2.3.2.9. Изображение Государственного герба ссср помещается на

общих бланках, бланках писем и распорядительных документах

министерств (ведомств), организаций, учреждений, производственных

объединений (предприятий) союзного подчинения (*).

Изображение Государственного герба союзной республики

помещается на общих бланках, бланках писем и распорядительных

документов министерств (ведомств), организаций, учреждений,

предприятий республиканского и местного подчинения, на бланках

решений Советов народных депутатов (**).

(*) Указ Президиума Верховного Совета СССР от 31.03.80

N 1812-х.

(**) Указ Президиума Верховного Совета РСФСР от 29.01.81

N 173.

2.3.2.10. В качестве эмблемы предприятия, учреждения или

организации используют, как правило, товарный знак (знак

обслуживания), зарегистрированный Государственным комитетом СССР

по делам изобретений и открытий .

На бланках документов можно помещать изображение наград или

название наград включать в наименование организации.

Положение о товарном знаке (знаке обслуживания),

утверждено Госкомитетом СССР по делам изобретений и открытий

08.01.74.

2.3.2.11. При адресовании документов необходимо соблюдать

следующие правила: документы адресуют в организации, структурные

подразделения или конкретному должностному лицу. Наименование

организации и структурное подразделение указываются в именительном

падеже, например:

Новокузнецкий электромеханический завод

Отдел снабжения и сбыта

или:

Новокузнецкий электромеханический завод

Отдел снабжения и сбыта

Старшему экономисту

Маслову Н.Б.

При адресовании документа руководителю организации

наименование организации входит в состав наименования должности

адресата, например:

Директору

Николаевского судостроительного завода

Павлову Н.Н.

Если документ адресуют в несколько однородных организаций, то

их следует указывать обобщенно:

Министерства строительства

союзных республик

или

Генеральным директорам

производственных объединений

директорам предприятий

и руководителям организаций

Документ не должен содержать больше четырех адресатов. Слово

"Копия" перед обозначением второго, третьего и четвертого адресата

не указывается: каждый экземпляр должен быть подписан. При

направлении документа более чем в четыре адреса составляется

список на рассылку и на каждом документе проставляется только один

адресат.

В состав реквизита "адресат" может входить почтовый адрес.

Почтовый адрес не проставляется на документах, направляемых в

правительственные организации и постоянным корреспондентам, в этих

случаях целесообразно применять конверты с заранее напечатанными

адресами.

Порядок и форма записи сведений о почтовом и телеграфном

адресе организации должны соответствовать Почтовым правилам

Министерства связи СССР (*). Например, адрес Артемовского

машиностроительного завода Минтрансстроя:

623750, Артемовский-1,

Свердловской обл.,

Садовая ул., 12

Для телеграммы: Артемовский-1, Свердловский Машзавод

Телетайп 1212 "Вихрь"

При адресовании документа гражданам сначала печатают почтовый

адрес, в затем фамилию и инициалы получателя. Например:

327025, Николаев-25,

Киевское шоссе, 67, кв. 45

т. Карпенко А.Е.

При оформлении реквизита "индекс предприятия связи, почтовый и

телеграфный адрес, номер абонентского телеграфа, номер телефона,

номер счета в банке" следует указывать справочный номер телефона

(справочная служба, секретариат, канцелярия и т.п.).

Номер телефона должен записываться следующим образом:

Тел. 290 65 84, 35 46 31.

Для выполнения расчетно-денежных операций допускается

указывать в бланке номер счета и адрес банка, например:

Р. Сч. N ... в Киевском отд. Жилсоцбанка г. Москвы.

Почтовые правила. - М.: Министерство связи СССР, 1985.

2.3.2.12. Реквизит "место составления или издания" должен

оформляться в соответствии с Общесоюзным классификатором "Система

обозначений объектов административно-территориального деления

Союза ССР и союзных республик, а также населенных пунктов"

(СОАТО). Например: Москва; г. Киев; г. Магнитогорск Челябинской

обл.; с. Ивановка Мытищинского р-на Московской обл.

