20. Документы по личному составу

Совокупность док, в которых

зафиксированы этапы трудовой

деятельности сотрудников, назыв

документацией по личному составу

(кадрам, персоналу). К таким док

относятся:* Трудовые договоры,

заключенные предприятием с

работником; * Приказы по личному

составу (о приеме, увольнении,

переводе сотрудников);* Трудовые

книжки;* Личные карточки формы Т-2;

* Личные дела и др.При работе с док

по личному составу следует учитывать,

что персональные данные (сведения о

фактах, событиях и обстоятельствах

трудовой деятельности и личной жизни)

по закону отнесены к категории

конфиденциальной информации. Описание документов по личному составу: Приказы по личному составу – по ним

оформляются прием, увольнен и перевод

сотрудников предприятия. Содержание

приказа о приеме на работу должно

соответств. условиям заключенного

трудового договора.Оформ приказы по

личному составу на бланке типовой

межотраслевой формы № Т-1 формата А4.

Приказ составляется в одном экземпляре,

визируется юрисконсультом, Отметка об

ознакомлении с приказом проставляется

самим работником и содержит подпись

работника и дату ознакомления. Приказ о

приеме на работу объявляется работнику

под подписку в трехдневный срок со дня

подписания трудового договора.По

письменному заявлению работника

предприятие обязано не позднее трех дней

со дня подачи заявления выдать работнику

копии документов, связанных с работой

(копии приказов по личному составу,

выписки из трудовой книжки, справки о зп,

периоде работы на данном предприятии).

Копии документов, связанных с работой,

должны быть заверены надлежащим

образом и предоставляться работнику

безвозмездно (статья 62 ТК РФ).

Приказы по личному составу хранятся

75 лет (статья 6 б “Перечня документов

с указанием сроков хранения”).В процессе

деят предприятия могут издаваться и другие

приказы по работе с кадрами: о поощрении,

взыскании, командировке, дежурстве,

обучении, отпусках и т.д., срок хранения

которых не превышает 5 лет. Такие приказы

имеют индекс (№1 к, №2 к…) и форм. в

отдельное дело Доверенность – это док о

предоставлении права доверенному лицу на

совершение каких-либо действий от лица-

доверителя (предприятия или гражданина).

Доверенность по характеру и назначению

бывают двух разновидностей:* Официальные

– выдаются представителям предприятия; * Личные – выдаваемые гражданам.

23. Распорядительные док, их состав,

назначение: приказы,указания, решения,

постановления, распоряжения.

Док, входящие в систему распорядительной

документации, носят характер правового

акта и, с точки зрения их подготовки и

оформления, обладают рядом общих черт,

что связано с единством нормативной базы,

устанавливающей соответствующие правила

и требования.С точки зрения сферы их

действия распорядительные документы

подразделяются: документы, действующие

на федеральном уровне, - правовые акты,

издаваемые Президентом РФ и Правит РФ;

правовые акты, действующие на фед.уровне,

создаваемые федеральными органами

исполнительной власти; правовые акты,

действующие на уровне субъектов РФ;

распорядительные док, действующие в

рамках отдельной организации,

предприятия, фирмы. Решение - это

правовой акт коллегиального или

совещательного органа управления.

Решения могут издаваться

министерствами, ведомствами,

учеными советами, общественными

организациями по важным вопросам,

входящим в компетенцию этих органов.

Постановление - правовой акт,

принимаемый высшими и некоторыми

центральными органами коллегиального

управления (комитетами, комиссиями),

главами администрации субъектов РФ,

мэрами городов и т. д., общественными

организациями в целях разрешения

наиболее важных и принципиальных задач,

стоящих перед данными органами и

организациями.Распоряжение – акт

управления государственного органа,

имеющий властный характер, изданный

в рамках присвоенной должностному

лицу, государственному органу

компетенции, имеющий обязательную

силу для граждан и организаций,

которым распоряжение адресовано.

Распоряжения являются подзаконными

актами и делятся на две группы:

распоряжения общего и конкретного

характера длительного действия и

распоряжения, касающиеся конкретного

узкого вопроса, разового случая.  Как правило, распоряжение представляет

собой способ доведения до исполнителей

оперативных вопросов, имеет огранич

срок действия и касается ограниченного

круга должностных лиц.Приказ является

самым распространенным видом

распорядительного документа,

применяемого в практике управления.

