Понятие и функции документа.

Способы документирования.

Док – это зафиксированная на мат

носителе информация с реквизитами,

позволяющими ее идентифицировать.

Важнейшей функцией документа явл.

информационная. В док.фиксируются

факты, события, явления практической

и мыслительной деятельности человека.

Документ обладает организационной

 функцией. С пом. док обеспечивается

воздействие на коллективы людей для

орг и координации их деятельности.

Внешние связи предприятий и орг

обеспечивает коммуникативная функц

документов. Док несет юридическую 

функцию, поскольку его содержание

используется в качестве доказательства

при рассмотрении спорных вопросов

сторонами отношений, не говоря уже

об органах следствия, суда и прокуратуры

Ряд док изначально наделен юридической

функцией (договорная документация,

нотариально заверенные документы,

правовые акты органов гос. управления .).

Наконец, документ выполняет

 воспитательную функцию.

Он дисциплинирует исполнителя, требует

повышенного уровня образовательной

подготовки, а хорошо оформленный

документ воспитывает эстетический вкус

управленческих кадров, повышает

престиж орг.Документирование – запись

информации на различных носителях

по установленным правилам.СПОСОБЫ

Текстовое документирование( Текстовой

док: док, содержащий звуковую инф,

зафиксированную любым типом письма

или любой системой звукозаписи.

Текстовое документирование получило

самое широкое распространение.

С его пом. документируется деятельность

гос учреждений, предприятий и отдел. лиц.)

Техническое документирование (Технич

документирование явл способ.запечатления

технической мысли. Технические материалы

ведут записи процессов труда, средств

производства (чертежи, рисунки, расчеты,

графики, технические описания и др.)

Это также документация, связанная с

геодезией, картографией, гидрометеослужбой.)

Фотокино–видеодокументирование

(Фотодок – изобразительный док,созданный

фотографическим способом. ) (Кинодокумент

– изобразительный и аудиовизуальный док,

созданный кинематографическим способом.

Кинодокумент отражает события в динамике,

движении. )(Фонодокумент – документ,

содержащий звуковую информацию,

зафиксированную любой системой звукозапис).

Электронное документирование. (С помощью

специальных материальных носителей,

на которых данные фиксируются специалн.

условными обозначениями, создаются док.

с информацией в форме, понятной только

машине. Чтобы человек мог прочесть

информацию, обработанную машиной,

ее нужно преобразовать в вид, пригодный

для визуального восприятия. )

8. Категории документов.По видам

деятельности: 1) организационно-

распорядительные2) финансово-

расчетные3)снабженческо-расчетные

4) кадровые или документы по лично

состав По происхождению:1)служебн.

(отражают деятельность учреждения)

2) личные (письма, заявления,

составленные отдельными лицами)

По месту возникновения:1) внутренни

(которые создаются внутри учреждени)

2)внешние ( поступают из др. орг)

По содержанию:1)простые (считаются

те, которые содержат один вопрос)

2) сложные ( 2 и более)По срочности:

1) весьма срочные 2)срочные 3) несрочн

По гласности: 1) секретные (имеют

отметку «Совершенно секретно»)

2) несекретные (ставится гриф

«Для служебного пользования)По форм:

1) индивидуальные (текст которых

создается заново и не повторяется в

других док)2)типовые(отражают

однотипные производственные,

управленческие и др ситуации и

составляются на основе текста,

взятого в качестве образца)В завис.

от способа воспроизведения могут

быть: 1) текстовые2) изобразит

(рисунки, схемы) 3) звуковые

4) кино-фото документы

По стадиям создания: 1) черновик

( документ в предварит. редакции)

2) оригинал (подлинник) (первый

экземпляр док, составленный в соот.

С требованиями, предъявляемыми

к документу.3) копия ( точное

воспроизведение подлинника с

пометкой в правом верхнем углу

«Копия») Дубликат (разновидность

копии) – который выдается в случае

утери оригинала какого-либо док.

Реквизиты: 01 - Государственный герб РФ; 02 - герб субъекта РФ; 03 - эмблема организации; 04 - код организации; 05 - код формы документа; 06 - наименование организации; 07 - справочные данные об орг; 08 - наименование вида документа; 09 - дата документа; 10 - регистрационный номер док; 11 - ссылка на регистрационный

номер и дату документа; 12 - место составления или

издания документа; 13 - гриф ограничения доступа

к документу; 14 - адресат; 15 - гриф утверждения документа; 16 - резолюция; 17 - заголовок к тексту; 18 - отметка о контроле; 19 - текст документа; 20 - отметка о наличии

приложения; 21 -подпись; 22 - гриф согласования документа; 23 - визы согласования документа; 24 - печать; 25 - отметка о заверении копии; 26 - отметка об исполнителе; 27 - отметка об исполнении

документа и направлении его в дело; 28 - отметка о поступлении

документа в организацию; 29 – идентификатор

электронной копии документа.

номер дела 96(порядковый номер)

/02(номер структурного подразд)-

07(номер дела пономенклатуре)