16. Делопроизводственное обеспечение системы управления персоналом

Делопроизводственное обеспечение системы управления  персоналом   организации  представляет собой обеспечение кадровых служб всеми документами, составленными в соответствии с требованиями утвержденных стандартов и инструкций, создание и направление документов структурным подразделениям компаний и прочим субъектам за пределами  организации .

Основными делопроизводственными функциями системы управления  персоналом  являются: своевременная обработка поступающей и передаваемой документации; доведение документации до соответствующих исполнителей в системе управления  персоналом ; печать документов по кадровым вопросам; регистрация, учет и хранение документов по  персоналу ; формирование дел в соответствии с номенклатурой, утвержденной для данной  организации ; копирование и размножение документов по кадровым вопросам; контроль за исполнением документов; передача документации по горизонтальным и вертикальным связям.

В подсистеме управления  персоналом , как и в системе управления всей  организацией , внедрены и ведутся следующие унифицированные системы документации: плановая (плановые задания по кадровым вопросам и т. д.); первичная учетная (по учету труда и заработной платы и пр.); отчетно-статистическая (по численности, балансу, зарплате, производительности труда и т. д.); по социальному обеспечению (по пенсиям, пособиям, льготам, социальному страхованию); организационно-распорядительная (акты, письма и пр.). В соответствии с выполняемыми функциями кадровая служба может вести следующие кадровые документы: личные дела, личные карточки, трудовые книжки; проекты приказов по кадровым вопросам, план (отчет) по подготовке и повышению квалификации  персонала , справки о состоянии трудовой дисциплины, данные о текучести кадров и т. д.

Документационное обеспечение подразумевает  организацию  работы с документами, обращающимися в системе управления  персоналом . Основой документационного обеспечения системы управления  персоналом  является делопроизводство – полный цикл обработки и движения документов с момента их создания работниками кадровой службы (или получения ими) до завершения исполнения и передачи в другие подразделения.

Делопроизводство по форме  организации  работ может быть: централизованным – если оно осуществляется в одном подразделении (канцелярия, общий отдел, секретариат), децентрализованным – если оно рассредоточено по различным подразделениям, и смешанным – если часть наиболее важных, общих для всей  организации  работ осуществляется в одном подразделении, а остальная часть – в других подразделениях.

Требования к оформлению документов основываются на государственных стандартах унифицированных систем документации: ГОСТ 16 487-83 «ДП и архивное дело. Термины и определения» и ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».