33. Контроль исполнения документов.

Контроль осуществляется за наиболее

важными входящими, исходящими и

внутренними док.Контроль за исполнен

документов и содержащихся в них

поручений осуществляют руководители

учреждения, руководители структурных

подразделений и уполномоченные ими

лица. Непосредственный контроль за

исполнением документов возлагается на

службу документационного обеспечения

управления организации (учреждения). В структурных подразделениях орг

контроль за исполнением документов

осуществляет секретарь или лицо,

ответственное за делопроизводство. Технология контроля состоит из постановки

документа на контроль, проверки

своевременного доведения документа до

исполнителя, предварительной проверки и

регулирования хода исполнения, учета и

обобщения результатов контроля исполнения

документов, информирования руководителя

орг.Срок исполнения документа - срок,

установленный нормативно-правовым актом,

организационно-распорядительным док или

резолюцией Существует два вида срока

исполнения документа: типовой и индивид. Типовой срок исполнения документа – срок

исполнения документа, установленный

нормативно-правовым актом. Индивидуал

срок исполнения документа - срок исполнения

док, установленный организационно-

распорядительным док орг или резолюцией.  Контроль за исполнением документа

начинается с момента постановки его на

контроль. На документе поставленном, на

контроль в соответствии с ГОСТ Р 6.30-97

делается отметка знаком "К" или штампом

"КОНТРОЛЬ".Документ считается

исполненным и снимается с контроля

руководителем после проведения

исполнителем конкретной работы

(подготовки ответа, составление проекта

контракта, проведение делового совещания).

Результаты исполнения в краткой форме

записываются на самом документе

(согласно ГОСТ Р 6.3-97, реквизит 27

"Отметка об исполнении документа и

направлении его в дело"). Также ставится

отметка и в контрольно-ревизионной карточке. Данные о ходе и результатах контроля за

исполнением документов периодически

анализируются. На основе анализа

разрабатываются предложения по ускорению

исполнения документов и повышению

исполнительской дисциплины, совершенств

организации контроля и управления в целом. 

34. Формирование и хранение дел.

Формирование дела – группирование

исполненных документов в дело в

соответствии с номенклатурой дел

и систематизация документов внутри

дела. Осн нормативными док, которыми

необходимо пользоваться при орг

работы по формированию, оформлению

и хранению дел являются: "Основные

правила работы ведомственных архивов",

"Государственная система

документационного обеспечения управ",

"Типовая инструкция по делопроизвод

в федеральных органах гос власти". Порядок формирования, хранения и

оформления дел должен быть определен

на основании указанных нормативных

актов, изложен в инструкции по

делопроизводству конкретной организации

Этой инструкцией должны руководствоваться

работники организации ответственные за

формирование и хранение дел. Дела

формируются и хранятся в структурных

подразделениях организации.

На каждое названное дело в номенклатуре

должна быть заведена папка.Обложка дела

должна быть оформлена, и содержать

следующую информацию:- наименование

организации;- наименование структурного

подразделения;- индекс дела по номенклатуре

(Например номер дела 96(порядковый номер)/

02(номер структурного подразделен)-07(номер

дела по номенклатуре));- заголовок дела

(переносится на обложку из номенклатуры

без изменений);- срок хранения. 

необходимо соблюдать след требования: - помещать в дело только исполненные

док, в соответствии с заголовками дел; - запрещается группировать в дела черновые

и дублетные экземпляры документов, за

исключением экземпляров особо ценных

документов;- документы постоянного и

временного хранения группировать отдельно; - включать в дело по одному экземпляру

каждого документа;- каждый документ,

помещенный в дело, должен быть оформлен

в соответствии с ГОСТ Р6.30-97

"Унифицированные системы документации.

Унифицированная система организационно

-распорядительной документации.

Требования к оформлению документов" - группировать в дело документы одного

календарного года, исключение составляют

- судебные дела, личные дела, переходящие

дела. - группировать в дело документы в

зависимости от специфики деятельности того

или иного учреждения ( Например: док

учебных заведений, которые формируются на

учебный год, документы театров, характериз

сценическую деятельность, в пределах

театрального сезона и др.); - дело должно содержать не более 250 листов,

при толщине не более 4 см, при наличии в деле

нескольких томов (частей) индекс и заголовок

дела проставляются на каждом томе с

добавлением " т.1, т.2 " и т.д. Количество

томов каждого дела указывается в

номенклатуре дел в конце года.

С момента заведения и до передачи на

хранение в архив дела хранятся по месту

их формирования. Обеспечить сохранность

документов и дел должны руководители

структурных подразделения организации

(учреждения) и сотрудники, ответственные

за делопроизводство.Дела располагаются в

вертикальном положении корешками

наружу, в запираемых шкафах, сейфах,

что обеспечивает их сохранность и защиту

от пыли и воздействия света.

Для последующего архивного хранения дел

основным показателем является результат

экспертизы ценности. После её проведения

выполняется оформление архивных дел,

составляются описи бумаг, формируются

акты на уничтожение утративших ценность

док и начинается архивное хранение дел,

имеющих ценность. Архивный фонд орг

обычно используется для хранения док со

сроком более 10 лет.

