Автоматизация документирования деятельности страховой компании "Макс"

5. Руководство пользователя

Данный программный продукт предназначен для автоматизации документооборота и делопроизводства отдела кадров СК «Макс» Пензенский филиал.

Уровень подготовки пользователя - средний уровень знаний Microsoft Office, в частности MS Access.

При его создании использовалась СУБД MS Access 2003, входящий в пакет Microsoft Office.

Для работы с САДД требуется наличие на рабочем месте операционной системы Windows 98/NT/2000/ХР и пакета программ Microsoft Office.

Для установления программу нужно скопировать на жесткий диск компьютера файл «Страховая компания КП.mdb».

Разработанная БД предназначена для реализации следующих функций:

Ш оформление приказов по личному составу; приказов о приеме, о командировании, о предоставлении отпуска;

Ш оформление заявлений о предоставлении отпуска;

Ш оформление справок о месте работы;

Ш оформление договоров и квитанций по страхованию;

Ш формирование отчетов о работе отдела кадров.

САДД содержит ограничения использования - необходимо соблюдать последовательность заполнения таблиц.

При запуске файла базы данных «Страховая компания КП» на экране появляется Главная форма.

Эта форма выполняет функцию главной панели управления, представляя набор кнопок или других элементов, активизирующих настройку команд или форм вывода данных для просмотра, редактирования.

Данные функции представлены в таблице 5.

Таблица 5 - Работа с кнопочной формой

Действия пользователя	Реакция программы
Нажатие кнопки Командирование	Открывается следующая страница с кнопками: Ш Приказ о направлении в командировку; Ш Служебное задание; Ш Командировочное удостоверение; Ш Назад.
Нажатие на кнопку Клиенты	Открывается следующая страница с кнопками: Ш Квитанция; Ш Страховой полис.
Нажатие на кнопку По личному составу	Открывается следующая страница с кнопками: Ш Справка; Ш Приказ о поощрении; Ш Заявление; Ш Приказ о предоставлении отпуска; Ш Приказ о приёме на работу
Нажатие на кнопку Назад	Возвращение на главную кнопочную форму.
Нажатие на кнопку Выход	Закрытие MS Access

Взаимодействие конечного пользователя с БД происходит в диалоговом режиме, поэтому предсказать и жестко ограничить все возможные последовательности действий пользователя заранее невозможно. А при несоблюдение общих ограничений целостности вызывает появление сообщений СУБД ACCESS в отношении первичных и внешний ключей.

Для обеспечения сохранности информации нужно создавать резервную копию файла через минимально возможные промежутки времени. Подсказки появляются в случае наведения на любое поле курсором. Данные подсказки применены ко всем полям кнопочных форм.

Все документы, создаваемые с помощью САДД, можно выводить на печать. Для этого, на соответствующей форме нужно нажать на кнопку «Просмотр отчета», а затем на кнопку «Печать». Отчеты создаются в любом необходимом режиме. Выход из программы осуществляется нажатием кнопки Выход. Для работы с БД необходимо изучить «Руководство пользователя».

Содержание