Он издается по основным вопросам,

а именно: по вопросам внутренней

жизни учреждения, организации,

предприятия, по вопросам создания,

ликвидации, реорганизации учреждений

или их структурных частей; утверждения

положений, инструкций, правил и т. п.

документов, требующих утверждения,

а также по кадровым вопросам приема,

перемещения, увольнения работников

и др.Указание - распорядительный док,

издаваемый министерствами, ведомствами,

орг преимущественно по вопросам

информационно-методического характера,

а также вопр, связанным с орг исполнения

приказов, инструкций и других актов.

Право подписи указаний делегируется

руководителем своим заместителям или

руководителям подразделений в пределах

их компетенции.

25.Информационно-справочные документы Справки - документы, содержащие информацию

по какому-либо определенному вопросу, о

фактическом состоянии дел, описание и

подтверждение тех или иных факторов и

событий.Справки бывают двух разновидностей:

1. справки, удостоверяющие юридичфакт,

которые выдаются гражданам и учреждениям,

2. справки инф характера, составляемые по

запросу или указанию вышестоящих

должностных лиц и орг.Справки гражданам

с подтверждением места учебы и работы,

проживания составляются на общем бланке,

начинаются с указания в именительном падеже

фамилии, имени, отчества лица, о котором

даются сведения, место представления

справки указывается в реквизите "адресат".

Справки инф характера можно подразделить

на две группы: составляемые внутри

учреждения и направляемые за пределы

Текст справки может делиться на разделы,

содержать таблицы, иметь приложения.  Докладная записка - док, адресованный

руководителю данного или вышестоящего

учреждения и информирующий его о

сложившейся ситуации, имевшем место

явлении или факте, о выполненной работе. Докладные записки могут быть внутр, т.е.

направляемыми руководителю структурн

подразделения или учреждения, и внеш

- адресуемыми в вышестоящие инстанции,

а также быть инициативными и

составленными по указанию руководства. Внутренние докладные записки содержат

следующие реквизиты: наименование

структурного подразделения, вид документа

(докладная записка), дата, заголовок, текст,

адресат, подпись составителя.

Объяснительная записка - док, поясняющий

содержание отдельных положений основного

док (плана, отчета, проекта) или объясняющий

причины какого-либо события, факта,

поступка. По содержанию делятся на две гр:

1) являющиеся приложением к осн док;

2) объяснительные записки составляемые

отдельными работниками оформляются на

листе формата А4 и подписываются исполнит.

Акт - документ составленный несколькими лиц.

для подтверждения установленного факта,

действия или события. Текст акта состоит из

двух частей. Вводная часть для всех актов

одинакова. В ней указываются: основание

для составление акта, перечисляются лица,

его составившие, и при необходимости лица,

присутствовавшие при его составлении.

Доверенность - док о предоставлении права

доверенному лицу на совершение каких-либо

действий от лица доверителя. В тексте

указывается должность и паспортные

данные доверенного лица, наименование

орг, в которой производится деятельность

по доверенности, вид действий, образец

подписи лица, получившего доверенность,

срок действия доверенности. Доверенность

подписывается руководителем или главным

бухгалтером, если она связана с денежными

или материальными ценностями,

проставляется печать организации. Служебные письма орг составляются по

самым различным вопросам деятельности.

Текст служебного письма должен быть

простым, т.е. освещать, по возможности,

один вопрос, чтобы их легче было

систематизировать и осуществлять

контроль за исполнением. Разновидности

писем: сопроводительное, информационное,

рекламное, письма-приглашения,

письмо-извещение, письмо-подтверждение,

письмо- напоминание, гарантийное и др. Исходящие письма визируются.

27. Протокол как справочно-иформационный

и распорядительный документ.

Протокол - документ, фиксирующий ход

обсуждения вопросов и принятия решений

на собраниях, совещаниях, конференциях

и заседаниях. Например, протоколируются

собрания акционеров, заседания советов

директоров. Документируется также

деятельность различных советов (методических,

ученых и др.) Ведет протокол специально

назначенное лицо или секретарь. В его формуляр

входят следующие реквизиты: наименование

организации (структурного подразделения),

указание вида документа - ПРОТОКОЛ,

дата заседания, регистрационный номер, место

составления протокола, заголовок, текст,

подписи. а протоколе проставляется именно дата

события, которое протоколируется.

