3.2. Информационно-поисковая система по документам организации

(ИПС)

В организациях создаются ИПС ручного типа, механизированные и

автоматизированные. ИПС включает регистрацию и индексирование

документов, создаваемые на их основе информационно-поисковые

массивы (картотеки, массивы на машинных носителях), оперативное

хранение документов.

Для достижения информационной совместимости поисковых массивов

организаций отрасли необходима централизованная разработка

классификаторов: типовой номенклатуры дел; классификатора

корреспондентов; классификатора структурных подразделений (при

наличии типовых структур); классификатора названий видов

документов; классификатора вопросов деятельности организации;

классификатора вопросов, содержащихся в предложениях, заявлениях,

жалобах граждан и др.

Межотраслевая информационная совместимость ИПС обеспечивается

применением ОК ТЭИ; при применении внутрисистемных классификаторов

должна быть предусмотрена возможность перехода на коды ОК ТЭИ

(Приложение 3).

3.2.1. Правила регистрации и индексирования документов

3.2.1.1. Регистрация документов - фиксация факта создания или

поступления документа путем проставления на нем индекса с

последующей записью необходимых сведений о документе в

регистрационных формах.

Индекс документа состоит из порядкового номера в пределах

регистрируемого массива документов, который, исходя из задач

поиска, дополняется индексами по номенклатуре дел,

классификаторами корреспондентов, исполнителей и др.

В индексе документа соблюдается следующая (или обратная)

последовательность его составных частей: порядковый

регистрационный номер, индекс по номенклатуре дел, индекс по

используемому классификатору. Составные части индекса отделяются

друг от друга косой чертой.

При регистрации поступающих документов проставляется дата

и индекс поступления в регистрационном штампе.