29.Информационные технологии и организации их внедрения в архивах

В архивном деле в основном применяется технология баз данных(БД), а также другие информационные технологии (оцифрование документов, сетевые технологии и т.д.).Все базы данных, создаваемые в архиве, условно разделяются на учетные и информационно-поисковые. Эти две категории баз данных различаются структурой, методикой создания, применяемым программным обеспечением. Учетные базы данных. Служат для обработки статистических массивов— учета документов и дел в архиве, учета использования, контроля за обеспечением сохранности и т.д.Учетные базы данных в а р х и в е у ч р е ж д е н и й предназначены для определения количества документов в единицах учета(единица хранения) и обеспечения сохранности документов при выдаче их во временное пользование в структурные подразделения. Учетные БД могут создаваться по функциональному или интеграционному(многофункциональному) принципу. По функциональному принципу создаются базы данных для учета документов идел, контроля за наличием и состоянием дел, учета использования, учета источников комлектования и др.

Организация внедрения информационных технологий в архиве. Успешное функционирование информационно-поисковой системы во многом зависит от правильной организации ее внедрения в архиве. Разработка и внедрение базы данных осуществляется в несколько этапов.

1. Изучение делопроизводства и документооборота организаций

ведомства или направления работы архива, которое подлежит

компьютеризации.

2. Разработка технического задания. На этом этапе приоритетное

значение имеет доскональное знание проектировщиками правил

и норм отечественного делопроизводства и архивного дела, а

также знание основ технологии баз данных (структура БД, таблицы,

поля, отчеты и т.д.). Как правило, фирма — системный интегратор

— предлагает самостоятельно провести обследование делопроизводства.

3. Поиск подходящего под определенную задачу программного

продукта и фирмы — системного интегратора. Здесь имеют значение

не только затраты на программное обеспечение и технику, но

и надежность выбранного вами приложения, солидность фирмы.

4. Заключение договора, к которому прилагается техническое

задание. В договоре обязательно следует предусмотреть конвертирование

данных в новые версии программы, поддержку «горячей

линии», состав документации — сопровождения к программному

обеспечению, обучение специалистов и т.п.

5. Создание, установка и адаптация программы осуществляется

программистом или фирмой — системным интегратором — на

основе технического задания.

6. Сертифицирование и регистрация программного продукта.

7. Поддержка и обслуживание системы.

При выборе программного обеспечения предпочтение должно отдаваться комплексным автоматизированным интегрированным системам, соответствующим отечественным и международным стандартам, ориентированным на непрерывную модификацию и развитие, что позволит снизить расходы на интеграцию различных локальных систем, их эксплуатацию и сопровождение.