37. Архивное хранение документы.

Понятие архива, архивного фонда.

Архив - это учреждение или структурное

подразделение организации, осуществл

хранение, комплектование, учет и

использование архивных документов.

Архивный фонд РФ - Архивный фонд

РФ - исторически сложившаяся и

постоянно пополняющаяся совокупность

архивных документов, отражающих

материальную и духовную жизнь

общества, имеющих историческое,

научное, социальное, экономическое,

политическое и культурное значение,

являющихся неотъемлемой частью

историко-культурного наследия народов

РФ, относящихся к информационным

ресурсам и подлежащих постоянному

хранению. Организация архивного

хранения документов. Для ведения

архива выделяется штатная должность

"архивист" или его функции приказом

руководителя возлагаются на одного

из работников предприятия или его

заместителю.В задачи архива входит:

- прием, учет и хранение док

законченных делопроизводством;

- информационно-справочная работа

по архивным документам предприятия;

- организационно-методическая помощь

по ведению делопроизводства.

Специалистами установлен оптимальный

срок использования документов - 3 года

После истечения этого срока решается

дальнейшая "судьба" документов:

оставить ли их для дальнейшего

использования в делопроизводстве,

организовать архивное хранение док или

уничтожить. Для определения сроков

архивного хранения документов,

подготовки документов к архивному

хранению и отбора документов для

уничтожения на предприятии создается

постоянно действующая экспертная

комиссия (ЭК). ЭК назначается приказом

руководителя предприятия и состоит

из трех человек. В зависимости от

значимости документов устанавливаются

следующие сроки хранения: 1г., 3 г., 5 л.,

10 л., 15 л., 50 л., 75 л. и постоянно.

Срок хранения "ДМН" (до минования

надобности) означает, что документ имеет

ограниченное практическое значение.

Срок хранения документа в этом случае

определяет само предприятие, исходя из

практической ценности документа. Док,

(инструкции, методики, правила, решения)

хранятся на предприятии до истечения их

актуальности или замены новыми.