Проведение выставок, приемов, презентаций в деловой сфере

Выставки и ярмарки стали привычным явлением в российской деловой жизни. Россия, имея собственный опыт, еще дореволюционный, в проведении подобных мероприятий, восприняла также методы и приемы организации ярмарок, выставок, характерные для современного западного мира. Подобные мероприятия имеют свои этические принципы (например, принцип "не критикуй конкурента"), а также свой комплекс норм, правил и стандартов поведения, т.е. свой деловой этикет.

Выставки бывают местные, национальные и международные (выставки, выставки-продажи, ярмарки).

• Цели выставки:

- занять новые рыночные секторы;

- сравнить свой технический и технологический уровень с конкурентами;

- реклама новой продукции (услуг, технологии);

- новые деловые связи;

- укрепление партнерских отношений;

- ознакомление с отраслевыми новациями;

- поиск новых рынков сбыта своей продукции или приобретения сырья, комплектующих и т.д.

Организации, участвующие в выставке рассылают информирующие письма о своем участие в выставке своим клиентам и партнерам.

Письма-уведомления, направляемые фирмой - участницей выставки реальным и потенциальным потребителям, должны быть краткими; главная цель - возбудить интерес и желание все посмотреть своими глазами; в таком письме достаточно указать адрес выставки и местоположение на ней фирмы (стенд №), сроки проведения выставки. Обязательно выделяется день для посещения ее специалистами (когда вход для широкой публики закрыт или ограничен). Если у фирмы есть право на приглашение, то пригласительные рассылаются для руководителей компаний, но не менее двух. Заканчивается письмо фразой типа: "Будем рады встретиться с Вами на выставке и показать наши последние достижения". Письма рассылаются по составленным спискам, незадолго до открытия выставки, чтобы сохранилась острота восприятия и запоминания содержания письма.

Иногда выставляющиеся фирмы устраивают небольшой прием, поэтому этикет требует от получивших приглашения ответа - будет ли присутствовать приглашенная фирма (лицо) на приеме или нет.

Почти неизвестной в России является практика рассылки писем после закрытия выставки, это мягкое, этичное рекламное напоминание, заслуживающее применения в бизнесе.

Вообще процесс подготовки к выставке - процесс длительный и требующий привлечения различных специалистов и сотрудников фирмы, а также организаторов всей выставки в целом.

Он состоит из трех основных этапов:

На первом - этапе определяется сумма, которая может быть выделена фирмой на оплату участия в выставке и проект участия фирмы в выставочном мероприятии ( чертежи, рисунки, планы размещения, графики).После того как определена вышеуказанная сумма, рабочая группа фирмы делает проект экспозиции фирмы на выставке. В рабочую группу обычно включают финансистов, специалистов по рекламе, художников, дизайнеров, сотрудников отдела по связям с общественностью, производственников (технологов, инженеров и т.д.).

Второй этап - согласование составленного фирмой проекта с дирекцией выставки.. Проект компании должен вписываться в общую идею проведения выставки.

Третий этап - реализация разработанного и обсужденного проекта - строительство стенда, оформление помещений, оплаченных фирмой, и т.д. Требования к экспозиции:

• следует демонстрировать продукцию, а не ее фотографии;

• определяется место переговоров и заключение договоров (посетители могут быть приезжими);

• предпочтительный метод показа - в динамике, а не статике;

• экспозиция должна быть яркой, впечатляющей, но не развлекательной; скудность экспозиции также снижает ее эффективность;

• подача материала на стенде должна осуществляться разными методами: текстовым, графическим, с помощью моделей образцов и т.д., так как однообразно поданный материал мало впечатляет;

• стенд должен иметь фирменный знак или название фирмы;

• экспозиция, не украшенная цветами, водными эффектами, яркими панно, может оказаться скучной, однако нужна консультация с дизайнером всей выставки, в противном случае стенд может "выпадать" из общего стиля выставки - за счет избыточности украшений.