1.4 Класифікація основних бізнес-процесів

Бізнес-процес - це сукупність взаємоповязаних заходів або завдань, спрямованих на створення певного продукту або послуги для споживачів. Для наочності бізнес-процеси візуалізують за допомогою блок-схеми бізнес-процесів.

Існують три види бізнес-процесів:

Керуючі - бізнес-процеси, які управляють функціонуванням системи. Прикладом керуючого процесу може служити Корпоративне управління і Стратегічний менеджмент.

Операційні - бізнес-процеси, які складають основний бізнес компанії і створюють основний потік доходів. Прикладами операційних бізнес-процесів є Постачання, Виробництво, Маркетинг і Продаж.

Підтримуючі - бізнес-процеси, які обслуговують основний бізнес. Наприклад, Бухгалтерський облік, Підбір персоналу, Технічна підтримка, АГВ.

Бізнес-процес починається з попиту споживача і закінчується його задоволенням. Процесно-орієнтовані організації намагаються усувати барєри і затримки, що виникають на стику двох різних підрозділів організації при виконанні одного бізнес-процесу.

Бізнес-процес може бути декомпозируваний на кілька підпроцесів, які мають власні атрибути, однак також спрямовані на досягнення мети основного бізнес-процесу. Такий аналіз бізнес-процесів звичайно включає в себе складання карти бізнес-процесу і його підпроцесів, рознесених між певними рівнями активності.

Бізнес-процеси повинні бути побудовані таким чином, щоб створювати вартість і цінність для споживачів і виключати будь-які необовязкові або зовсім зайві активності. На виході правильно побудованих бізнес-процесів збільшуються цінність для споживача і рентабельність (менша собівартість виробництва товару або послуги).

Бізнес-процеси можуть піддаватися моделюванню за допомогою різних методів. Одним із способів є складання моделі бізнес-процесу «як є» (англ. as is). Після цього модель бізнес-процесу піддається критичному аналізу або обробляється спеціальним програмним забезпеченням. У результаті будується модель бізнес-процесу «як повинно бути» (англ. to be). Деякі консультанти опускають фазу «як є» і відразу пропонують модель «як повинно бути».

Існує безліч методів і технік, що застосовуються для моделювання бізнес-процесів. Зокрема, нотація BPMN використовується для представлення бізнес-процесів у вигляді англ. workflow. [1]

Одними з найголовніших бізнес-процесів є бізнес-процеси управління. Процеси управління є теж забезпечують. Вони не потрібні для зовнішнього клієнта, але вони потрібні для менеджменту компанії, тому що саме ці процеси дозволяють управляти компанією, забезпечуючи її виживання, конкурентноздатність та розвиток.

До групи управлінських відносять такі бізнес-процеси:

- процеси, які забезпечують виживання, конкурентноздатність та розвиток організації і регулюють її поточну діяльність;

- процеси, прямою метою яких є управління діяльністю організації.

Відмінними особливостями процесів управління є їх типова структура. Різниця між управлінським процесами визначається специфікою обєктів управління, якими вони керують. Наприклад, бізнес-процес "Управління фінансами" управляє обєктом "гроші", бізнес-процес "Управління маркетингом" управляє обєктом "клієнт", бізнес-процес "управління персоналом" - обєктом "Персонал" і т.д. Характеристики основних бізнес-процесів приведені у таблиці 1.1.

Характеристики бізнес-процесів управління

Типова структура бізнес-процесів управління представляється стандартної ланцюжком управлінського циклу, який складається з наступних етапів:

Етап 1. "Планування". На даному етапі збирається інформація, проводиться її аналіз і розробляється план дій.

Етап 2. "Організація". Після розробки плану потрібно забезпечити його реалізацію - довести заходи до співробітників, мотивувати і забезпечити співробітників необхідними для реалізації плану ресурсами.

Етап 3. "Облік". Після закінчення встановленого періоду потрібно зібрати фактичну інформацію про виконання запланованих робіт і досягнутих результатів.

Етап 4. "Контроль". Після проведення обліку план зіставляється з фактичною інформацією і проводиться аналіз план-фактного відхилень.

Етап 5. "Регулювання". На останньому пятому етапі приймається рішення про подальші дії - коригування плану, заохочення чи покарання працівників, які ці плани реалізовували.

Будь-який управлінський процес лягає на цю схему. Якщо взяти процес "Бюджетування", то етап "Планування" буде називатися "Розробкою бюджетів", виходом якого будуть фінансові та операційні бюджети. Далі відбувається реалізація бюджетів, здійснюється облік досягнутого і т.д. Якщо розглянути процес "Стратегічне управління", то перший етап буде називатися "Стратегічне планування", виходом якого буде стратегічний план.

