4.2. Структура й форми вистави економічної інформації.

Структура, форми подання та відображення

Структурою економічної інформаціії є її побудова і виділення тих або інших елементів. Ці елементи називаються інформаційними одиницями або структурними елементами. Із простих елементів утворюються складні. Обробляють не ЕІ взагалі, а її конкретні структурні сукупності.

Структурні побудови можуть бути різними, але пріоритет надається ієрархічному принципу виокремлення інформаційних сукупностей. З позицій об”єкта вся сукупність інформації цього об”єкту є одиницею найвищого рангу. Ця одиниця називається інформаційною базою , яка становить основу інформаційної системи, поділяється на машинну та позамашинну.

Розрізняють поняття “інформаційна база” і “база даних”. Поняття “база даних” притаманне лише тим системам, які є автоматизованими.

З погляду логіки управління та розміщення даних на носіях розрізняють логічну і фізичну структуру даних.

Логічна - та, яка враховує погляд користувача на дані і будується на логіці управління, а не на його техніці.

Для логічних структур характерне таке виокремлення елементів даних:

символ►реквізит►показник►масив►інформаційний потік►інформаційна база

Символ – елмент даних, який не має самостійного змісту: літера, цифра.

Реквізит(атрибут) - це інформаційна сукупність символів найнижчого рангу, яка не підлягає поділу на одиниці інформації. Є кількісні та якісні .

Кожний реквізит характеризується найменуванням (іменем), значенням і структурою.

Реквізити поділяються на атрибути-основи і атрибути-ознаки.

Атрибути-основи розкривають абсолютне або відносне значення атрибуту-ознаки. Це числовий тип атрибуту , що характеризує кількісні властивості об”єкта, які дістають в результаті обчислень або вимірювань.

Атрибути-ознаки відображають якісні властивості й характеризують обставини, за яких відбувся той чи інший процес або було здобуто ті чи інші значення кількісних атрибутів.Це текстовий тип атрибуту.

Показник - складна структурна одиниця, яка утворюється з атрибутів, як правило, з 1 атрибуту кількісного і 1 або>атрибутів-ознак.

Набір взаємопов”язаних даних однієї форми з усіма її значеннями є масивом даних.

Сукупність масивів даних, що стосується однієї дільниці управлінської роботи називається інормаційним потоком.

З так званих створень інформаційних систем великого значення набувають машинні структури даних.

Це пов”язане з фізичним розміщенням масивів в пам”яті ЕОМ. Внутрішнію структуризацією масивів виділяються наступні елементи або одиниці: символ, поле , агрегат даних, запис, файл, база даних.

Символ - елемент даних, який не має самостійностійного змісту і використовується для створення інформаційних елментів даних.

Поле —поєднання символів, яке приводить до утворення семантичного елементу масиву.

Запис - це поіменована сукупність полів , які об’єднані за змістовним звязком і є об’єктивним результатом кроку роботи.

Агрегат даних - сукупність елементів, яка має самостійний зміст. Файл - поіменована сукупність записів для об’єктів даного типу.

БД - поіменована сукупність взаємопов’язаних файлів з MIN надмірністю , яка призначена для одночасного використання багатьма користувачами. Довжина запису складається із суми довжин полів, які до неї входять. Десяткова крапка вважається за 1 байт.

Інформація має таку осбливість: вона представляється в дискретному вигляді на матеріальних носіях. Розрізняють первинне і вторинне подання ЕІ. Записування даних, які вже пройшли первинну реєстрацію, є їх вторинним поданням. Обчислювана техніка потребує певного подання інформацїї – кілька етапів роботи з даними: підготовка їх для вводу в ЕОМ , самого вводу, фіксування та зберігання в ЕОМ, виводу результатів обробки.

Носії бувають:

1) паперові—первинні докумен-ти, вихідні машинограми. В первинних документах виконується первинна реєстрація. Документ виконує 2 функції: носія інформації і юридичного акта проавильності, обгрунтованості та законності виконаних дій.

2) на магнітній основі ( жорсткі МД, гнучкі МД, магнітні стрічки);

3) носії на оптичній основі (оптичні диски, CD-ROM);

4) технічні носії (екран монітора , табло).