Если заседание продолжается несколько дней,

указывается дата начала заседания и через тире

дата окончания, например: 12-14.01.2000.

В заголовке к тексту отражается вид

коллегиальной деятельности (заседание,

собрание, совещание) и название коллегиального

органа в родительном падеже (собрания

трудового коллектива). Текст протокола состоит

из вводной части, где указываются председатель,

секретарь, присутствующие и повестка дня и

основной, где фиксируется ход заседания.

С новой строки после слова "Присутствовали"

перечисляют инициалы, фамилии

присутствующих в алфавитном порядке.

Если заседание расширенное, то указывается

цифрой количество участников, а пофамильный

список прилагается к протоколу. Далее следует

повестка дня, где перечисляются вопросы,

вынесенные на рассмотрение. Каждый вопрос

нумеруется и начинается с предлога "О" ("Об")

или перечисляются фамилии докладчиков. Осн часть текста протокола строится по

разделам, соответствующим пунктам повестки

дня. В каждом пункте могут быть части:

СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ

(ПОСТАНОВИЛИ). После этих слов ставится

двоеточие и таким образом текст зрительно

разбивается на части. Слова начинаются с

новой строки, с абзаца.каждую фамилию и

инициалы выступающего печатают с новой

строки в именительном падеже, затем ставится

дефис, выступление излагается от третьего лица

единственного числа. После записи каждого

выступления приводятся вопросы и ответы на

них. Решения по нескольким вопросам

подразделяются на пункты и подпункты.

При выборах должностных лиц в протоколе

указываются результаты голосования по

каждой кандидатуре.Протоколы делятся на

полные и краткие. Кратко протоколируются

оперативные совещания, а также он допустим

при наличии стенограмм. Полностью

подготовленный протокол подписывается

председателем и секретарем.

28. Служба ДОУ, ее типовые орг структуры,

права и ответственность.Весь процесс управ

пронизан информацией, являющейся основой

принятий решений, и построен на работе с

документами, в которых она фиксируется.

Поэтому документационное обеспечение

управления (делопроизводство) любой

орг, учреждения, предприятия

рассматривается сегодня как важнейшая

обслуживающая функция управления,

которая имеет свои специфические задачи

и должна выполнятся самостоятельным,

организационно-обособленным

структурным подразделением – службой

документационного обеспечения управления

(службой ДОУ).1. В состав службы ДОУ,

как правило, включаются секретариат

(приемная, секретариат руководителя,

секретариаты заместителей руководителя,

секретариат коллегии, протокольное бюро),

канцелярия (экспедиция, машинописное

бюро, копировально-множительное бюро,

телетайпная и др.), отдел писем (жалоб),

отдел совершенствования работы с

документами и внедрения технических

средств, центральный архив.

2 Работа службы ДОУ регламентируется

положением о ней, которое

разрабатывается на основе настоящего

Примерного положения. Деятельность

работников службы ДОУ регламентируется

должностными инструкциями, которые

закрепляют рациональное разделение

труда, предусматривают равномерную

загрузку работников, распределение

работ по сложности выполнения и

квалификации исполнителей. Должностные

инструкции разрабатываются службой ДОУ

и утверждаются ее руководителем или его

заместителем. При изменении функций и

задач службы ДОУ должностные

инструкции пересматриваются.

3.Служба ДОУ в своей деятельности

руководствуется законодательными и

иными нормативно-правовыми актами

органов государственной власти и

управления РФ, правилами, инструкциями,

методическими рекомендациями учреждений

ГАС РФ и другими действующими

нормативами по вопросам документац

обеспечения управления.4 Руководство

службы ДОУ должно состоять из специалистов

с высшим или средним специальным

образованием соответствующего профиля.

5. Служба ДОУ имеет круглую печать с

обозначением своего наименования.

29. Типовые задачи и функции службы ДОУ.

Основными целями службы ДОУ являются

организация, руководство, координация,

контроль и реализация работ по документ

обеспечению управления. Служба ДОУ

решает следующие задачи, связанные с:

совершенствованием форм и методов работы

с документами; обеспечением единого

порядка документирования, организации

работы с документами, построения

поисковых систем; контролем исполнения

и подготовки документов к передаче в

государственный архив в соответствии

с действующими нормативами;

сокращением документооборота,

количеством форм документов; разработкой

и внедрением нормативных и методических

документов по совершенствованию

документационного обеспечения в орг;

участием в разработке и внедрении

прогрессивных технологий документац

обеспечения управления на базе применения

вычислительной и организационной техники.

