Глава 2. Обоснование выбора и особенности использования программного обеспечения для автоматизации подбора персонала

Ввиду проведённого углубленного анализа программных продуктов автоматизации был выявлен наиболее оптимальный из них, который по функционалу наиболее подходит непосредственно для подбора и принятия на работу персонала, основываясь на современных информационных технологиях и Интернете.

E-Staff Рекрутер - является старейшим и, пожалуй, одним из самых популярных ПО на нашем рынке. Данный софт можно использовать и как комплексную программу для сотрудника HR-отдела, и как универсальный инструмент для крупных кадровых агентств.

Основные преимущества программы E-Staff Рекрутер - ее многофункциональность, надежность и возможность подстроить под свои задачи. E-staff на сегодняшний день оправданно занимает позицию лидера на правах старейшей автоматизированной системы по управлению процессом подбора персонала. Действительно, программный продукт обладает лучшим соотношением цена/качество.

Стоимость полнофункциональных версий программы на одного пользователя - 13 тыс. руб., причем это фиксированная плата вместе с годовой подпиской на обновление интернет-модуля. С увеличением количества пользователей оплата за использование программы прогрессирует. В E-Staff за каждого нового пользователя предусмотрена плата 8,5 тыс. рублей, а версия с неограниченным количеством пользователей стоит 120 тыс. рублей (опять же с годовой подпиской на обновление интернет-модуля).

E-Staff Рекрутер - система полного цикла, автоматизирующая большинство рутинных операций в рекрутинге. Рассмотрим главные особенности использования этой программы. И начнем с функциональных возможностей главного окна.Рисунок 1 "Главное окно (с пояснениями)"

В левой части главного окна (рис.1) находится список основных разделов программы, которые и являются ее основными функциональными возможностями:

Учет структурных подразделений (для компаний) и клиентов (для рекрутинговых агентств). Комбинированный учет клиентов и подразделений для холдинговых структур с единой кадровой службой

возможность автоматической синхронизации штатной структуры с внутренней системой кадрового учета (1С, БОСС-Кадровик, SAP и др.) или корпоративным порталом WebSoft

учет взаимоотношений с клиентами (CRM)

анализ затрат на подбор персонала

Учет вакансий и заявок на подбор сотрудников

возможность подачи заявки на вакансию руководителем через корпоративный портал

Автоматическая публикация объявлений о вакансиях в Интернет

размещение объявлений на ведущих сайтах в Интернет за одну операцию (список включает более 40 сайтов)

отслеживание сроков хранения на каждом из сайтов

повторные размещение объявлений, срок публикации которых истек

автоматический сбор откликов с сайтов

Импорт резюме кандидатов из почтовых ящиков и документов MS Word

автоматическое распознавание ключевой информации в резюме (ФИО, дата рождения, адрес, телефон, e-mail, уровень зарплаты);

ручной и автоматический режимы импорта;

Работа с кандидатами

прием в разработку

интервью

отслеживание статуса у заказчика (руководителя подразделения)

отслеживание времени нахождения кандидата в каждом из статусов

прием на работу или отклонение

прохождение испытательного срока

планирование событий и задач, возможность интеграции с календарем MS Outlook

ведение полной базы кандидатов, когда-либо контактировавших

Хранение полной истории работы по каждому кандидату, вакансии и заказчику

интервью

телефонные контакты

изменения статуса кандидата

проверки рекомендаций и др.

Отправка резюме и типовых сообщений по настраиваемым шаблонам

Поиск любых данных в базе как по формальным критериям, так и по произвольным словам

Поиск кандидатов в Интернет

поиск по нескольким сайтам при помощи одного запроса.

возможность переноса найденных резюме во внутреннюю базу компании.

отслеживание кандидатов, найденных повторно, или по которым уже ведется (велась) работа.

Расширение базы дополнительными полями и справочниками, используемыми в компании

Настраиваемый доступ для заказчика (руководителя) для просмотра кандидатов, дошедших до определенного этапа подбора, через корпоративный портал.

одобрение/отклонение кандидата руководителем.