Давайте розглянемо скільки і яких бізнес-процесів управління існує? Одні управлінські школи виділяють 16 процесів управління, інші виділяють 12, треті виділяють - 7. У реальності кількість бізнес-процесів управління необмежено і визначається кількістю критичних обєктів управління, які існують в компанії і якими необхідно управляти.

Якщо зробити узагальнення, то існує ряд "необхідних" бізнес-процесів управління, які є в будь-якій компанії:

- стратегічне управління;

- управління фінансами;

- управління маркетингом;

- управління персоналом.

У будь-якої компанії є такий обєкт управління як "Стратегія" і даним обєктом потрібно управляти. Стратегію потрібно планувати, реалізовувати і вести контроль її виконання. Звідси виникає необхідність у бізнес-процесі "Стратегічне управління". У всіх компаніях також існують такі важливі ресурси або обєкти управління - "гроші", "клієнти" і "персонал". Для них будуються відповідні бізнес-процеси.

Що стосується інших бізнес-процесів управління, то вони визначаються специфікою і стратегією компанії. Наприклад, одна компанія впровадила у себе управлінський бізнес-процес, який називається "Управління активами". Справа в тому, що дана компанія поставила в якості однієї із стратегічних цілей - підвищення своєї ринкової вартості. При цьому компанія мала акції, які котирувалися на фондовому ринку. Для реалізації даної мети в цій компанії було створено бізнес-процес "Управління активами", для підтримки якого також було створено окремий структурний підрозділ.

Для бізнесу, що має шкідливе виробництво зявляється такий критичний обєкта управління, як навколишнє середовище, за забруднення якої компанія піддається великим штрафам. У даних компаніях створені і функціонують бізнес-процеси управління навколишні середовищем - екологією.

Якщо йти далі і перебирати можливі обєкти управління, то може постати питання: "Чи потрібно управляти повітрям?" Адже повітря теж ресурс і він необхідний для функціонування компанії. Відповідь на це питання звучить наступним чином: "Повітрям треба управляти в разі, якщо він є дефіцитним або критичним ресурсом". Цьому є приклади. У шахтах, де працюють шахтарі, на складах, де зберігається продукція, що вимагає особливої температуро-вологісного режиму, подібні бізнес-процеси управління існують.

З причини ідентичною структури та спільності бізнес-процесів управління для найбільш поширених процесів розроблені й ефективно застосовуються їх типові опису. Використання типових схем процесів дозволяє значно прискорити, полегшити і підвищити якість робіт по опису управлінської діяльності. Для цього потрібно взяти типові описи, що містять максимально можливий набір функцій, порівняти з існуючою діяльністю компанії і методом викреслювання скласти опис управлінських бізнес-процесів підприємства "як є". Використання типових описів також дозволяє показати, яких функцій і бізнес-процесів у компанії не вистачає для того, що б перевести організацію в більш оптимальний стан "як треба".

Остання група бізнес-процесів, яку залишилося розглянути - це бізнес-процеси розвитку.

До цієї групи відносять такі бізнес-процеси:

- бізнес-процеси, метою яких є отримання прибутку в довгостроковій перспективі;

- бізнес-процеси вдосконалення та розвитку діяльності організації.

Бізнес-процеси розвитку становлять інвестиційні види діяльності, де зусилля прикладаються сьогодні, а результати виходять після певного періоду і наведені у таблиці 1.2.

Відмінною особливістю бізнес-процесів розвитку є те, що вони на 80% становлять проектну діяльність. Що таке проект? Проект - це процес, який реалізується один раз, після чого він завершує своє існування. Йому на зміну виникає новий проект і ця ситуація повторюється багато разів. Бізнес-процеси розвитку - це на 80% проекти, а проекти вимагають інших технік управління, які називають технологіями управління проектами. Відповідно проекти предявляють інші вимоги до співробітників компанії, які ними керують і беруть участь в їх реалізації. Проектний менеджер відрізняється від менеджера операційного за своїми як професійним, так і особистісним навичкам.

Характеристики бізнес-процесів розвитку

Для економії ресурсів, зменшення тривалості і підвищення успішності проекту з оптимізації діяльності необхідно мати чітке уявлення про обсяг і трудомісткості робіт з опису бізнес-процесів. Ця робота досить рутинна і за часом може досягати декількох місяців для середньої організації. Потрібно знати, що при деталізації бізнес-процесу обсяг робіт з його опису значно збільшується під час переходу на більш нижні рівні.

При описі бізнес-процесів треба памятати дві речі. Перше - необхідно акуратно контролювати рівні опису і намагатися зробити так, щоб загальна кількість операцій не перевищувала тисячу. Друге - без програмної підтримки реалізувати цю роботу швидко, дешево і якісно важко, а в більшості випадків просто неможливо.[9]