3.2. Язык и стиль переписки
В сфере официального общения мы пользуемся особой разновидностью языка, называемой официально-деловым стилем. Стиль – это функциональная разновидность языка. Это система языковых единиц, приемов их отбора и употребления, обусловленных социальными задачами речевого общения в определенной сфере человеческой деятельности (науке, технике, праве, делопроизводстве и др.).
Очевидно, что особенности делового стиля – специфические черты, присущие ему, стилевые нормы этой разновидности языка сформировались под влиянием условий, в которых протекает письменное деловое общение. Эти условия заключаются в следующем:
1) участники делового общения – преимущественно юридические лица – организации, учреждения, предприятия в лице действующих от их имени руководителей и других должностных лиц;
2) характер и содержание информационных взаимосвязей организаций достаточно жестко регламентированы;
3) предметом делового общения является деятельность организации: управленческая, производственная, экономическая, научная, техническая и др.;
4) управленческие документы в подавляющем большинстве случаев ориентированы на конкретного получателя;
5) большинство ситуаций, возникающих в деятельности организаций и нуждающихся в письменном оформлении, относится к повторяющимся, однотипным ситуациям.
Для делового стиля, жанром которого является деловая корреспонденция, в целом характерны:
1) нейтральный тон изложения;
2) констатирующе-предписывающий характер изложения;
3) точность и ясность изложения;
4) лаконичность (краткость) текста;
5) использование языковых формул;
6) использование терминов;
7) применение лексических и графических сокращений;
8) ограниченная сочетаемость слов;
9) преобладание страдательных конструкций над действительными;
10) использование конструкций с последовательным подчинением слов в родительном или творительном падеже;
11) употребление словосочетаний с отглагольным существительным;
12) преобладание простых распространенных предложений;
13) употребление сложных рубрицированных перечислений.
СОВЕТ: придерживайтесь нейтрального тона в деловой корреспонденции: не допускайте изъявления чрезмерной любезности, равно как и небрежения, граничащего с грубостью.
- Глава 1. Секретарь в структуре управления. Секретарь – лицо фирмы
- 1. Статус секретаря, требования, предъявляемые к секретарю
- 1.1. Профессиональные и личностные качества секретаря
- 1.2. Организация рабочего места секретаря, приемная руководителя
- 2. Полномочия секретаря
- 2.1. Этика и психология деловых отношений
- 2.2. Имидж секретаря, деловая женщина-профессионал
- 2.3. Что должен и что может секретарь
- 3. Руководитель, его стиль управления и секретарь
- 3.1. Взаимоотношения с руководителем
- 3.2. Оказание эффективной помощи в рамках служебных полномочий. Подготовка командировок руководителя
- 3.3. Эффективное деловое общение
- 3.4. Организация приема посетителей
- 3.5. Роль секретаря в поддержании благоприятного климата в коллективе
- Глава 2. Технология и этикет деловых ситуаций
- 1. Представление и знакомство в процессе делового общения
- 2. Телефонный разговор в офисе
- 3. Деловые приемы
- 3.1. Участие секретаря в подготовке выставки
- 3.2. Участие секретаря в организации переговоров
- 3.3. Особенности организации переговоров с иностранными гостями
- 3.4. Участие секретаря в организации деловых приемов
- 3.5. Особенности национальных традиций иностранных партнеров
- 4. Деловой этикет. Повседневный, праздничный этикет
- Глава 3. Деловая переписка
- 1. Делопроизводство
- 2. Состав управленческих документов организации
- 3. Деловая переписка
- 3.1. Внешняя и внутренняя переписка
- 3.2. Язык и стиль переписки
- 3.3. Этика делового письма
- 3.4. Особенности оформления сообщений, передаваемых по электронным средствам связи
- 3.5. Работа секретаря с визитными карточками
- 4. Организация документооборота
- 4.1. Технологии документооборота
- 4.2. Регистрация документов
- 4.3. Технология работы с конфиденциальными документами
- 4.4. Контроль за исполнением документов
- 5. Архивное дело
- 5.1. Разработка и ведение номенклатуры дел
- 5.2. Подготовка дел к хранению. Экспертиза ценности документов Порядок уничтожения дел
- Глава 4. Роль секретаря в организации совещаний
- 1. Цели совещания
- 2. Разновидность совещаний и их организация
- Глава 5. Электронный офис
- 1. Понятие электронного офиса
- 2. Форматы электронных документов, применяемых в управленческой деятельности
- 3. Управление документами электронной почты
- 4. Знания секретаря в области электропитания офисной оргтехники