оценка кандидата руководителем (группой оценивающих лиц) по настраиваемым формам оценки.

Возможность назначение кандидатам тестирования через внешнюю систему тестирования.

автоматическое назначение кандидату заданного набора тестов.

отслеживания статуса прохождения тестов.

автоматическая загрузка результатов прохождения тестирования в E-Staff.

Быстрый переход между карточками взаимосвязанных объектов через перекрестные ссылки.

Возможность работы нескольких пользователей в сети.

разграничение прав доступа.

получение информации о работе каждого рекрутера.

Получение статистики, как по всей компании, так и по каждому рекрутеру.

аналитика по эффективности процесса подбора ("воронка подбора").

аналитика по срокам закрытия вакансий.

аналитика по эффективности источников поступления кандидатов и источников закрытия вакансий.

возможность настройки стандартных отчетов и создания собственных.

Интеграция с другими программными системами.

системы кадрового учета (Босс-Кадровик, 1С, SAP и др.).

корпоративный портал WebSoft.

системы тестирования и оценки персонала WebTutor.

Раздел Администрирование->Справочники содержит справочники, используемые внутри программы. Справочники, в зависимости от назначения, могут быть одноуровневыми (например, Бренды, Статьи затрат), либо иерархическими.

Рассмотрим основные формируемые справочники:

Справочник «Шаблоны писем»

Программа E-Staff Рекрутер позволяет отправлять письма отобранным кандидатам и заказчикам по стандартным шаблонам. Для отправки писем по шаблонам можно использовать кнопки «Приглашение» и «Резюме» у заказчика в карточке отобранного кандидата. Вместе с программой поставляются следующие стандартные шаблоны:

Приглашение кандидата на интервью

Уведомление кандидата о назначенном интервью

Уведомление кандидата о назначенном интервью с руководителем

Уведомление кандидата о назначенном интервью с внешним заказчиком

Уведомление кандидата о включении в базу данных

Уведомление кандидата об отказе (после интервью)

Уведомление кандидата об отказе (прекращении набора на вакансию)

Резюме кандидата для заказчика

Уведомление руководителя о начале процедуры утверждения кандидата

Уведомление руководителя о начале процедуры оценки кандидата

При необходимости можно редактировать существующие шаблоны и добавлять собственные.

Справочник «Регионы»

Содержит список регионов (областные центры, области, районные центры нескольких стран), используемых в системе.

Справочник «Станции метро»

Содержит список станций метрополитена одного либо нескольких городов.

Справочник «Уровни доступа»

Каждому пользователю в сетевой версии программы присваивается определенный уровень доступа (обычно Стандартный пользователь), ограничивающий права доступа к тем или иным разделам (функциям) программы.

После установки программа содержит следующие уровни доступа:

Администратор приложения - у пользователя отсутствуют какие-либо ограничения в программе.

Стандартный пользователь - пользователь имеет полный доступ к базе данных, но не может редактировать раздел Администрирование.

Справочник «Типы событий»

Содержит список всех возможных типов событий, используемых в системе.

Большинство типов событий обозначает соответствующий статус объекта, к которому оно относится (например, Интервью состоялось, Резюме у руководителя, Испытательный срок). Также тип события может не обозначать никакого статуса, (например, Пометка, Встреча).

Справочник «Специальности»

Иерархический справочник специальностей для интеграции с собственным карьерным сайтом. По умолчанию программа использует двухуровневый справочник специальностей, поставляемый вместе с программой. Можно вручную отредактировать стандартный справочник специальностей в разделе Администрирование->Справочники->Специальности.

Справочник «Навыки»

Содержит список навыков, используемых в системе для быстрого указания их в карточке кандидата. По умолчанию справочник заполнен списком иностранных языков.

Далее рассмотрим основные формы ввода информации, необходимой в процессе подбора и отбора персонала. 

При помощи E-Staff можно публиковать объявления о вакансиях в Интернет одновременно на нескольких сайтах, заполнив один раз единую форму для каждой вакансии (рис.2).