Осн. функции службы ДОУ -осуществление

экспидиционной обработки,регистрации

док и информационно-справочной работы

по ним -орг. своевременного рассмотрения

поступающих на предприятие документов

-осуществление контроля за правильностью

оформления представляемых на предприятие

документов -осуществление контроля за

правильностью оформления представляемых

на подпись док-тов -внедрение и ведение

унифицированных форм документов орг

-орг. контроля за составом применяемых

видов и форм документов –регулирование

хода исполнения документов, обобщение

сведений и регулярное информирование

руководства о результатах контроля за

состоянием исполнительской дисциплины

-организация изготовления,копирования,

и оперативного размножения документов

-разработка номенклатуры дел орг.,

обеспечение хранения дел и оперативного

использования документной информации

-организация контроля за работой с

документами в структурных подразделениях

орг. -разработка мероприятий по

совершенствованию форм и методов работы

с документами -осуществление контроля за

правильностью оформления и формирования

дел в структурных подразделениях орг

-оранизация работ архива –повышение

квалификации работников службы ДОУ

-организация рабочих мест

30. Нормативно-методическая база службы ДОУ.

это совокупность законов, нормативно-правовых

актов, организационных и методических докум,

регламентирующих технологию создания,

обработки, хранения и использования документов

в текущей деятельности орг или учреждения.

Эта база также включает регламентацию

деятельности службы ДОУ и других служб

аппарата управления (штаты, функции, структуру,

техническое обеспечение и другие аспекты). Нормо-метод база ДОУ включает:

законодательные акты РФ в сфере информации

и документации; постановления и распоряжения

Правительства РФ, фед органов исполнительной

власти (министерств, комитетов, служб, агентств)

регламентирующие вопросы докум обеспечения

управления на фед.уровне; гос. систему

документационного обеспечения управления;

правовые акты органов представительной и

исполни­тельной власти субъектов РФ и их

территориальных образований,

регламентирующих вопросы ДОУ;

правовые акты нормативного и инструктивного

характера, методические документы по ДОУ

различных организаций; государственные

стандарты на документацию; унифицированные

системы документации; общероссийские

классификаторы технико-экономической и соц

инф; нормативные документы по орг и охране

управленческого труда служащих службы ДОУ;

нормативные документы по орг архивного

хра­нения документов. Основу гражданского

законодательства составляет Гражданский

кодекс Российской Федерации, 

1-я часть которого принята 21 октября 1994г.,

2-я часть – 22 декабря 1995г.  Гк РФ 

устанавли­вает виды и разновидности док,

создаваемых в целях фиксации актов

гражданских взаимоотношений, регистрации

фактов их. возникновения или прекращения

, подтверждения правоотношений и др.

Закон РФ "О техническом регулировании" от

10 июля 1993 г. № 5154-1 устанавливает

правовые основы стандартизации в РФ,

Фед закон "Об информации, информац

технологиях и о защите информации" от

27.07.2006 № 149-ФЗустанавливает, что

информационные ресурсы явлобъектами

отношений физических, юридических лиц,

государства и защищаются законом, наряду

с другими ресурсами. Закон РФ

"О государственной тайне" от 21 июля

1993 г. № 5485-1 регулирует отношения,

возникающие в связи с отнесением сведений

к государственной тайне, их

рассекречиванием и защитой в интересах

обеспечения безопасности Р Ф.

31. Организация и анализ документооборота. Документооборот является важным звеном

в организации делопроизводства в орга

(учреждении), так как он определяет не

только инстанции движения документов,

но и скорость движения документов.

В делопроизводстве документооборот

рассматривается как информационное

обеспечение деятельности аппарата управ,

его документирования, хранения и

использования ранее созданных документов.  Основными правилами орг документооборота

являются:-оперативное прохождение документа,

с наименьшими затратами времени;-максимал

сокращение инстанций прохождения документа

(каждое перемещение документа должно быть

оправданным, необходимо исключить или

ограничить возвратные перемещения докум);

Организация документооборота - это правила,

в соответствии с которыми должно происходить

движение документов. Орг документооборота

объединяет всю послед перемещений докум

в аппарате управления орг (учреждения), все

операции по приему, передаче, составлению

и оформлению, отправке док в дело. 

