Исследование информационного обеспечения управления

Исследование систем управления предполагает рассмотрение вопросов его обеспечения, включая материально-техническое, кадровое, финансовое и информационное. Последнее направление имеет особое значение, учитывая роль информации в управлении, а также то обстоятельство, что информационные ресурсы организации в настоящее время являются важным фактором ее конкурентоспособности.

Система управления одновременно может быть рассмотрена как информационный контур, который вместе со средствами сбора, передачи, обработки и хранения информации образует информационную систему организации. Основная задача информационной системы – обеспечение управления (процесса принятия решений) необходимой информацией в нужное время и в нужном месте. Информационные ресурсы организации – это весь объем информации в информационной системе.

Исследование информационного обеспечения включает два основных направления:

• исследование информационных ресурсов;

• исследование средств их формирования.

Важнейшей задачей исследования информационного обеспечения является определение адекватности информационных ресурсов и эффективности их использования.

Описание и классификация информационных ресурсов включают характеристику ресурсов в разрезе основных функций и задач управления, основных процессов, исполнителей, а также по системе в целом. При этом должны быть отражены такие характеристики, как достоверность информации, полнота, своевременность, информационная обеспеченность, безопасность, наличие информационных шумов и др.

Диагностика предполагает получение ответов на следующие вопросы:

• какова информационная обеспеченность управленческих функций, процессов, задач, конкретных исполнителей;

• насколько соответствуют информационные ресурсы управленческим потребностям;

• какова информационная нагрузка на аппарат управления;

• в какой степени информационные ресурсы способствуют решению задач управления с учетом затрат на их формирование (насколько они эффективны).

Прогнозирование должно обеспечить выяснение двух основных проблем:

• какие информационные потребности возникнут в организации в будущем;

• как внедрение новых информационных технологий и информационных ресурсов повлияет на основные элементы и результаты управления.

В рамках синтеза при исследовании информационного обеспечения управления важное значение имеет рассматриваемый аспект информации. Выделяют следующие информационные аспекты:

• семантический (смысловой);

• прагматический (пользовательский);

• экономический (с позиций затрат, связанных с построением ин­формационных массивов);

• синтаксический (структурный);

• техни­ческий (с позиции выбора материальных носителей информации);

• динамический (т.е. в плане движения информационных потоков).

Анализ информационного обеспечения проводится локально по отдельным уровням управляющей системы (цех, производственная единица, филиал и др.), тематически по отдельным процес­сам управления (производственный, внешних связей, социальный и др.) и в целом по всей системе управления. При этом матери­алы тематического и локального анализов могут использоваться при проведении полного анализа.

Характеристика семантического (смыслового) аспекта инфор­мационного обеспечения предполагает оценку полноты информа­ции, объективности, достоверности, точности и надежности, про­грессивности, т. е. степени отражения последних достижений науч­но-технического прогресса и передового опыта; соответствия, вза­имной увязки и преемственности информации различного уровня и назначения; сопоставимости информации объектов одного класса.

Смысловая характеристика информационного обеспечения пред­полагает анализ ее содержательной стороны и методологии по­строения. Эта стадия анализа может проводиться в централизо­ванном порядке применительно к группе объектов определенного класса в их взаимосвязи с другими иерархическими уровнями. Анализ семантического аспекта информации в большей мере носит качественный логический характер. Однако часть характе­ристик может быть доведена до количественной оценки.

Эталоном оценки семантической стороны информационного обеспечения является модель управляемого объекта и его связей с системой большего масштаба.

Прагматический (пользовательский) аспект информационного обеспечения предполагает анализ полезности информации. Этот анализ проводится применительно к конкретному объекту и пе­риоду времени. Он включает оценку информационного обеспече­ния субъекта необходимой информацией, т.е. практического ис­пользования в процессе управления; достоверности информации, т.е. обеспеченности всеми данными, необходимыми для управле­ния; частоты или интенсивности использования; полноты исполь­зования; своевременности поступления информации; приспособлен­ности для вариантной обработки; надежности и достоверности ин­формации для задач конкретного класса; удобства пользования.

Эталоном для оценки информационного обеспечения с прагма­тических позиций является информационная потребность, опреде­ляемая на основе сложившейся организационной структуры, распределения прав, обязанностей и ответственности в системе управления, осущест­вляемых процедур и принимаемых решений на разных уровнях управления и в функциональных подразделениях.

Анализ экономичности построения информационного обеспече­ния предполагает оценку: комплексности информационного обес­печения; его централизации и специализации; повторяемости фикса­ции данных; уровня затрат на информационное обслуживание, включая затраты времени пользователя на поиск и обработку ин­формации; гибкости информационного обеспечения и времени на корректировку информационных массивов; периодичности обнов­ления; совместимости с другими информационными систе­мами.

