Исследование процессов управления
Одним из важнейших направлений исследования систем управления является исследование процессов управления, т.е. анализ динамики системы управления. С течением времени могут изменяться практически все составные части организации – целевая ориентация, функциональная структура, организационная структура, характерные типы связей и т.д.
Совокупность всех параметров и характеристик, описывающих систему управления в любой данный момент времени, образует состояние системы управления. Развитие системы представляет собой ее переход из одного состояния в другое с течением времени.
Основная цель исследования процессов управления – определение наиболее рационального состава и последовательности этапов управленческих процессов с точки зрения разных критериев (цели системы управления, стратегии системы управления, минимизация затрат, минимизация времени принятия и реализации решений и др.).
Примерами процессов управления являются:
-
процедуры планирования (например, разработка бизнес-планов);
-
процессы организационной деятельности (например, организация производства);
-
процессы разработки проектов любых типов;
-
процессы разработки и проведения маркетинговых исследований;
-
процессы подготовки персонала и т.д.
В управлении все большее внимание уделяется бизнес-процессам. Бизнес-процесс – это совокупность работ, задач или видов деятельности, упорядоченная во времени и в пространстве с указанием начала и конца процесса, а также с точным определением входов и выходов. Процессы управления также могут быть отнесены к бизнес-процессам. По своей сути управление представляет собой процесс принятия решений.
Бизнес-процессы часто имеют весьма сложную структуру, и их не удается описывать так же легко, как, например, иерархические структуры. Поэтому целесообразно применение специальных методов их исследования.
Анализ процессов начинается с их выявления, описания и классификации. Требования к описанию процессов можно найти в стандартах качества ISO 9000. Международные стандарты семейства ISO 9000 основываются на понимании того, что любая работа выполняется как процесс. Каждый процесс имеет вход и выход – результат процесса. Процесс сам по себе является (или должен быть) преобразованием, которое добавляет стоимость. Каждый процесс определенным образом включает трудовые и другие ресурсы. Выход – это продукция, материальная или нематериальная.
Классификация процессов:
-
По роли в деятельности организации – основные и вспомогательные.
-
По границам процесса – внешние и внутренние. Границами являются входы и выходы процесса. Внешним называется процесс, имеющий вход и/или выход вне фирмы. Внутренним называется процесс, находящийся целиком в рамках одной организации.
-
По функциональному признаку процесс управления может охватывать целостную функцию (например, управление маркетингом), подфункцию (управление рекламой), отдельную работу/задачу (например, заключение договора о поставке).
-
По локализация процесса – локальные процессы формируются внутри одного подразделения; стыковые процессы – при взаимодействии двух или нескольких подразделений на «стыке» их деятельности; сквозные процессы – при управлении внутри подразделения, определяемом взаимодействием «на стыках» деятельности.
-
В зависимости от класса решений, который обслуживают процессы – стратегические, тактические, оперативные, комплексные.
-
По характеру процесса – процессы могут быть связаны с функционированием или развитием организации.
-
По сложности процесса – простые, сложные, очень сложные, что определяет трудоемкость управления и требования к квалификации персонала управления.
-
По объекту управления – процессы управления связаны с определенными объектами управления, что определяет в значительной степени их содержательную сторону. Так, управление сборочным производством в значительной степени отличается от управления энергетическим хозяйством предприятия.
Многофакторная классификация помогает выявить фактическое место и значение процессов управления, уточнить их характер как объектов дальнейших исследований.
Существует несколько типовых проблем в исследовании 6изнес-процессов:
-
недокументирование;
-
отсутствие должностных инструкций, которые определяют роль конкретного исполнителя в том или ином бизнес-процессе;
-
даже если в компании есть документация по бизнес-процессам, а также соответствующие должностные инструкции, часто не проводится работа по диагностике отклонений от них и по устранению причин возникновения отклонений.
Общий подход к исследованию процессов состоит в последовательной декомпозиции процессов. Декомпозиция деятельности предприятия начинается с выявления миссии и разбиения ее на составляющие цели, подцели и стратегии по их достижению. Они затем расчленяются на составляющие их мегапроцессы, которые, в свою очередь, декомпозируются на процессы, подпроцессы и отдельные конкретные задачи, закрепленные за конкретными исполнителями.
