Глава 3. Результаты практической реализации подбора персонала в автоматизированном режиме

Итак, рассмотрим подробнее, как функциональные возможности программного обеспечения «E-Staff Рекрутер» помогают на практике в подборе персонала.

Интернет-модуль E-Staff позволяет осуществлять консолидированный поиск резюме как напрямую на работных сайтах, так и в Интернет-архиве E-Staff.

Рисунок 6 "Поиск резюме в интернете"

При прямом поиске резюме пользователь задает в программе поисковые критерии (специальность, ключевые слова, регион, образование, возраст, пол, опыт работы), по которым программа делает серию одновременных поисковых запросов на каждый из выбранных сайтов. Для каждого из сайтов программа подстраивается под поисковую форму этого сайта, имитируя действия человека, после чего осуществляет разбор результатов поиска с каждого из сайтов, приводя их к единому виду.

Если, исходя из контактной информации кандидатов, программа обнаружит дубликаты одного резюме (как с одного сайта, так и с разных), избыточные дубликаты будут исключены из результатов поиска. Также в результатах поиска пользователь сможет наглядно увидеть, какие из резюме уже были просмотрены им ранее, а какие являются новыми.

Любое найденное резюме, заинтересовавшее рекрутера, может быть перенесено во внутреннюю базу кандидатов нажатием одной кнопки и либо сразу принято в работу по какой-либо вакансии, либо снабжено временным комментарием. Если же сам пользователь (или, в случае использования сетевой версии программы, кто-то из его коллег) уже проводил работу с каким-либо из кандидатов (отбирал его резюме во внутреннюю базу), это резюме будет подсвечено отдельным цветом в списке.

E-Staff также позволяет осуществлять поиск кандидатов в Интернет-архиве E-Staff, содержащем резюме, которые когда-либо размещались на наиболее популярных сайтах в Интернет с ноября 2001 года. При этом все резюме выдаются в единой форме и без дубликатов. 

Есть возможность перенести резюме любого из найденных кандидатов в нашу локальную базу резюме. В случае, если Вы нашли кандидата, с которым уже работали ранее, кандидат будет подсвечен в списке.

При помощи E-Staff Вы можно отслеживать всю цепочку действий по каждому кандидату от момента поступления его резюме в базу (телефонные интервью, первичное интервью, отправка резюме заказчику, интервью у заказчика, отклонение или выход на работу и др.).

Один кандидат может рассматриваться одновременно на несколько вакансий. Статус текущей работы по каждой из вакансий показывается в программе в наглядной форме.

Рисунок 7 "Цепочка действий по каждому кандидату"

Любые события, связанные с кандидатом, отражаются в его личном деле вместе с комментариями рекрутера и сохраняются там после того, как кандидат попадает в архив.

Открыв карточку найденного кандидата, можно увидеть всю историю работы с этим кандидатом (рис.8).

Рисунок 8 "Полная история работы с кандидатами"

Программа E-Staff также в состоянии задать поиск по различными критериям:

Формальным:

фамилии;

имени;

отчеству;

возрасту;

специальности.

По произвольным словам в карточке соискателя, например, по:

тексту резюме;

комментариям рекрутера.

Например, критериями поиска могут быть:

название компании, где работал соискатель;

фамилии лиц, предоставивших рекомендации;

фрагменты комментариев рекрутера;

иная информация.

В данном случае критериями поиска будут являются любые ключевые слова.

Кроме того, необходимо автоматизировать работу с соискателями на вакансии. Рекрутер должен видеть стадии отбора как то:

с кем проводились интервью;

с кем рекрутер созванивался;

с кем интервью только запланированы.

К вакансиям прикрепляется перечень соискателей, рассматриваемых для данной вакансии. Один соискатель может быть отмечен для несколько вакансий. Соискателю может присвоена условная оценка, позволяющая ранжировать соискателей по степени вероятности отбора. E-Staff демонстрирует факты проведения интервью и телефонных звонков для соискателя в табличной форме.

E-Staff поддерживает отправку типовых писем по настраиваемым шаблонам, к примеру:

приглашению на интервью;

уведомлению о включении в базу данных;

уведомлению об отказе.

Если специализированное программное обеспечение для рекрутинга не применяется, то после закрытия вакансии информация теряется. Если пользователь - не рекрутинговое агентство, то теряется и соискатель. Известно, что события, произошедшие с соискателем могут понадобиться.

Для таких случае программа E-Staff содержит в себе функцию «сохранять все на всякий случай». При этом такая информация должна:

не мешать ежедневной работе;

при необходимости быстро находиться.

В программе ведется так личное дело, содержащее список всех событий, когда-либо имевших место с:

соискателем;

вакансией;

заказчиком.

Таким событием может выступать:

открытие вакансии;

закрытие вакансии;

отбора соискателя;

интервью;

телефонный звонок;

и т.д.

При этом существуют различные привязки к субъектам. Так, одно событие, например, интервью, может быть привязано к:

соискателю;

вакансии.

Поэтому данное событие будет отражено в:

личном деле соискателя;

истории по вакансии.

Таким образом ведется отслеживание этапы работы с каждым соискателем.

Кроме того, возможен поиск по наличию записей в личном деле за определенный период.

При помощи E-Staff можно просматривать статистику как по всей компании так и по каждому рекрутеру за любой заданный период (рис.9,10,11).

Рисунок 9 "Статистика работы рекрутеров"

Рисунок 10 "Статистика работы рекрутеров"

Рисунок 11 "Статистика работы рекрутеров"

Для рекрутинговых агентств также существует необходимость учета заказчиков - лиц, для которых закрывается вакансия. Заказчиком при этом может выступать:

внутренне структурное подразделение компании (при использовании в кадровой службе компании);

внешней организацией (при использовании в рекрутинговом агентстве).

кадровая служба холдинга, сочетающая в себе функции кадровой службы компании и рекрутингового агентства.

В стандартной карточке заказчика указываются его основные реквизиты, кроме этого возможно прикрепление любого количества документов к карточке.

Данная функция является не обязательной и применяться частично. Так, может быть использована функция отправки заказчику резюме соискателю.

Данная система является коробочным продуктом с возможностями настройки отдельных параметров. Так, например, может быть изменен стандартный справочник специальностей. Карточка соискателя может быть расширена посредством дополнительных полей любого типа. Можно добавить поля:

«Личное впечатление»;

«Результат тестирования».

Кроме того, существует возможность настройки шаблонов всех писем, подготовка которых поддерживается в E-Staff.

Также существует возможность сетевой организации системы, обеспечивающей в ней одновременную работу нескольких пользователей. В данном случае необходимо организовать сервер и подключить к нему рабочие станции пользователей.

Политика пользовательских паролей при входе в сеть позволяет идентифицировать пользователя на предмет имеющихся у него прав и ролей (набора функций для определенного круга задач), тем самым, определяя уровень доступа к документам и возможностей работы с ними (создание, изменение, чтение и пр.). Так, у сотрудника могут быть права на чтение документа, но нет прав на его изменение. Роль «Руководитель» может предполагать доступ на визирование/редактирование документов подчиненных сотрудников, создание подпапок в папке возглавляемого подразделения.

Ряд предприятий разрабатывают собственные автоматизированные системы рекрутинга. Такие системы точно соответствуют потребностям данного конкретного предприятия, хотя и имеют некоторые недостатки. E-Staff может быть интегрирован с такими системами.