Рисунок 2 "Карточка вакансии для публикации в Интернет"

Размещение происходит одновременно на все выбранные нами сайты и, как правило занимает от 10 до 30 секунд. Повторное размещение вакансий, срок публикации, которых истек, не потребует от нас ввода новых данных.

Кстати именно данное свойство программы послужило в свое время поводом для критики в адрес программы E-Staff, в том, что она, благодаря легкости размещения, способствует появлению большого количества дубликатов одной и той же вакансии. Также свойством размещения стали часто пользоваться недобросовестные размещатели массовых объявлений, в частности MLM, при помощи демо-версии программы. Однако есть очевидно возражение - если сами сайты разрешают размещать повторные объявления, то должен ли E-Staff вводить дополнительные ограничения? Небезынтересно заметить, что вскоре после появления возможности размещения на 1job.ru и rabota.mail.ru данные сайты вполне простыми техническими средствами ввели политику предотвращения дубликатов.

Опубликовав вакансию при помощи E-Staff, можно автоматически загружать отклики на опубликованные вакансии. Загруженные отклики будут автоматически прикрепляться к вакансиям в базе E-Staff. При этом мы сможем видеть, работаем ли мы с откликнувшимся кандидатом впервые, работали с ним ранее, или с ним работает (работал) кто-то из наших коллег (рис.3).

Рисунок 3 "Автоматическая публикация вакансий на сайтах в Интернет"

E-Staff позволяет автоматически загружать и обрабатывать поступающие резюме из документов Microsoft Word или OpenOffice, из почтовых ящиков, а также из Интернет. Доступны следующие способы занесения резюме в базу:

Быстрое занесение резюме из письма, открытого в данный момент в почтовой программе, нажатием одной кнопки, встроенной в почтовую программу (доступно для Microsoft Outlook и Lotus Notes).

Массовая загрузка резюме из почтовых ящиков (доступно для большинства существующих почтовых программ).

Быстрое занесение скопированного фрагмента резюме со страницы сайта, открытой в данный момент в Web-браузере.

Занесение резюме, найденного в Интернет при помощи Интернет-модуля E-Staff.

Занесение отклика на опубликованную на сайте вакансию при помощи Интернет-модуля E-Staff.

Загрузка резюме из файлов Microsoft Word или OpenOffice.

При загрузке из почтового ящика резюме может находиться как в теле письма, так и во вложенном файле. Алгоритм работает следующим образом. Программа сканирует почтовые ящики и определяет то, содержится ли в каждом письме резюме. Если ответ положительный, то E-Staff распознает содержимое резюме и помещает резюме во временный список. Письмо в почтовом ящике помечается как прочитанное, что исключает необходимость просматривать письмо второй раз.

После импорта необходимо вручную просмотреть временный список и выбрать одно из следующих действий:

отобрать соискателя на вакансию;

поместить в кадровый резерв по специальности.

Если в базе кадрового резерва уже существует такая запись, программа предупредит об этом.

Настройка импорта из почтового ящика является сложной операцией из-за обилия почтовых программ. Для этого необходим специалист ИТ-сферы.

Если рекрутером применяются программы MS Outlook или Lotus Notes, то кнопка «Загрузить резюме в E-Staff» может быть загружена в почтовую программу. Рекрутер может выделить необходимые письма, и нажать на кнопку. В результате данного действия резюме кандидатов автоматически перенесутся в E-Staff.

При любом из вариантов импорта программа заведет в базе кандидатов унифицированную карточку кандидата с прикрепленным резюме. Ключевые поля из резюме (ФИО, дата или год рождения, адрес, телефон, email) при этом будут извлечены из резюме и помещены в соответствующие поля карточки (рис.4).

Рисунок 4 «Карточка кандидата»

E-Staff содержит встроенный календарь, при помощи которого можно планировать как события, связанные с кандидатами (интервью, телефонные звонки и т.п.), так и любые другие события и задачи. Встроенный календарь является одним из элементов органайзера рекрутера. Встроенный календарь при необходимости может быть интегрирован с календарем Microsoft Outlook (рис.5).

Рисунок 5 "Планирование событий по кандидатам. Органайзер рекрутера."