Вначале всю деятельность организации по достижению поставленных ею перед собой целей представляют в виде 5-7 мегапроцессов. При этом важно определить организационные границы предприятия и, исходя из этого, те мегапроцессы, которые являются внешними и внутренними. Так, внешними мегапроцессами являются маркетинг и продажи. Внутренним мегапроцессом является производство. Далее каждый из мегапроцессов подвергается более детальному анализу, моделированию и декомпозиции на отдельные процессы. При необходимости процесс декомпозируется на отдельные работы. В этом случае каждая из работ может быть описана в виде регламента выполнения операций, порядка заполнения документа, правил принятия решения и т.д., которые раскрывают каждую из мельчайших деталей, связанных с выполнением работ. В результате получается структурная иерархия моделей процессов организации.
Одной из самых известных и распространенных методологий анализа и проектирования систем является SADT (Structured Analysis and Design Technique). SADT успешно используется в военных, государственных и коммерческих организациях для решения достаточно широкого спектра задач, таких, как разработка программного обеспечения, создание корпоративных информационных систем, обучение персонала, внедрение новых систем управления (управление финансами, процессы планирования, стратегическое управление, управление материально-техническим обеспечением и многое другое). Данная методология легла в основу не менее известных американских стандартов семейства IDEF0. С помощью SADT можно создавать функциональные и информационные модели предприятия.
Необходимо отобрать те процессы, которые следует подвергнуть более детальному анализу (наиболее важные и проблематичные), т.к. не следует анализировать все процессы одновременно и с одинаковой скрупулезностью. Обычно для такого отбора используют следующие факторы:
-
проблемы или претензии со стороны внешних клиентов;
-
проблемы или претензии со стороны внутренних клиентов;
-
высокая стоимость процесса;
-
высокая продолжительность реализации процесса;
-
существование более эффективного способа реализации процесса;
-
доступность новой технологии процесса;
-
стратегические интересы руководства.
Моделирование позволяет проанализировать логику процесса. Кроме этого, следует измерить и проанализировать три основные характеристики процесса:
-
результативность – степень соответствия выходов процесса связанным с ними целями (например, потребностям и ожиданиям клиентов). Синонимом результативности может служить качество выхода процесса;
-
эффективность – степень минимизации использования ресурсов, необходимых для обеспечения требуемой результативности процесса;
-
адаптивность – свойство процесса удовлетворять будущим изменениям.
В процессе развития можно выделить отдельные фазы – качественно обособленные стадии, переход из одной из которых в другую ведет к принципиальным качественным изменениям в системе управления. Пример – на протяжении всего периода своего существования предприятие может пройти через фазы проникновения на локальный рынок, завоевания широкого рынка, диверсификации выпускаемой продукции и т.д. Фазы могут отличаться друг от друга элементами целевой ориентации и прочими характеристиками.
Важным понятием в исследовании процессов управления является процедура – заранее определенная и жестко регламентированная последовательность действий и операций, требуемых для достижения целей, реализации функций и решения задач. Именно процедуры являются основой жесткости системы управления и ее устойчивости по отношению к факторам внешней и внутренней среды, поскольку не приходится каждый раз заново изобретать способы решения повторяющихся задач. В то же время излишняя регламентация деятельности организации на основе использования процедур снижает гибкость системы управления и ее способность к адаптации при изменении условий деятельности.
Моделирование процессов требует учета причинно-следственных связей между работами и последовательности их выполнения во времени. Современными средствами являются разнообразные техники сетевого моделирования: от простейших сетевых графиков Ганта до нейронных сетей.
Основой сетевого планирования и управления является сетевая модель, графическое представление которой называется сетевым графиком. Сетевая модель представляет собой план выполнения комплекса взаимосвязанных работ, заданного в виде сети, отражающей все логические и хронологические взаимосвязи и результаты выполняемых работ, необходимые для достижения конечной цели планирования. В сетевом графике с необходимой степенью детализации изображается, какие работы, в какой последовательности и за какое время предстоит выполнить, чтобы обеспечить окончание всех видов деятельности не позже заданного или планируемого периода. Основными элементами сетевой модели являются работы и события.
Оптимизация сетевого графика в зависимости от полноты решаемых задач может быть условно разделена на частную и комплексную. Видами частной оптимизации является: минимизация времени выполнения комплекса работ при заданной его стоимости; минимизация стоимости работ при заданном времени выполнения проекта. Комплексная оптимизация представляет собой нахождение оптимального соотношения величины стоимости и сроков выполнения проекта.
- Основы системного анализа Цели и задачи изучения дисциплины
- Свойства системы
- Классификация систем
- Параметры систем
- Система с управлением
- Исследование целей систем управления
- Исследование функций системы управления
- Исследование структур управления
- Исследование процессов управления
- Исследование информационного обеспечения управления