20.Описание, индексирование, и систематизация карточек в архивах.

Под описание документов подразумевают составления каталогов, в которых отражена информация о поступившем документе. Каталог – межфондовый архивный справочник, в котором сведения о содержании архивных фондов, единиц хранения/единиц учета, архивных документов (или их частей) сгруппированы по предметам (темам, отраслям), расположенным в соответствии с принятой схемой классификации документной информации.

Под систематизацией понимается приведение в систему, т.е. к определенному порядку в расположении.

Систематизировать - значит распределить элементы объекта (документной информации) по признакам родства, сходства, т. е. классифицировать и типизировать их. На практике простейшей классификацией документов является группировка их в определенные предметные комплексы, так называемые «дела».

Номинальный признак

Предметно-вопросный признак

Авторский признак

Корреспондентский

Географический

Хронологический признак

Экспертный признак

После проведения процесса систематизации информации, составляется номенклатура дел - перечень наименований документов, своеобразный справочник. Затем все документы индексируются. Индексация дел представляет собой условное обозначение каждого сформированного дела. Однородным делам присваиваются одинаковые индексы. Индекс обозначается комбинацией арабских цифр.