Сокращение "г." при обозначениях "Москва" и "Ленинград" в

реквизите "место составления или издания" не употребляется.

2.3.2.13. Отметка об исполнителе (составителе документа)

включает фамилию исполнителя и номер его служебного телефона и

помещается на лицевой или, при отсутствии места, на оборотной

стороне последнего листа документа.

Например:

Петранин 202 17 34

При необходимости ниже фамилии исполнителя документа и номера

его телефона допускается указывать индекс машинистки (например,

первые буквы имени и фамилии, количество отпечатанных экземпляров

и дату печатания)

Глухова 203 18 24

ЛГ5 10.12.90

2.3.2.14. Отметка о поступлении располагается на нижнем поле

первого листа документа и состоит из следующих элементов:

сокращенное наименование получателя документа (адресата); дата

поступления документа и его индекс.

2.3.2.15. Отметка о переносе информации с бумажного документа

на машинные носители включает запись "информация перенесена на

машинный носитель", подпись лица, ответственного за перенос данных

и дату переноса.

2.3.3. Правила оформления машиночитаемых документов и

машинограмм

2.3.3.1. Под машиночитаемым документом понимается документ,

пригодный для автоматического считывания содержащейся в нем

информации.

Основными видами носителей, применяемых при создании

машиночитаемых документов, являются перфорационные (перфокарты,

перфоленты) и магнитные (магнитные ленты, магнитные диски)

носители записи.

Под машинограммой понимается документ на бумажном носителе,

созданный средствами вычислительной техники в письменной форме и

оформленный в установленном порядке.

2.3.3.2. Для машиночитаемых документов и машинограмм

установлен комплекс обязательных реквизитов и порядок их

расположения. В состав обязательных реквизитов входят: код и

наименование организации - создателя документа; местонахождение

организации - создателя документа или почтовый адрес; код формы

документа; название документа; дата изготовления документа; код

лица, ответственного за правильность изготовления документа (ГОСТ

6.10.4-84).

Код и наименование организации - создателя машиночитаемого

документа или машинограмм записываются по Общесоюзному

классификатору предприятий и организаций (ОКПО) (Приложение 3).

Реквизит "Местонахождение организации - создателя документа"

должен быть записан в следующем виде:

код населенного пункта, где находится организация - создатель

машиночитаемого документа или машинограммы в соответствии с

Общесоюзным классификатором "Система обозначений объектов

административно-территориального деления Союза ССР и союзных

республик, а также населенных пунктов" (СОАТО) и наименование

населенного пункта (Приложение 3).

Код и название формы документа записываются по Общесоюзному

классификатору управленческой документации (ОКУД) для документов

общесоюзного назначения или отраслевому (ведомственному),

республиканскому классификатору управленческой документации - для

отраслевых (ведомственных), республиканских форм документов

(Приложение 3).

Дата изготовления документа записывается по ГОСТ 6.10.1-88 с

указанием времени записи документа, позволяющем идентифицировать

ее с машинным протоколом.

Реквизит "Код лица, ответственного за правильность

изготовления машиночитаемого документа или машинограммы"

записывается в следующем виде: код, должность, фамилия лица,

ответственного за правильность изготовления документа или лица,

утвердившего документ. Принадлежность кода конкретному лицу

должна быть зарегистрирована в организации - создателе документа.

Организации, подпадающие под действие специальных положений,

должны указывать обязательные реквизиты машиночитаемых документов

и машинограмм в соответствии с правилами этих положений.

При создании дубликатов и копий машиночитаемых документов и

машинограмм в состав реквизитов включается отметка о подлинности

документа (подлинник, дубликат, копия).

Полный состав реквизитов машинограмм, правила их оформления и

расположения определяются требованиями унифицированных систем

документации, а в случае их отсутствия - в соответствии с

требованиями отраслевых стандартов и настоящих общих требований.