3.2.5.5. Номенклатура дел в организации составляется по

установленным нормам, печатается в необходимом количестве

экземпляров. Первый экземпляр номенклатуры дел организации

хранится в службе ДОУ, второй - используется в службе ДОУ в

качестве рабочего, третий - используется в ведомственном архиве

организации, четвертый - в государственном архиве, с которым

согласовывалась номенклатура дел и куда документы поступают на

постоянное хранение.

Номенклатура дел пересоставляется и согласовывается заново в

случае коренных изменений функций и структуры организации, но не

реже одного раза в пять лет. Ежегодно она уточняется,

перепечатывается с соответствующими поправками, утверждается

руководителем организации и вводится в действие с 1 января

следующего года.

3.2.5.6. В течение года в утвержденную номенклатуру дел

вносятся сведения о заведении дел, о включении новых дел и т.д. По

окончании года в нее вносятся итоговые сведения о категориях и

количестве заведенных дел. Итоговая запись номенклатуры дел

организации составляется на основе итоговых записей номенклатур

дел структурных подразделений.

3.2.6. Формирование дел

Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в

соответствии с номенклатурой дел.

Дела формируются в организациях централизованно или

децентрализованно.

Формированием дел в структурных подразделениях занимаются

лица, ответственные за документацию.

Контроль за правильным формированием дел в организации и ее

структурных подразделениях осуществляется службой

документационного обеспечения или лицом, ответственным за

документацию.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие

правила: помещать в дело только исполненные, правильно оформленные

документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного

вопроса; помещать приложения вместе с основными документами;

группировать в дело документы одного календарного года, за

исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела

документы постоянного и временного сроков хранения; помещать в

дела машинограммы на общих основаниях. В дело не должны помещаться

документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; дело

не должно превышать 250 листов.