Класифікація носіів ЕІ:

1) за фізичною структурою: паперові, магнітні, діелектричні, напівпровідникові;

2) за формою подання – друковані та рукописні документи, носії з магнітним записом та перфораційні;

3) за конструктивним виконанням: довільної форми, стрічкові, карткові, дискові тощо;

4) за можливістю використання: одноразового і багаторазового використання;

5) за кратністю запису - із записом, що витирається і не витираються;

6) за способом обробки—ручні, машинні, змішаної обробки.

Види управлінської інформації

Інформацію, яка надходить до керівника (менеджерові) або в орган керування й виходить від них, можна класифікувати по декільком ознакам.

По джерелах вступу інформація підрозділяється на зовнішню й внутрішню. Зовнішня інформація – це законодавчі акти й директивні вказівки вищих органів, дані про науково-технічний прогрес, про конкурентів, про попит на продукцію, про ціни і т.д. Змістом внутрішньої інформації є дані про хід виконання завдань підрозділами підприємства, про збут продукції, про економіку й фінансовому стані підприємства, трудовій дисципліні в колективі й ін.

По змісту інформація ділиться на:

1. Науково-технічну інформацію, що містить у собі дані про наукових дослідження, винаходи, технічних розробки як усередині підприємства, так і за його межами.

2. Економічну інформацію, що містить дані техніко-економічного планування й прогнозування, обліку й економічного аналізу діяльності підприємства.

3. Оперативно-виробничу інформацію, яка містить дані оперативно-виробничого планування, оперативного обліку й оперативного контролю роботи підприємств і їх підрозділів.

4. Адміністративну або ділову інформацію різного змісту. Найважливішою складовою частиною цієї інформації є інформація з кадрів.

5. Маркетингову (ринкову) інформацію, змістом якої є реклама, ціни, попит, конкуренція і т.д.

6. Правова, суспільно – політична, природоохоронна й ін.

За часом використання інформація може бути розділена на умовно-постійну й змінну.

Умовно-постійної вважається така інформація, зміст якої міняється порівняно рідко, вона використовується багаторазово. Такою інформацією є норми, ціни, тарифні ставки, посадові оклади, планові показники. Умовно-постійна інформація становить близько 60-70% усієї інформації, необхідної для керування. Вона вимагає відповідної фіксації й зберігання. Сьогодні гарним «хоронителем» такої інформації є комп'ютер.

Змінна інформація відбиває динамізм процесів у виробництві й господарської діяльності. У зв'язку із цим її збір і особливо обробка представляють найбільшу складність.

По характеру виникнення інформація ділиться на первинну й вторинну (або виробничу). Первинною називається інформація, яка виникає в ході виробництва. Однак у своєму первісному виді така інформація мало придатна для використання в керуванні. Тому вона зазнає обробці, перетворюючись у вторинну (або виробничу) і в такому виді надходить в орган керування або до керівника. Прикладом може служити інформація про рівень рентабельності й конкурентоспроможності, що випускається продукції.

По ступеню обробки інформацію можна підрозділити на систематизовану й несистематизовану. Систематизованою називається інформація, яка регламентована по складу показників, періодичності, строкам і адресам вистави. Така інформація, зокрема, оформляється у вигляді статичної й бухгалтерської звітності.

Одним з найпростіших способів систематизації є довідково-інформаційні фонди (ДІФ). ДІФ містять у собі інформаційні матеріали, які становлять інтерес для керівників і фахівців даного підприємства. ДІФ забезпечують ним значну економію часу на пошук, збір і обробку науково-технічної інформації. Однак створенням довідково-інформаційних фондів проблема вдосконалювання роботи з інформацією ще не вирішується. Несистематизована інформація не має скільки-небудь певної регламентації. Надходить вона до керівника або в орган керування епізодично. Прикладом такої інформації можуть служити повідомлення про надзвичайні події (аваріях, нещасних випадках, великих крадіжках, пожежах і т.п.).

По ступеню конфіденційності – для загального користування, службового користування, секретна, надсекретна особливої важливості, що підлягає розголошенню через установлений строк.

По ступеню вірогідності – достовірна й перевірен, що підлягає додаткової перевірці, сумнівн, що базується на домислах і слухах.

По призначенню – оперативна інформація: служить для коректування діяльності організації; звітна: призначає для аналізу (вона буває статистичної, що збирається в певний термін у стандартній формі й частково надаваної державним органам, і не статистичної).

