28.Этапы информатизации архивного дела, объекты и цели информатизации

В истории механизации и автоматизации архивного дела можно

выделить несколько этапов:

1) период с конца XIX в. до 1950-х гг.;

2) период с 1950-х до первой половины 1970-х гг.;

3) период второй половины 1970-х гг. — первой половины

1980-х гг.;

4) период второй половины 1980-х — 1990-х гг.

Под объектами информатизации понимают функции и направления работы архива, которые эволюционируют в результате внедрения современных информационных технологий. В настоящее время к объектам информатизации работы государственного архива и архива учреждения (ведомственного) относятся: комплектование архива и экспертиза ценности документов; создание и ведение информационно-поисковых архивных справочников по всем документам архива в целях ускорения процессов поиска информации (номенклатуры дел, описей, каталогов, указателей и др.);комплектование, хранение и поиск документов на машиночитаемых носителях, создаваемых в учреждении (для ведомственного архива) или в учреждениях-источниках комплектования (для государственного архива);

учет документов архива и контроль за обеспечением сохранности документов; создание страхового фонда и фонда пользования документами; информационно-справочная работа, контроль за исполнением запросов, поступающих в архив от структурных подразделений учреждения (для ведомственного архива), других учреждений, исследователей и граждан;

контроль за делопроизводством и участие во внедрении автоматизированной системы делопроизводства (для ведомственного архива);

контроль за внедрением автоматизированных систем делопроизводства и электронного документооборота в учреждениях —источниках комплектования (для государственного архива). Целями информатизации работы архива являются: избавление труда архивиста от рутинных операций; повышение точности и оперативности учета документов в архиве;

получение сводных статистических данных и осуществления статистического анализа документооборота учреждения, движения Поиск подходящего под определенную задачу программного продукта и фирмы — системного интегратора.