Загальні відомості про управлінську інформацію

Всі комунікації в організації засновані на отриманні, обробці, передачі і зберіганні даних. Дані — це повідомлення, відомості будь-якого походження, вигляду і призначення, результати розумової діяльності. Управлінська інформація — це частина даних, які несуть в собі новизну і корисність для прийняття фахівцем обґрунтованого рішення (рис. 3.3).

Інформація представляє найважливіший елемент інформаційного середовища управління (ІСУ). Окрім неї ІСУ включає:

• інформаційні технічні засоби управління (комп'ютер, телефон, факс і ін.),

• технології,

• професіоналізм працівників апарату управління і працівників сфери виробництва,

• загальну культуру управлінських відносин,

• систему документообігу.

Основна задача ІСУ – доведення до конкретного працівника потрібної інформації в потрібний час.

Якщо відповідність елементів в ІСУ буде порушена, то вся система саморуйнується і починаються труднощі, що доводять до відторгнення інформації. Інформація, що рано прийшла, може загубитися в текучці справ, а та, що прийшла пізно, вже не має споживчої вартості. Організаційна сторона ІСУ дуже важлива. Хто конкретно повинен займатися питаннями управління механізмом ІСУ? Ми вважаємо, що їм повинен бути фахівець по організації управління, знайомий з основами інформатики, а не фахівець з інформатики, знайомий з елементами теорій управління і організації (як це часто і буває).

Рисунок. 3.3 – Особливості використання даних та інформації

Робота з документами без підписів і друку, високий престиж ділового слова характеризують високий рівень управлінських відносин.

Задача додання характеристикам управлінської інформації вимірюваний вигляд ще не вирішена.

Категорія «інформація» має сенс лише тоді, коли є джерело (інформатор) і її одержувач (інформант). Людина може одночасно бути і інформатором і інформантом. Так, здійснюючи управлінську дію на об'єкт управління, керівник одержує інформацію про хід дії і результати діяльності об'єкту управління (зворотний інформаційний зв'язок).

Задача суб'єкта управління в ІСУ полягає в наступному:

• відділити цінну інформацію від «шумів»;

• виділити з інформації найважливішу частину, що дозволяє аналізувати поточний стан об'єкту управління і вибрати вірне рішення.