Разделяют централизованный документооборот

и документооборот уровня структурн подразд.

В центр докум. входит вся документация,

подлежащая централизованной регистрации.

Док, учитываемые только в струк.подразд,

составляют докум. уровня структурного подразд. 

Выделяют три осн типа док, составляющих

документооборот.1.Входящие.док,поступивший

в учреждение. Больш-во входящих док должны

порождать соответствующие исходящие, в

установленные сроки. Сроки могут быть

установлены нормативными актами,

предписывающими то или иное время ответа на

соответствующий входящий документ или могут

быть указанные непосредственно во входящем

док..2.Исходящие.официальный док,отправляемый

из учреждения. Боль-во исходящих док явл ответом

орг на входящие док. Некоторая часть исходящих

док готовится на основе внутренних док орг.

Небольшое число исходящих документов может

требовать поступления входящих док.3.Внутренние.

офиц док, не выходящий за пределы подготовившей

его орг. Данные док используются для орг работы

учреждения (организации), так как они обеспечивают

целенаправленное решение управленческих задач

в пределах одной орг. К внутренним док относятся

организационно-правовые, организационно-

распорядительные документы. Самостоятельные

группы внутреннего документооборота составляют

протоколы и акты, плановые и отчетные документы,

док по учету материальных и денежных средств,

оборудования, внутренняя служебная переписка

(докладные, объяснительная записка), личного состава... 

32. Прием и регистрация документов.

На предприятии различают три основных потока

документации: входящие документы,

поступающие из других организаций;

исходящие документы, отправляемые в

другие организации; внутренние документы,

создаваемые на предприятии и используемые

работниками предприятия в управленческом

процессе. Все документы, поступающие на

предприятие проходят:первичную обработку,

предварительное рассмотрение, регистрацию,

рассмотрение руководством, передачу на

исполнение.Служба документационного

обеспечения управления (ДОУ), которая

может быть представлена на предприятии,

как самостоятельным структурным

подразделением, так и отдельным сотрудником,

должна принимать к обработке только правильно

оформленные документы, имеющие юридич

силу и присланные в полном комплекте

(при наличии приложения).Без рассмотрения

руководителем передаются по назначению

документы, содержащие текущую оперативную

информацию или адресованные в конкретные

подразделения. На рассмотрение руководства

передаются документы, адресованные

руководителю предприятия и документы,

содержащие информацию по наиболее

важным вопросам деятельности предприятия.

Обработка и передача документов

исполнителям осуществляется в день их

поступления в ДОУ. Если документ должен

исполняться несколькими подразделениями

или должностными лицами, его размножают

в нужном количестве экземпляров. Док,

подлежащие отправке в другую организацию

сортируют, упаковывают,оформляют как

почтовое отправление и сдают в отделение связи

Неправильно оформленные док подлежат

возврату исполнителю на доработку.

Исходящие документы должны обрабатываться

и отправляться в день регистрации.

Внутренние документы предприятия

передаются исполнителям под расписку в

регистрационной форме.Служба ДОУ должна

систематически вести учет количества

обрабатываемых док, включая все их виды и

размноженные экземпляры. Регистрация

документов - важнейший этап работы с док

и определяется как "Запись учетных данных

о документе по установленной форме,

фиксирующая факт его создания, отправления

или получения".Регистрация преследует три

цели: учет документов, контроль за их

исполнением и справочная работа по

док .Каждый док, отнесённый к числу

регистрируемых, получает свой рег номер.

для входящих, исходящих и внутренних

документов ведутся раздельные регистр формы

с самостоятельными рег номерами. Из док в

процессе регистрации в регистрационную форму

выписываются, как правило, следе сведения:

дата получения;входящий № (индекс);

дата документа; индекс документа;

регистрационный номер документа;

автор (корреспондент) - т.е. чей это документ;

заголовок (о чем документ);резолюция;срок

исполнения;исполнитель (кто с ним работает);

ход исполнения;№ дела (куда документ помещен

после исполнения)Формы регистрации могут

быть трех видов: журнальная, карточная и

автоматизированная электронная (на ПЭВМ).

номер дела 96(порядковый номер)/02(номер

структурного подразделен)-07(номер дела по

номенклатуре)