Синтаксический анализ информационного обеспечения предпо­лагает выявление закономерностей постепенного агрегирования, усреднения информации и образования документов. Одним из наиболее сложных моментов в этом анализе является оценка пра­вильности и целесообразности преобразования оперативной ин­формации на основе ее постепенного накопления и преобразования в условно-постоянную, т. е. характеризующую устойчивые свой­ства состояния управления и его процессов.

Синтаксический анализ представляет собой изучение класси­фикационных связей в информационном массиве. Он включает ха­рактеристику:

• степени усреднения информации по объектам;

• агрегирования информации по разным уровням управления;

• степени единства отдельных информационных массивов;

• соответствия (адекватности) устойчивых массивов информации (компонентных блоков) составу и содержанию управленческих ре­шений;

• соответствия (адекватности) состава информационных масси­вов параметрам материальных процессов.

Синтаксический анализ включает также исследование перио­дичности замены информации, размещения данных в информа­ционных массивах, фильтрацию информации и др.

Сложными задачами анализа информационного обеспечения являются оценка правильности подбора материально-технических носителей информации и организация данных в информационных массивах (банках данных). Они определяются содержанием информации и наличной техникой ее регистрации и обработки и представляют изучение способа передачи информации.

Анализ циркулирования информации предполагает изучение интенсивности, стабильности и целеустремленно­сти потоков информации, возможности их разветвления и слияния. Эталоном оценки движения информационных потоков является их соответствие связям, возникающим в материальных процессах, в процессах разделения труда в управлении, и взаимосвязям уп­равляющей системы с управляемым объектом.

Наиболее полное и детальное отражение и анализ потоков ин­формации могут быть получены с помощью информационных мо­делей, которые разрабатываются как матричные модели. При этом могут быть даны различные матрицы – материальные про­цессы и документооборот; документооборот и состав решений и задач на конкретном уровне управления; по определенным группам задач, по разным уровням управления и др.

В классическом виде матричные модели предназначены для анализа классификационных связей. Они приемлемы и для изуче­ния основных характеристик информационного обеспечения управ­ленческого аппарата, потому что позволяют показать различные группировки видов и источников информации и способствуют бо­лее полному выявлению фактической обеспеченности и возможно­сти ее улучшения для задач разного вида.

Графоаналитический метод исследования информационных по­токов основан на представлении их в виде информационного гра­фа и анализа матрицы смежности. На основе графоаналитических моделей можно выявить число разновидностей исходной, промежуточ­ной и результативной информации, используемой и получаемой в процессе решения задачи, частоту исполь­зования различных информационных данных, действительное ис­пользование каждого показателя в работе. Имея графы основных задач и процедур, решаемых в процессе управления, можно по­лучить матрицу смежности графов, показывающую взаимосвязь задач и документов, используемых в управлении. Граф каждой задачи и конкретного уровня управления позволяет установить рациональную информационную преемственность, возможность ис­пользования промежуточных и конечных результатов данной за­дачи для других. Структурный граф может применяться для рас­чета объема информации.

Эти методики анализа информационного обеспечения в сово­купности позволяют рассматривать различные стороны семантического аспекта анализа.

Анализ содержания информационного обеспечения включает изучение состава используемых в управлении показателей, алго­ритмов их расчета и взаимосвязей, состава и архитектоники доку­ментов, процесса получения необходимой информации и ее дви­жения. Эта сторона анализа тесно связана с содержанием и ор­ганизацией статистического, оперативного и бухгалтерского уче­та в хозяйстве и его звеньях. Причем семантический анализ информационного обеспечения на любом уровне выходит на общегосударственную систему статистики и бухгалтерского учета.

Анализ полноты информации имеет преимущественно качест­венный характер. На основе опросов специ­алистов и руководителей можно выявить обеспеченность выполня­емых ими работ необходимыми сведениями, т.е. знать, каких сведений не достает, а какая часть имеющейся информации практи­чески не используется. Такой опрос может быть проведен приме­нительно ко всей системе в целом и к отдельным группам специа­листов и руководителей, в отношении отдельных групп информа­ции.

Количественное выражение результатов такого опроса мо­жет быть в некоторой мере представлено в виде отношения коли­чества недостающих и избыточных сведений к общему информа­ционному массиву. Более точно полнота информации может быть. охарактеризована, если за основу анализа принять информацион­ную обеспеченность различных групп управленческих решений, При этом устанавливают нормативный состав и количество све­дений, которые необходимы для принятия различных видов решений (стандартная модель решения), а сопоставление их с фак­тическим наличием информации свидетельствует о ее полноте.

