1.2.4 Обоснования необходимости использования вычислительной техники для решения задачи

Основываясь на данных, полученных из библиотеки компании ООО «Кока-Кола ЭйчБиСи Евразия» из раздела «Организация деятельности подразделений» составим схему документооборота в отделе планирования.

Схема представлена на рисунке

Рис. 9. Схема документооборота отдела планирования на предприятии ООО «Кока-Кола ЭйчБиСи Евразия»

Основными недостатками такой системы документооборота (представленной в приложении 2) являются:

o практически 100% использования человеческого фактора при составлении планов, вследствие чего, очень высок риск неточности предоставляемой информации;

o процесс составление планов характеризуется высокой трудоемкостью;

o постоянное несоблюдение графика подачи отчетов для осуществления планирования, из-за слишком объемной географии складов;

o несопоставимость данных, используемых в различных отчетах;

o отсутствие статистических отчетов по результатам деятельности.

В таблице Таблица 2 представлены потоки информации в отделе планирования [16].

Таблица 2. Потоки информации в отделе планирования

Рассчитаем экономию рабочего времени в варианте автоматизированного решения задачи на примере плана продаж.

Заработная плата сотрудников отдела планирования (за исключением менеджера и супервайзера) составляет 40 000,00 рублей в месяц. Средний объем рабочих часов в месяц составляет 176 часов, соответственно часовая ставка сотрудника отдела планирования составляет 227,27 р/час. Соответственно, в варианте КАК ЕСТЬ, трудовые затраты на формирование плана продаж составляю 416 * 227,27 = 94 544,32 рубля. По предварительным расчетам, в варианте автоматизации процессов планирования, а в частности, для формирования плана продаж, будет составлять ориентировочно 10 минут (0,17 часа). Это время будет затрачиваться на работу специалиста с пользовательским интерфейсом, выбор нужных пунктов меню, заполнение необходимых исходных данных, нажатие соответствующих кнопок и, соответственно, завершающих действий по отправке отчетов для конечных пользователей. Расчет всех необходимых данных для планирования на будущий временной период будет осуществляться посредством внутримашинной обработки, сервером. Даже при высоких объемах расчетных показателей, время на расчет и обработку данных будет составлять сотые/десятые доли секунды. Поэтому, время, затрачиваемое на внутримашинную обработку информации можно не учитывать.

В год составляется 52 плана продаж. 52 * 0,17 = 8,84 часов на составление планов продаж за один год. 8,84 * 227,27 = 2 009,07 рублей.

Итого, общая стоимостная выгода в варианте автоматизации, по сравнению с вариантом КАК ЕСТЬ, составит ориентировочно 92 535,25 рублей. На сегодняшний день, на рынке, ориентировочная стоимость информационных систем планирования с необходимым оборудованием и установкой, будет составлять 600 000 рублей. Исходя пятилетней амортизации информационной системы, годовая амортизация ИС составит, ориентировочно, 120 000 рублей. Минимум, в планируемой ИС, будет составляться четыре плана. Годовая экономия составления планов по варианту КАК ДОЛЖНО БЫТЬ, по сравнению с вариантом КАК ЕСТЬ, ориентировочно, составит 370 141 рубль в год. Итого, прямой экономический эффект может составить 250 141 рубль в год. При этом, пока, не учитывается возможность формирования дополнительных аналитических показателей для координации управленческой деятельности.

При планируемом внедрения информационной системы на предприятие ООО «Кока-Кола ЭйчБиСи Евразия», можно будет устранить следующие недостатки в процессе работы отдела планирования:

o задержка необходимой информации;

o низкая оперативность, снижающая показатели областей планирования;

o простои производства, вследствие несвоевременности предоставления плановой информации;

o низкая производительность в различных сферах, связанных с областью планирования;

o невысокая достоверность результатов;

o несоответствие данных, используемых в различных отчетах;

o дублирование потоков информации;

o высокая трудоемкость обработки информации (на некоторые отчеты по планированию, в данный момент, затрачивается около 8 рабочих часов);

o несовершенство процессов сбора, передачи, обработки, хранения, защиты целостности и секретности информации и процессов выдачи результатов расчетов конечному пользователю.

o непрозрачность планирования (под непрозрачностью подразумевается невозможность проследить путь каждой цифры сводного документа от первичных данных, до итоговых);

o невозможность расчета статистических показателей, необходимых для управления, из-за сложности вычислений и большого объема информации.

В рамках будущей информационной системы будут структурированы все данные, используемые в процессе планирования, что позволит гораздо эффективнее осуществлять процессы планирования.