4.3.3. Автоматизированная регистрация документов производится

децентрализованно в местах регистрации документов на

автоматизированных рабочих местах или автоматизированных пунктах

обработки информации. Запись производится непосредственно с

документа с использованием установленного единого набора

обязательных реквизитов, единой структуры регистрационного индекса

(п. 3.2.1.1. и п. 3.2.1.4) и кодов ОК ТЭИ; в последнем случае

запись на машинном носителе дублируется машинограммой РКК, которая

используется в качестве вспомогательной справочной картотеки.

На базе данных автоматизированной регистрации документов

строится ИПС. Автоматизированные ИПС обеспечивают информацией о

всех документах и месте их нахождения работников аппарата

управления при помощи вывода информации на дисплей или

изготовления машинограмм. При частичной автоматизации поисковых

операций должна соблюдаться совместимость традиционной и

автоматизированной систем регистрации и поиска.

Поиск и использование информации производится

децентрализованно на автоматизированных рабочих местах или

автоматизированных пунктах обработки информации. Пользователь

должен иметь возможность получить информацию по всем или

нескольким реквизитам регистрации и точный адрес местонахождения

документа в данный момент.