Сведения о работе

Рис. 4 Пример заполнения раздела "Сведения о работе" трудовой книжки.

Трудовые книжки и бланки трудовых книжек являются ценными документами, поэтому на предприятии ведется их строгий учет в Книге учета бланков трудовых книжек и вкладышей к ним и в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

Личное дело - это совокупность документов, которые содержат наиполнейшие сведения о работнике и характеризуют его биографические, деловые и личные качества.

Личное дело занимает основное место в системе личного учета работников. На основании документов, которые группируются в нем проводится изучение, отбор и использование кадров управления. Заводятся личные дела на всех работников предприятия после их зачисления на работу. Сначала в личное дело заносятся документы, которые отображают процесс приема на работу, потом - все основные документы, которые возникают на протяжении трудовой деятельности работника в организации.

Систематизируются личные дела в алфавитном порядке или по структурным подразделениям в соответствии со штатным расписанием. Дела на материально ответственных лиц хранятся в отдельности. Каждому личному делу присваивается номер соответственно номеру в штатно-должностной книге. Этот номер записывается и в алфавитную книгу личных дел.

Личное дело состоит из таких документов:

1. Личный листок по учету кадров с фотографией работника размером 4х6 см.

2. Автобиография.

3. Копии документов об образовании, ученой степени, повышении квалификации.

4. Перечень научных работ (для специалистов, которые имеют ученые степени и звания).

5. Разного рода характеристики или рекомендательные письма.

6. Документы, на основе которых издаются приказы о назначении, переводе, увольнении работника (контракт, представление, письма о переводе и т.п.).

7. Копии приказов (распоряжений) о приеме (назначении), переводе и увольнение работника или выписки из этих приказов.

8. Материалы проведения аттестации.

9. Описание документов.

Документы личного дела ведутся на протяжении всего времени работы на предприятии.

Доступ к личным делам может быть ограниченным. Они находятся на особом сохранении наравне с секретными документами. Как правило, личные дела хранятся в сейфах ли специально приспособленных для этого шкафах.

Ответственность за хранение личных дел несет первый руководитель организации или уполномоченное им лицо: начальник отдела кадров, менеджер по персоналу, юрисконсульт, секретарь.

Выдаются личные дела для служебного пользования лишь лицам, круг которых определен руководителем учреждения.

Не разрешается:

• выдавать личное дело работнику, на которого оно заведено;

• выносить личные дела за пределы предприятия и задерживать их в пользовании более чем на один день;

• вносить исправление в ранее сделанные записи.

При увольнении работника личные дела передаются в архив предприятия. На новом месте работы на работника заводится новое личное дело.