По можливостях закріплення й зберігання – фиксируемая на носіях інформації (зберігається часом нескінченно, не піддаючись при цьому викривленню); не фиксируемая (зберігається якийсь час у пам'яті людей, а потім поступово стирається й зникає).

По ступеню важливості – основна інформація включає відомості, необхідні для прийняття розв'язків і виконання роботи (наприклад, вказівки, приписання, інструкції); допоміжна – полегшує роботу з основний; бажана (без якої, однак, не обійтися) – несе відомості про підсумки, перспективи на майбутнє, подіях внутрішнього життя й т.п.

По повноті – часткова інформація може використовуватися лише в сукупності з іншої; комплексна – дає всебічно вичерпні відомості про об'єкт і дозволяє безпосередньо ухвалювати будь-які розв'язки.

По призначенню – універсальна – необхідна для вирішення будь-яких проблем; функціональна – для вирішення родинних проблем; і індивідуалізована – для розв'язку даної, конкретної, унікальної проблеми.

По напрямкові руху – вхідна й вихідна.

По способах поширення – усна, письмова й комбінована інформація.

Відповідно до порядку надання – по разовім приписанню або запиті; у встановлений термін; з ініціативи відправника.

По способах відтворення – візуальна, аудіовізуальна, аудіоінформація.

По об'єкту - показники якості товару, його ресурсоемкість, параметри інфраструктури ринку, організаційно-технічного рівня виробництва, соціального розвитку колективу, охорони навколишнього середовища і т.д.

По приналежності до підсистеми системи менеджменту - інформація із цільової підсистеми, наукового супроводу системи, зовнішньому середовищу системи, що забезпечує, керованої й керуючої підсистемам;

За формою передачі - вербальна (словесна) інформація й невербальна;

По мінливості в часі - умовно-постійна й умовно-змінна (недовговічна);

По способу передачі - супутникова, електронна, телефонна, письмова і т.д.;

По режиму передачі - у нерегламентний термін, по запиту й примусово в певний термін;

По призначенню - економічна, технічна, соціальна, організаційна і т.д.

По стадіях життєвого циклу об'єкта - по стадії стратегічного маркетингу, НИОКР, організаційно-технологічній підготовці виробництва і т.д.;

По відношенню об'єкта керування до суб'єкта - між фірмою й зовнішнім середовищем, між підрозділами усередині фірми по вертикалі й горизонталі, між керівником і виконавцями, неформальні комунікації.

Потрібно також відзначити, що для керівників вищої ланки необхідна інформація переважно загального характеру, як внутрішня так і зовнішня, вона повинна бути досить якісної й дозволяти керівникові робити висновки й прогнози. А для керівників низової ланки потрібно постійна, й оперативна

вузькоспеціалізована інформація, переважно про внутрішні процеси в організації й бажане в кількісній формі.

Керівник повинен також мати можливість одержувати вибіркову інформацію з необхідною деталізацією безпосередньо від працівників будь-якого рівня, а не тільки від прямих підлеглих.

Потоки інформації

ЕІС зв'язує об'єкт і систему керування між собою й із зовнішнім середовищем через інформаційні потоки:

1. Інформаційний потік із зовнішнього середовища в систему керування, який, з одного боку, представляє потік нормативної інформації, створюваний державними установами в частині законодавства, а, з іншого боку, - потік інформації про кон'юнктуру ринку, створюваний конкурентами, споживачами, постачальниками.

2. Інформаційний потік із системи керування в зовнішнє середовище, а саме: звітна інформація, насамперед фінансова інформація в державні органі, інвесторам, кредиторам, споживачам; маркетингова інформація потенційним споживачам.

3. Інформаційний потік із системи керування на об'єкт керування

(пряма кібернетичний зв'язок), що представляє сукупність планової, нормативної й розпорядчої інформації для здійснення господарських процесів.

4. Інформаційний потік від об'єкта керування в систему керування (зворотний кібернетичний зв'язок), який відбиває облікову інформацію про стан об'єкта керування економічної системи (сировини, матеріалів, грошових, енергетичних, трудових ресурсів, готової продукції й виконаних послуг) у результаті виконання господарських процесів.

ЕІС накопичує й переробляє вхідну облікову інформацію й наявні нормативи та плани в аналітичну інформацію, що служить основою для прогнозування розвитку економічної системи, коректування її цілей і створення планів для нового циклу відтворення.