21. Поиск документов в архивных учреждениях

Для поиска документов, не оконченных делопроизводством, следует обратиться к регистрационно-контрольным картотекам. Схема поиска документной информации в делопроизводстве и архиве учреждения, в учреждениях велись картотеки входящих и исходящих документов, журналы регистрации внутренних документов, а также отдельные контрольные картотеки жалоб и заявлений граждан, документов по личному составу, научно-технической документации и др. Неудобством этих картотек было то, что они имели, как правило, один уровень входа, соответствовавший принципу систематизации карточек. Так, карточки регистрации входящих документов систематизировались, как правило, по дате поступления документа, а карточки регистрации исходящих документов — по адресатам. В этом случае, когда неизвестна точная дата поступления документа или точное название адресата, но известен вопрос, могли возникать трудности с поиском.

В настоящее время традиционные картотеки почти повсеместно уступили место регистрационным базам данных и интегрированным автоматизированным системам делопроизводства (АСД), разработанным на основе таких СУБД, как Lotus Notes или Docs Open, Personal Oracle и др.

Если известен хотя бы один из этих реквизитов, база данных в считанные секунды найдет все документы, соответствующие запросу. Еще одним преимуществом для поиска в АСД является то, что они позволяют тут же просмотреть текст найденного документа, введенный с помощью сканера, или даже графическое изображение.

поэтому существенное значение имеет не только № дела, но и № опись дела.

Если опись содержит несколько сотен или тысяч единиц хранения, следует воспользоваться указателями к описи — предметным, именным, географическим и другими. Однако, как правило, в архив учреждения поступают запросы, требующие обнаружить конкретный документ или подтвердить точные данные (например, дату и номер приказа о приеме на работу и увольнении сотрудника). Описи, раскрывающие содержание документа на уровне единицы хранения, как правило, недостаточно подробны для такого поиска, поэтому целесообразно воспользоваться картотеками и каталогами архива учреждения, где, как правило, информация описывается подокументно.

Чтобы не запутаться в архивных шифрах, на обложке дела, в описи дел структурного подразделения и сводной описи дел учреждения обязательно проставляется индекс дела по номенклатуре. Индекс дела проставляется также на регистрационной карточке документа. На него и следует ориентироваться при поиске.