Некоторые представления о полноте информации в организа­циях можно получить путем выявления неудовлетворительных за­просов информационно-поисковых систем и тех сведений, которыми никто длительное время не пользовался.

Прагматический аспект анализа требует сопоставления состава имеющейся информации с потреб­ностями в ней системы управления. Этот этап анализа предпола­гает, во-первых, оценку практической полезности информации по степени ее использования и, во-вторых, соответствие фактически сложившейся системы информации запросам разных руководите­лей. Удовлетворение потребности аппарата управления в инфор­мации проверяется прежде всего обеспеченностью необходимыми данными различных групп решений. Предметом анализа в этом случае является изучение соотношения потребности в информации конкретного круга работников и фактического ее наличия. Ана­лиз делают при помощи матричной таблицы соответствия инфор­мационного обеспечения и принимаемых решений.

Прагматический анализ включает оценку необходимости и интенсивности использования поступившей информации для обосно­вания решений и выполнения управленческих процедур. Такой анализ позволяет искать причины неиспользования от­дельных сведений и пути совершенствования на этой основе ин­формационного обеспечения.

Для прагматического анализа одним из наиболее действенных методов является изучение мнений тех, кто пользуется информа­цией, т. е. изучение потребности в ней.

Для теоретического анализа информационных потребностей их можно разделить на четыре категории:

• фактически удовлетворяемые информационные потребности, выражающиеся определенным составом, периодичностью и каче­ством сведений, поступающих к руководителю. Этот вид потреб­ностей корреспондирует с наличной информационной системой;

• реальные потребности, т.е. информация, необходимая для успешного решения задачи в конкретный момент времени и при сложившейся организации управленческого труда;

• нормализованные потребности — информация, необходимая для выполнения работ в условиях, предусмотренных действующи­ми нормативными документами, т. е. при среднепрогрессивном уровне организации труда, его технической оснащенности и т.д.;

• действительные (абсолютные) потребности, отражающие всю потребность в информации при наиболее полном и квалифициро­ванном (оптимальном) решении задач, в наибольшей мере соот­ветствующих конкретному уровню и функции управления, при ус­ловии использования прогрессивной организационной и вычисли­тельной техники, наиболее рациональной организации труда и др.

При анализе информационного обеспечения фактический со­став и содержание сведений сопоставляются с различными потреб­ностями. Действительные потребности, как правило, в большей мере совпадают с реальными. Такое сопоставление позволяет вы­явить ненужную, бесполезную в настоящее время информацию и ввести те данные, которых не хватает. Нормализованная инфор­мационная потребность показывает основные направления развития информационной системы и позволяет определить важнейшие этапы совершенствования техники и технологии управления. Дей­ствительные потребности – это перспектива развития информаци­онного обеспечения. Эта часть анализа становится базой при вы­боре потребностей, на которые ориентируется проектирование ин­формационного обеспечения создаваемых систем управления.

При детальном анализе определение и соизмерение потребно­стей разного вида проводятся по отдельным блокам и разновид­ностям информации.

Важнейшим направлением анализа является исследование дви­жения информации, т.е. анализ информационного потока, обес­печивающего связи, необходимые в системе (между структурными подразделениями аппарата управления), и ее контакты с внешней средой (учреждениями и организациями), Обеспечение рациональных связей между источниками и прием­никами информации и путей ее циркулирования является одним из непременных условий эффективного функционирования систе­мы управления. Относительное постоянство взаимозависимостей структурных подразделений, имеющее место в системе, позволяет выбирать рациональную структуру путей дви­жения информации и наиболее эффективные технические средст­ва для каждого канала связи.

Потоки характеризуются количеством информации, находящей­ся в системе и обрабатываемой в единицу времени. Данные могут обрабатываться и перемещаться:

• по мере возникновения;

• с регулярной периодичностью, когда информация накапливает­ся, после чего обрабатывается и перемещается через заранее ус­тановленные интервалы времени;

• нерегулярно по мере возник­новения отдельных информационных совокупностей.

Вид движения информации и сроки ее поступления в управляющую систему должны быть согласованы во времени с циклом управления и обеспечивать возможность своевременного вмешательства в его процесс.

Анализ потоков информации на действующих предприятиях начинается обычно с обследования, которое может проводиться двумя методами:

• путем обследования потоков, существующих на данном предприятии, и выяснения круга задач, решаемых подраз­делениями аппарата управления и исполнителями;

• путем оп­ределения задач подразделений аппарата управления, анализа ин­формации, которая необходима для решения этих задач и сопос­тавления ее с потоками документации, сложившимися в процессе деятельности аппарата управления.

Обследование потоков инфор­мации завершается расчетом объемов необходимой информации, регламентирующим ее движение, составлением схем потоков, проектированием форм применяемой документации.