35. Номенклатура дел: понятие, виды, функции.

Номенклатура дел – систематизированный

перечень наименований дел

, заводимых в

орг, с указанием сроков их хранения,

оформленный в установленном порядке .

При хорошо составленной номенклатуре дел

документы по мере исполнения включаются

только в те дела, которые заранее для них

предусмотрены. Следовательно, место

каждого документа заранее предопределено

и поиск его не будет вызывать, ни каких

затруднений. Номенклатура дел является

указателем индексации документов при

регистрации, так как индекс документа

включает индекс дела по номенклатуре.

Основное требование, которое предъявляется

к номенклатуре – это охват всех документов,

получаемых и создаваемых в процессе

деятельности организации (учреждения).

Номенклатура дел бывает трех видов – типовая,

примерная и конкретная Типовая номенклатура

дел составляется для однородных по характеру

деятельности и структуре организаций. Она

устанавливает типовой состав дел с единой

системой индексации в отрасли (системе) и

является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает

примерный состав и индексы для организаций,

однородных по характеру деятельности, но

разных по структуре, и носит рекомендат хар-р.

Конкретная (сводная) номенклатура дел орг

составляется на основе номенклатур дел

структурных подразделений.Сводная номенкл

дел организации составляется службой ДОУ,

подписывается руководителем орг,

согласовывается экспертной комиссией (ЭК)

организации и экспертно-проверочной

комиссией (ЭПК) архивного учреждения,

в которое поступают документы на хранение,

а затем утверждаются руководителем

организации не позднее ноября-декабря текущ.г.

36. Экспертиза ценности документов.

Состав и функции экспертных комиссий.

это изучение документов на основании

критериев их ценности в целях определения

сроков хранения документов и отбора их на

постоянное хранение.¹Экспертиза ценности

документов в организации проводится:

в делопроизводстве – при составлении

 номенклатур дел, в процессе формиров дел и

при подготовке дел к передаче в архив;

в архиве – в процессе подготовки к передаче

дел на постоянное хранение.Экспертиза

ценности документов проводится на

основе:действующего законодательства

и правовых актов РФ по архивному делу

и док обеспечению управления; типовых

и ведомственных перечней док с указанием

сроков их хранения, типовых и примерных

номенклатур дел; нормативно-методических

док Фед архивного агентства (Росархива) и

органов управления архивным делом субъектов

РФ в области архивного дела. ³Экспертиза

ценности документов осуществляется

 ежегодно работниками службы док обеспеч

управления (ДОУ) совместно с Центральной

экспертной комиссией (ЦЭК) или экспертной

комиссией (ЭК) организации При проведении

экспертизы ценности док в структурных

подразделениях осуществляется:отбор дел

постоянного и временного (свыше 10 лет)

хранения для передачи в архив организации;

отбор дел с временными сроками хранения,

подлежащих хранению в структурных

подразделениях; выделение к уничтожению

дел за предыдущие годы, сроки хранения

которых истекли. В орг для проведения

экспертизы док, созданных и полученных

извне, а также для рассмотрения нормативно

-методических документов по работе служб

док обеспечения управления (ДОУ),

должностных инструкций в части работы с

информацией, табелей форм док и других

вопросов, создаются постоянно действующие

 экспертные комиссии (ЭК).В министерствах

и ведомствах, других организациях, имеющих

подведомственную сеть, создаются централ

экспертные комиссии (ЦЭК). Центральная

экспертная комиссия создается приказом 

руководителя орг из числа наиболее квалифиц

работников в количестве не менее трех человек.

в обязат порядке включается руководит архива

орг или лицо, ответственное за архив.

целесообразно включить представителя

архивного учреждения, для которого данная

орг является источником комплектования.

Председателем ЦЭК назначается один из

руководящих работников организации,

курирующий вопросы делопроизводства и

архива организации. К основным задачам

центральной ЦЭК можно отнести:

организация и проведение экспертизы

ценности документов на стадии

делопроизводства при составлении

 номенклатуры дел и в процессе

 формирования дел;организация и

проведение экспертизы ценности док на

стадии подготовки их к передаче в архив

орг; организация и проведение отбора и

подготовки документов к передаче на

постоянное хранение в государственный

или муниципальный архив.Основными

функциями ЦЭК :организация ежегодного

отбора дел для хранения и уничтожения;

рассмотрение и вынесение на утверждение

и согласование с экспертно-проверочной

комиссией (ЭПК) архивного учреждении

проектов номенклатур дел организации,

описей дел постоянного и временного

(свыше 10 лет) хранения,

актов о выделении к уничтожению дел,

не подлежащих хранению;подготовка и

вынесение на рассмотрение экспертно-

проверочной комиссии архивного

учреждения предложений об изменении

сроков хранения отдельных категорий

документов, установленных перечнями,

и об определении сроков хранения док,

не предусмотренных перечнями;участие

в подготовке и рассмотрении проектов

нормативных и методических документов

по вопросам работы с документами в орг