;

v формирование планов повышения квалификации сотрудников и карьерного роста;