3.3.1. Сроки исполнения документов

Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты

подписания (утверждения) документа, а поступивших из других

организаций - с даты их поступления.

Типовые сроки исполнения документов устанавливаются актами

высших органов государственной власти и управления Союза ССР,

союзных и автономных республик, а также центральных функциональных

и отраслевых органов управления (Приложение 10).

Индивидуальные сроки устанавливаются руководителями. Конечная

дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции

руководителя.

Изменение срока исполнения производится только по указанию

руководителя в следующем порядке: типовые сроки - принятием нового

акта, индивидуальные - руководителями, которые их установили.

Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их имеет

право только вышестоящая организация, организация - автор

документа и органы госнадзора.

Сроки подготовки (оформления), представления (отправки) и

типовые сроки исполнения документов закрепляются в Табеле

документов и в инструкции по документационному обеспечению.

3.3.2. Организация контроля исполнения в условиях традиционной

обработки документов

3.3.2.1. Документ считается исполненным и снимается с контроля

после выполнения заданий, запросов, сообщения результатов

заинтересованным организациям и лицам или другого

документированного подтверждения исполнения. Результаты исполнения

отмечаются на документе, в его РКК и на экземпляре ответа,

остающемся в организации.

3.3.2.2. При проведении контроля исполнения используются

экземпляры РКК, заполняемые при регистрации документов.

Службой контроля осуществляются следующие операции:

формирование картотеки контролируемых документов; направление

карточки контролируемого документа (пункта задания) в

подразделение - исполнитель; выяснение в структурном подразделении

фамилии, имени, отчества и телефона исполнителя; напоминание

подразделению - исполнителю о сроке исполнения; получение

информации о ходе и результатах исполнения; запись хода и

результатов исполнения в карточке контролируемого документа;

регулярное информирование руководителей о состоянии и результатах

исполнения; сообщение о ходе и результатах исполнения документов

на оперативных совещаниях, заседаниях коллегиальных органов;

снятие документов с контроля по указанию руководителей;

формирование картотеки исполненных документов.

3.3.2.3. Карточки контролируемых документов (контрольная

картотека) систематизируются по срокам исполнения документов, по

исполнителям, группам документов (приказы министра, решения

коллегии и др.).

3.3.2.4. Проверка хода исполнения осуществляется на всех

этапах до истечения срока в следующем порядке: заданий последующих

лет - не реже одного раза в год; заданий последующих месяцев

текущего года - не реже одного раза в месяц; заданий, поручений

текущего месяца - каждые десять дней, за пять дней до истечения

срока.

Если документ пересылается на исполнение в подведомственную

организацию с последующим информированием о результатах

рассмотрения, вместе с документом пересылается два экземпляра

регистрационно-контрольной карточки. После исполнения один

экземпляр карточки возвращается с указанием даты и содержания

исполнения. В структурных подразделениях контроль исполнения

документов ведется на общих основаниях.

3.3.2.5. Служба документационного обеспечения или

ответственный за документацию учитывает и обобщает данные о ходе и

результатах исполнения документов в сроки, установленные

руководителем, но не реже одного раза в месяц.

3.4. Подготовка документов к передаче в ведомственный архив

Министерства, ведомства, центральные органы общественных

организаций обеспечивают отбор, учет, сохранность, качество

обработки, использование документов постоянного срока хранения,

образующихся в их деятельности и в деятельности подведомственных

им организаций, и своевременную передачу этих документов на

государственное хранение с соблюдением правил, устанавливаемых

Главархивом СССР.

Для хранения документов постоянного и долговременного (свыше

10 лет) сроков хранения в организациях создаются ведомственные

(центральные, центральные отраслевые, объединенные ведомственные и

междуведомственные) архивы, или их функции возлагаются на другие

структурные подразделения (специально выделенных должностных лиц).

Завершенные дела постоянного и долговременного хранения в

течение двух (и более) лет остаются в структурных подразделениях

для справочной работы, а затем сдаются в ведомственный архив. Дела

со сроками хранения до 10 лет включительно могут передаваться в

ведомственный архив по согласованию с руководителями организации.

Подготовка документов к сдаче в ведомственный архив включает:

проведение экспертизы ценности документов; оформление дел;

составление описей дел; составление актов о выделении к

уничтожению документов и дел.

3.4.1. Экспертиза ценности документов

3.4.1.1. Для организации и проведения экспертизы ценности

документов, а также контроля за деятельностью экспертных служб

подведомственных организаций в министерствах, ведомствах и

центральных органах общественных организаций создаются постоянно

действующие центральные экспертные комиссии (ЦЭК). В других

организациях и структурных подразделениях министерств, ведомств и

центральных органов общественных организаций создаются постоянно

действующие экспертные комиссии (ЭК).

Положения об экспертных комиссиях разрабатываются на основе

типовых положений, утверждаемых Главархивом СССР, согласовываются

с учреждением государственной архивной службы СССР и утверждаются

руководителем организации.

Экспертные комиссии являются совещательными органами. Их

решения утверждаются руководителями организации.

Заседания центральной экспертной комиссии проводятся не реже

двух раз в год и оформляются протоколами.