Управление в рабочих группах (GroupWare)

Системы GroupWare обеспечивают работу виртуальных распределенных команд, включая ведение дискуссий, обсуждение документов, а также проектно-ориентированные методы взаимодействия. Средства организации совместной работы позволяют наладить совместную работу в случаях, не поддающихся строгой формализации.

Организация совместной работы становится особенно актуальной, когда у предприятия появляются мобильные и удалённые сотрудники Традиционный порядок хранения информации в системе хранения данных конкретного отдела уходит в прошлое, при этом необходимость в коллаборативных инструментах внутри организации возрастает. В качестве элементов ECM-систем рассматриваются такие системы, как Instant Messaging, управление web-базированными проектами и даже видеоконференц-связь. Средства для организации совместной работы обычно предусматривают:

• коллективное совместное использование баз данных;

• совместную одновременную контролируемую обработку информации;

• применение систем знаний, созданных с учетом тематики данных и позволяющих совместно обрабатывать информацию;

• использование «белых досок» (whiteboards) для мозгового штурма, согласования планов, проведения совещаний, управления проектами и т.п.;

• интеграцию информации из разных приложений в формат коллективного приложения.

Одним из первых решений, направленных на организацию совместной работы, был продукт Lotus. Сегодня в данном сегменте рынка лидируют компании EMC (Documentum), Open Text (Hummingbird), Microsoft (SharePoint), Oracle (Collaboration Suite) и Xerox (DocuShare).

Следует отметить, что логическую схему, показанную на рис. 2.3 нельзя назвать технологическими модулями ECM-системы. На ней представлены, скорее, наборы функций таких систем. При интеграции в единую ECM-систему многие технологические модули оказываются общими с сиcтемами управления структурированной информацией (СУБД), что поясняет схема, приведённая на рис. 2.8, [10].

Рис. 2.8. Схема построения типовой ECM-системы, интегрированной (через общие службы и средства доступа) с традиционными СУБД-системами

Согласно этой схеме, в систему ввода документов (Capture) входят модули «Средства сканирования и импорта» и «Автоматическое индексирование, OCR, ICR, классификация», являющиеся общими службами как для ввода структурированной и неструктурированной информации, а также для WorkFlow-компоненты, которая будет определять, куда должны направляться отсканированные и обработанные документы.