Електронний документообіг

Під документом розуміють інформацію, зафіксовану на матеріальному носії з атрибутами, що дозволяють її ідентифікувати. Наприклад, звичайнийдокумент – це інформація на паперовому носії з такими атрибутами, як номер реєстрації, дата, підпис, печатка.

Електронний документ є одиницею інформації в системах електронного документообігу (ЕДО). Такий документ не можна відчути, поторкати і він не прив'язаний до носія. Електронний документ може існувати на багатьох носіях, але в той же час бути одним і тим же документом.

Розрізняють внутрішній і зовнішній ЕДО. Виходячи з цієїкласифікації, слід мати на увазіправила, що визначають особливості ЕДО. Ці правила визначаються, наприклад, законом «Про електронні документи і електронний документообіг», але, на жаль, закон пробиває собі «життя» з великими труднощами.

Потенційно упровадження системи ЕДО забезпечує більш ефективне управління документів за рахунок автоматичного контролю їх виконання. При цьому підтримується протоколювання діяльності підприємства в цілому. Крім того оптимізуються бізнес-процеси, скорочується оборот паперових документів і здешевлюється їх зберігання.

Щорічно в світі з'являютьсямільярдинових документів. За прогнозом фахівців, до 2010 року не більше 30% корпоративній інформації залишиться в паперовому вигляді, а решта інформації зберігатиметься в електронному вигляді.

Потреба в ефективному управлінні документами на Заході привела до створення систем електронного документообігу, які називають Electronic DосumentМаnagementSystems (ЕDМS). Сьогодні ці системи є частиною ринку програмного забезпечення для управління електронним документообігом і змістом інформаційних систем.

Останні 5-6 років спостерігається інтерес до електронного документообігу і на вітчизняних підприємствах недержавної форми власності. Спрощено ЕДО можна визначити як робочий потік документів в електронному вигляді. Принципово, організувати цей потік можна за допомогою електронної пошти без спеціальної програми (що і має переважне місце в організаціях, що мають зв'язок з Інтернет), але можна застосувати більш ефективні програмні засоби.

ЕДОнапряму пов'язаний з рівнем розвитку управління. І в цьому випадку задача електронного документообігу – не витіснити паперовий, а створити ефективний механізм управління підприємством. Для цього в сучасні ЕДО включені наступні системи: електронний архів (підтримуєзасоби повнотекстового пошуку і зберігання даних); workflow-системи (забезпечують рухи документів по наперед заданих маршрутах з урахуванням ієрархічної побудови організації); гібридні системи, орієнтовані на накопиченнязнань (поєднують в собі елементи двох попередніх); системи колективної роботи (забезпечують спільнуроботу людей над документами).

Як правило, ЕDМS-системи– клієнт-серверні програми, побудовані за модульним принципом з відкритим інтерфейсом прикладного програмування, що дозволяє додавати до них нові функції або розширювати ті, що вже є.

Для зберігання атрибутів документів використовуються системи управління реляційними базами даних, наприклад Oracle, Sуbase, SQL, забезпечуючі пошук документів по атрибутах, а для зберігання безпосередньо змісту документів – файл-сервери Windows, NetWаге, UNIХ або власні сховища.

На сьогоднішній день існує безліч ЕDМS-систем, але упроваджувати, швидше за все, потрібно системи, які більшою мірою відповідають вітчизняній бізнес-практиці (Атлас, Босс-референт, Дело, Кодекс, САЇД, ДокМенеджер, ЕффектОфіс і ін.). Другий важливий момент – можливість розвитку системи через її масштабованість і підтримку з боку розробника.

Упровадження ЕДО на перших порах не тільки не скорочує використовування паперу в організації, а навіть збільшує. Це пов'язано з тим, що крім ЕД люди часто хочуть мати на руках паперові копії (по-перше, для підстраховування, по-друге, працювати з копіями більш «ергономічно»).

Більшості вітчизняних підприємств доведеться упроваджувати корпоративну ЕDМSпри відчутному опорічастини співробітників. Пояснення достатньо тривіально. Наші люди не хочуть перенавчатися, міняти свій стиль роботи і ментальність. Адже правильно оформлений документ практично неможливо приховати або притримати для виконання. Тому таке перетворення не всім буде до вподоби. Проте йти вперед не просто треба, а життєво необхідно.