3.1.1.2. Предварительное рассмотрение документов проводится с

целью распределения поступивших документов на требующие

обязательного рассмотрения руководством и направляемые

непосредственно в структурные подразделения и ответственным

исполнителям.

Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки

их содержания, на основании установленного в организации

распределения обязанностей.

Без предварительного рассмотрения передаются по назначению

документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям

или должностным лицам.

Предложения, заявления и жалобы граждан передаются в

подразделение по рассмотрению писем граждан <*>.

Документы, адресованные руководству организации или без

указания конкретного должностного лица и структурного

подразделения, предварительно рассматриваются в службе

документационного обеспечения.

На рассмотрение руководства передаются документы, полученные

от партийных, советских, правительственных и вышестоящих органов,

содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности

организации, требующие решения руководства. Остальные документы

после предварительного рассмотрения службой документационного

обеспечения направляются исполнителям.

Типовое положение о ведении делопроизводства по

предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных

органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях. Утверждено

Постановлением ГКНТ СССР, Госстандарта и Главархива СССР от

30 ноября 1981 г. N 463/162/298.

3.1.1.3. Обработка и передача документов исполнителям должна

осуществляться в день их поступления в службу документационного

обеспечения или в первый рабочий день при поступлении документов в

нерабочее время.

Документы, которые исполняются несколькими структурными

подразделениями, передаются им поочередно или одновременно в

копиях. Подлинник передается ответственному исполнителю,

названному в резолюции первым. Необходимость размножения

документов и количество копий определяется лицом, организующим

исполнение.

При необходимости безотлагательного исполнения поступившего

документа допускается ознакомление исполнителя с его содержанием

до рассмотрения документа руководством организации.

3.1.2. Порядок обработки отправляемых документов

3.1.2.1. Документы, отправляемые организацией, в том числе

созданные с помощью средств вычислительной техники, проходят

сортировку, упаковку, оформление почтового отправления и сдачу в

отделение связи.

Обработка и отправка документов осуществляется централизованно

экспедицией или сотрудниками службы документационного обеспечения

в соответствии с Почтовыми правилами Министерства связи СССР

(1986 г.).

Документы, предназначенные для отправки, принимаются

экспедицией полностью оформленными, подписанными и

зарегистрированными с отметкой о категории почтового отправления

(кроме простых отправлений).

Перед упаковкой проверяется правильность оформления

документов, наличие приложений, соответствие количества

экземпляров количеству адресатов. Неоформленные или неправильно

оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку.

3.1.2.2. На заказную корреспонденцию составляется опись

рассылки, в которой сотрудник экспедиции проставляет свою фамилию

и дату отправки.

Отправка машиночитаемых документов производится в упаковке,

соответствующей техническим требованиям и сохранности носителей и

записанной на них информации.

Отправка машиночитаемых документов производится при наличии

сопроводительного письма. Копия сопроводительного письма

подшивается в дело на общих основаниях.

Документы, поступающие для отправки, должны обрабатываться и

отправляться в тот же день или не позднее следующего рабочего дня.

3.1.3. Передача документов внутри организации

Передача документов между структурными подразделениями

осуществляется через инспекторов (секретарей) структурных

подразделений или лиц, ответственных за документационное

обеспечение. Документы передаются с соответствующей отметкой в

регистрационной форме.

Передача документов на ВЦ для обработки, а также получение

документов (машинограмм) с ВЦ осуществляется через секретаря

структурного подразделения или лицо, ответственное за

документационное обеспечение.

3.1.4. Учет количества документов

Учет количества документов организации должен проводиться в

комплексе с другими мероприятиями по совершенствованию работы с

документами.

Проводится как полный, так и выборочный учет документов

организации (по отдельным структурным подразделениям или группам

документов). Самостоятельно учитываются предложения, заявления и

жалобы граждан. При подсчете количества документов за единицу

учета принимается каждый экземпляр, в том числе размноженный и

машинописный.

В службах оперативного размножения и машинописных бюро

проводится учет создаваемых копий документов.

Подсчет количества машиночитаемых документов осуществляется по

учетным карточкам и журналам учета работы вычислительного центра.

Результаты учета документов обобщаются службой

документационного обеспечения и представляются руководству

организации для выработки мер по совершенствованию работы с

документами.