27.Описание документов и дел по личному происхождению

При описании документов и дел личного происхождения учитывается особенность этих материалов.

В фондах личного происхождения, как правило, откладываются творческие материалы, переписка, альбомы, записные книжки, материалы биографического, служебного и имущественно хозяйственного характера, а также материалы членов семьи и других лиц. В составе фонда могут быть коллекции документов или иных материалов.

В процессе описания документов и дел личного происхождения на карточках фиксируются следующие информационные характеристики:

фамилия, имя, отчество фондообразователя, которые являются и названием фонда;

заголовок дела;

крайние даты документов дела;

количество листов;

архивный шифр.

Основная специфика при описании документов личного происхождения заключается в составлении заголовка. В основе заголовков лежат уже известные элементы: виды документов или дел, автор, корреспондент, вопрос. Значительно реже в заголовке указывают территорию и время, а также особенности материалов.

При составлении заголовков необходимо учитывать, на что они составляются: на рукописи или переписку, альбомы или другие материалы.

При определении способа написания или воспроизведения материалов указывают:

автограф или черновой автограф;

авторская машинопись, машинопись с авторской правкой или авторизованная машинопись (когда только подпись или дата — автографы);

фотокопия или ксерокопия;

вырезки из журналов, газет и др.