4. Разработка внемашинного и внутримашинного информационного обеспечения САДД

При анализе объекта проектирования и технико-экономического обоснования САДД были выделен состав документов, подготовку которых необходимо автоматизировать. Затем необходимо произвести анализ внемашинной и внутримашинной информационной БД.

Внемашинная БД необходима для организации работы и поддержания фондов информации, не хранящейся на машинном носителе, но необходимой для работы данной системы. Внемашинную БД составляют различные документы, сведения из которых подлежат обязательному учету во внутримашинной БД. К таким документам относятся документы, поступающие на рабочие места, а также нормативные документы, используемые при заполнении создаваемых документов. Результатом выполнения этого этапа работы является построение списка документов, необходимых для выполнения производственных или управленческих функций.

Внутримашинная БД создается и поддерживается с помощью компьютерных СУБД и представляет собой совокупность специальным способом структурированных и форматированных файлов данных, хранящихся на машинных носителях информации. Одной из наиболее распространенных для управления БД на уровне предприятия является СУБД Access. Данные из данной системы передаются в другие программы, входящие в состав MS Office, что обеспечивает возможность передачи данных в другие информационные системы.

Ниже приводится анализ форм документов, образующихся в деятельности начальника отдела кадров.

Анализ форм документов в работе произведен в порядке, определяемом последовательностью их подготовки секретарем коллегии. Так как подготовка документов проводится в одной организации, используется единый стиль расположения реквизитов.

Приказ о приеме на работу оформляется на основании Трудового договора (ст.68 ТК). Условия, отраженные в заключенном трудовом договоре, предопределяют содержание приказа.

Приказы по личному составу являются не только распорядительными документами, но и одновременно они относятся и к первичным учетным документам, т.к. они фиксируют факт приема гражданина и являются основанием начисления ему заработной платы.

Приказ о приеме на работу составляется на каждого вновь зачисляемого в организацию.

При оформлении приказа указываются наименование структурного подразделения, должность, по которой будут исполняться трудовые обязанности, условия приема и дата, с которой работник приступает к работе.

Проект приказа визируется руководителем кадровой службы, а также бухгалтером и юристом.

Приказ о поощрении оформляется по ст. 191 ТК РФ, в которой называются основные Фомы поощрения: объявление благодарности; награждение именным подарком, почетной грамотой; выдача премии и т.д.

Одновременно могут применяться несколько видов поощрений.

Основанием для составления таких приказов служит докладная записка руководителя подразделения.

Проект приказа готовится в кадровой службе, визируется ее руководителем, а если предполагается материальная форма поощрения - обязательно должна присутствовать виза бухгалтера.

Заявление о предоставлении отпуска является основанием для предоставления отпуска.

В тексте заявления указывается, какой вид отпуска просит предоставить работник. Указывается продолжительность отпуска и с какого числа предполагается его начало.

Завизированное руководителем структурного подразделения заявление передается в отдел кадров. На его основании готовится приказ.

Приказы об отпуске объявляются работнику под расписку. На основании приказа о предоставлении отпуска делаются отметки в личной карточке, лицевом счете и производится расчет заработной платы, причитающейся за отпуск.

Служебное задание является первым документом для оформления командировки. В нем указывается направление в командировку и отчет о выполнении.

Срок командировки устанавливается с учетом времени проезда до места назначения. Началом командировки считается день выезда из места постоянной работы. Цель командировки должна быть четко сформулирована.

Служебное задание подписывается руководителем подразделения и утверждается руководителем организации.

На основании этого документа оформляется приказ о направлении сотрудника в командировку. Формы приказов хорошо продуманы, их необходимо только правильно заполнить.

После подписания приказа выписывается командировочное удостоверение. Работник, выписывающий командировочное удостоверение, вносит в него необходимые данные, беря их из приказа.

Командировочное удостоверение является учетным документом, в котором фиксируется время прибытия сотрудника в пункт назначения и время выбытия из него.

Справка - документ, содержащий текстовую и табличную обобщенную информацию по какому-либо определенному вопросу.

Полученные данные заносятся в таблицу 4.

Таблица 4 - Документы отдела кадров